Afspraken & videocalls

Afspraken plannen zonder eindeloos heen en weer te mailen. Je laat de klant zelf een moment kiezen voor een videocall of kennismakingsgesprek, en iedereen krijgt automatisch een uitnodiging met agenda-bestand. Je leest hier ook hoe een klant zelf verplaatst of annuleert, hoe je een telefonische afspraak plant, hoe je een gesprek afrondt en hoe je als host deelneemt.

Hoe laat ik mijn klant zelf een moment kiezen voor een videocall?

Kies op de deal onder Plannen de optie "Videocall" (klant kiest moment). Het venster opent met een boekingslink klaar om te kopiëren of door te mailen. De klant kiest zelf een moment uit jouw beschikbaarheid.

Onder "Deel deze link" staat de link met een kopieerknop en de vermelding tot wanneer hij geldig is. Openen maakt geen nieuwe link aan: je krijgt de laatste actieve link terug, en enkel de knop "Nieuwe link" maakt er een tweede. Heb je meerdere hosts, dan kies je bovenaan wie het gesprek voert (een host heeft een gekoppelde agenda nodig). Je kan extra deelnemers toevoegen, zij krijgen de videocall-link zodra de klant een moment kiest. Onderaan mail je de link door met "Versturen": je past het ontvangeradres, het onderwerp en het bericht aan voor je verstuurt. Eerdere actieve links staan onder "Eerdere actieve links", met per link een kopieerknop en een knop om ze te annuleren.

Een videocall kost credits: één credit per tien minuten gesprek, hoeveel mensen er ook meedoen. Alleen de tijd dat je samen in het gesprek zit telt, wachten op je klant niet. Een link aanmaken of doorsturen kost niets. Een afspraak die in de agenda staat gaat altijd door, ook als je saldo op is. Je saldo staat bij Instellingen → Abonnement.

Mijn evenement is al over enkele dagen, maar de klant kan pas later boeken

In het venster "Videocall plannen" staat dan de schakelaar "Boekingstermijn overslaan", met daaronder vanaf welke dag de klant kan boeken. Zet hem aan en de klant kan al vanaf morgen kiezen.

Je boekingstermijn is het minimum aantal dagen op voorhand dat een klant moet boeken. Je stelt hem in via je avatar rechtsboven, bij Account op de tab Agenda, onder "Beschikbaarheid voor intake calls". De schakelaar geldt alleen voor die ene link en laat je boekingstermijn ongemoeid. Zie je hem niet staan, dan valt er niets over te slaan: het evenement is nog ver genoeg weg, of je termijn is al vandaag of morgen. De dag zelf blijft altijd uitgesloten, en een link loopt nooit langer dan tot de dag van het evenement.

Hoe stuur ik vanuit een lead een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek?

Verstuur vanuit de lead een e-mail met een template dat de intake-link bevat. De klant plant zelf een videocall op een moment dat past, en de lead wordt bij het boeken automatisch een deal met een geplande meeting.

Open de lead, kies de e-mailactie en selecteer een template met de variabele $INTAKE_LINK$. Onder "Intake gesprek host" kies je wie het gesprek voert, dat bepaalt wiens beschikbaarheid de klant te zien krijgt. Wijzig je de host, dan wordt de link automatisch opnieuw gegenereerd. Zodra de klant boekt, krijgt die een bevestigingsmail met de videocall-link, krijg jij een melding, en staat de meeting als activiteit op de nieuwe deal.

Een klant plant een videocall in, wat ziet die?

Bovenaan staat jouw naam en logo, daaronder het evenement met de datum en de locatie, zodat de klant meteen ziet over welk event het gaat. Daarna kiest de klant een dag en tijdslot uit jouw beschikbaarheid.

De klant doorloopt vier stappen: een datum kiezen op de kalender, een tijdslot kiezen, de eigen gegevens invullen (naam, e-mail, telefoon en adres) en bevestigen. Daarna krijgt de klant een bevestigingsmail met de videocall-link en een agenda-uitnodiging. Jij krijgt de melding "Nieuwe videocall geboekt" en het gesprek staat meteen in je agenda en bij de activiteiten van de deal. De pagina zelf draagt de vormgeving van Starfishr met jouw naam bovenaan, want het is de planningspagina die je van ons gebruikt, geen pagina van je eigen website.

Kan de klant een geboekte afspraak zelf verplaatsen of annuleren?

Ja. In de bevestigingsmail staat de link "Afspraak wijzigen of annuleren". Daarmee verplaatst of annuleert de klant zelf, en iedereen krijgt automatisch een bijgewerkte uitnodiging of annulering in de mailbox en agenda.

Via de link ziet de klant de afspraak met de knoppen "Open videocall", "Verplaatsen" en "Afspraak annuleren". Bij het verplaatsen kiest de klant gewoon een nieuwe dag en tijdslot, en verschuift het event ook in jouw agenda mee. De lengte van het gesprek blijft dezelfde, alleen het uur verandert. Bij een annulering verdwijnt het event uit alle agenda's. Wil de klant daarna toch nog een gesprek, dan maak je vanuit de deal een nieuwe link aan.

Hoe plan ik een telefonische afspraak (met telefoonnummer)?

Maak een meeting aan en kies het type "Telefonisch". Er verschijnt een veld voor het telefoonnummer, en dat gaat mee in de uitnodigingsmail en de agenda-uitnodiging, net zoals het adres bij een fysieke afspraak.

Vul in wie welk nummer belt of het inbelnummer. Voeg deelnemers toe zodat ze de uitnodiging krijgen, zonder deelnemers wordt er niets verstuurd. Wijzig je later het tijdstip, dan worden de deelnemers opnieuw verwittigd en verschuiven hun agenda-events mee. Fysieke en telefonische afspraken sturen, net als videocalls, automatisch een uitnodiging met agenda-bestand.

Wat ontvangen de deelnemers in hun mailbox en agenda?

Elke deelnemer krijgt een uitnodigingsmail met een agenda-bestand (.ics). Bij een videocall zit de deelnamelink erin, bij een fysieke afspraak het adres en bij een telefonische afspraak het nummer.

Het agenda-event bevat een herinnering kort voor de afspraak. Verzet je de meeting, dan ontvangt iedereen een bijgewerkte uitnodiging en verschuift het event vanzelf in hun agenda. Annuleer je, dan vertrekt een annulering die het event uit de agenda's haalt. Staat de meeting al in je eigen gekoppelde agenda, dan zegt de mail dat er ook bij, zodat je het bestand niet dubbel toevoegt.

Ik voeg iemand toe aan een meeting die al gepland staat

Open de meeting, voeg de deelnemer toe via "Bewerken" en klik daarna "Uitnodigen". Die persoon krijgt dezelfde uitnodiging met agenda-bestand als de anderen.

Bij het plannen vertrekt de uitnodiging vanzelf naar iedereen die er op dat moment op staat. Voeg je later iemand toe, dan gebeurt dat niet vanzelf. Met dezelfde knop stuur je een uitnodiging ook opnieuw, bijvoorbeeld als iemand ze kwijt is: wie al een agenda-event heeft, krijgt geen tweede. Staat er nog niemand op de meeting, dan blijft de knop uit en zegt hij "Geen deelnemers". Bij een meeting die al voorbij is staat er geen knop, want daarvoor vertrekt er geen uitnodiging meer.

Krijgen deelnemers een herinnering voor een meeting?

Alleen als je het aanzet. Onder Instellingen, bij Activiteiten, zet je "Herinnering versturen" aan en kies je hoeveel uren op voorhand de deelnemers een herinnering per e-mail krijgen.

De herinnering gaat naar de deelnemers van buiten je team, zoals je klant. Jij als host krijgt er geen. De tekst pas je aan onder Templates bij Meeting herinnering. Elke meeting krijgt één herinnering. Verplaats je een meeting een klein beetje nadat de herinnering vertrok, dan volgt er geen tweede. Verplaats je ze naar een veel later moment, dan krijgen de deelnemers voor het nieuwe moment opnieuw een herinnering. Een meeting zonder tijdstip of een meeting die al voorbij is krijgt er geen.

Hoe neem ik zelf deel aan de videocall als host?

Klik op de meeting op "Meeting starten", of open je hostlink uit de bevestigingsmail. Wil je de hostlink in je eigen agenda zetten, dan kopieer je hem op de meeting bij "Link voor jou (host)". Je ziet de badge "Je neemt deel als host", je naam staat al ingevuld en je klikt "Deelnemen als host". Een collega die niet de host is ziet op de meeting "Deelnemen" en komt binnen zoals een gast.

Een gast die de link opent en op "Deelnemen" klikt, wacht in de wachtkamer tot je hem toelaat. Daar ziet hij jouw naam, de gegevens van de meeting en zijn eigen camera. Jij ziet "{naam} wacht in de wachtkamer" met "Weigeren" en "Toelaten" naast de naam. Na "Toelaten" staat er "{naam} komt binnen" tot de gast in het gesprek is. Wacht er een gast terwijl jij nog niet in de room bent, dan krijg je een melding.

Ben je alleen in de room, dan zie je of de klant de uitnodiging al opende, zijn telefoonnummer, en kan je hem een herinnering sturen of het bericht kopiëren voor WhatsApp of sms. Na het gesprek brengt de knop je terug naar de lead of deal.

Voor je deelneemt kan je je camera en microfoon alvast aan- of uitzetten. Tijdens het gesprek kan je als host de transcriptie starten (werkt in Chrome en Edge), die na afloop bij het gesprek wordt opgeslagen. Je hostlink blijft geldig tot de afspraak voorbij is, ook als je hem pas veel later opent.

De boekingslink van mijn klant is verlopen. Wat nu?

Op de verlopen pagina staat de knop "Nieuwe link aanvragen". De klant klikt, krijgt automatisch een verse link toegestuurd en jij ziet een melding dat de klant opnieuw wil plannen.

Kent Starfishr het e-mailadres van de klant, dan vertrekt de nieuwe boekingslink meteen per mail. Zo niet, dan vraagt de melding in je CRM om zelf een nieuwe link te sturen. Je kan sowieso altijd een nieuwe link aanmaken vanuit de deal, in hetzelfde venster als de eerste.

Wat staat er in de Agenda?

Al je meetings, taken en gesprekken op één plek, ook die zonder deal. Je bekijkt ze als Lijst, Maand of Week, en met de knop "+ Activiteit" plan je er een nieuwe. Heb je zelf een artiestenprofiel, dan opent een klik op een dag eerst een keuze: "+ Activiteit" of "Blokkeren". Met Blokkeren zet je die dag als bezet in je eigen artiestenagenda, net als in het artiestenportaal. Sleep je in de Maand over meerdere dagen, dan blokkeer je meteen die hele periode. Een geblokkeerde dag toont de reden die je zelf ingaf, of "Bezet" zonder reden, en een periode van meerdere dagen loopt als één balk over die dagen. Klik erop om de blokkering te bekijken of te verwijderen. Die reden zie enkel jij.

Op een contact, een bedrijf, een lead en een deal staat een sectie Activiteiten, met de meetings, taken en gesprekken van dat ene record. Plan je een meeting vanaf een contact, dan staat die persoon meteen bij de deelnemers en krijgt die de uitnodiging. Bij een bedrijf gebeurt dat alleen als er één contactpersoon bekend is, anders kies je zelf wie erbij komt. Met de filters beperk je tot een type (Meetings, Taken, Gesprekken) of een status (Gepland, Achterstallig, Voltooid). Kies bij "Verantwoordelijke" voor "Ik" om enkel te zien wat aan jou is toegewezen. Heb je zelf een artiestenprofiel, dan staat onderaan de filters de schakelaar "Mijn boekingen tonen": daarmee zie je je eigen boekingen mee op de kalender, alleen ter info, ze worden geen CRM-records. Dezelfde schakelaar toont ook je eigen geblokkeerde dagen met je eigen reden, de afspraken uit je gekoppelde agenda als "Bezet" zonder titel, en je open aanvragen als "Aangevraagd" als je aanvragen toont in je artiestenagenda. Geannuleerde blijven weg tot je eronder "Geannuleerde boekingen tonen" aanzet. Met het kolommenicoon kies je welke kolommen de lijst toont.

Hoe rond ik een telefoongesprek af?

Klik "Voltooien" op het gesprek. Je kiest de uitkomst (Verbonden, Geen antwoord, Voicemail, In gesprek, Verkeerd nummer) en noteert wat er gezegd is.

De uitkomst vul je pas achteraf in, want voor het gesprek weet je ze nog niet. Kreeg je de klant niet te pakken, dan kan je meteen een nieuw gesprek inplannen, met dezelfde gesprekspartner en hetzelfde nummer al ingevuld. Het verslag dat je typt komt bij de activiteit te staan, zodat de volgende die belt weet wat er al besproken werd.