Afspraken & videocalls

Afspraken plannen zonder eindeloos heen en weer te mailen. Je laat de klant zelf een moment kiezen voor een videocall of kennismakingsgesprek, en iedereen krijgt automatisch een uitnodiging met agenda-bestand. Je leest hier ook hoe een klant zelf verplaatst of annuleert, hoe je een telefonische afspraak plant, hoe je een gesprek afrondt en hoe je als host deelneemt.

Hoe laat ik mijn klant zelf een moment kiezen voor een videocall?

Kies op de deal onder Plannen de optie "Videocall" (klant kiest moment). Het venster opent met een boekingslink klaar om te kopiëren of door te mailen. De klant kiest zelf een moment uit jouw beschikbaarheid.

Onder "Deel deze link" staat de link met een kopieerknop en de vermelding tot wanneer hij geldig is. Openen maakt geen nieuwe link aan: je krijgt de laatste actieve link terug, en enkel de knop "Nieuwe link" maakt er een tweede. Heb je meerdere hosts, dan kies je bovenaan wie het gesprek voert (een host heeft een gekoppelde agenda nodig). Je kan extra deelnemers toevoegen, zij krijgen de videocall-link zodra de klant een moment kiest. Onderaan mail je de link door met "Versturen": je past het ontvangeradres, het onderwerp en het bericht aan voor je verstuurt. Eerdere actieve links staan onder "Eerdere actieve links", met per link een kopieerknop en een knop om ze te annuleren.

Mijn evenement is al over enkele dagen, maar de klant kan pas later boeken

In het venster "Videocall plannen" staat dan de schakelaar "Boekingstermijn overslaan", met daaronder vanaf welke dag de klant kan boeken. Zet hem aan en de klant kan al vanaf morgen kiezen.

Je boekingstermijn is het minimum aantal dagen op voorhand dat een klant moet boeken. Je stelt hem in via je avatar rechtsboven, bij Account op de tab Agenda, onder "Beschikbaarheid voor intake calls". De schakelaar geldt alleen voor die ene link en laat je boekingstermijn ongemoeid. Zie je hem niet staan, dan valt er niets over te slaan: het evenement is nog ver genoeg weg, of je termijn is al vandaag of morgen. De dag zelf blijft altijd uitgesloten, en een link loopt nooit langer dan tot de dag van het evenement.

Hoe stuur ik vanuit een lead een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek?

Verstuur vanuit de lead een e-mail met een template dat de intake-link bevat. De klant plant zelf een videocall op een moment dat past, en de lead wordt bij het boeken automatisch een deal met een geplande meeting.

Open de lead, kies de e-mailactie en selecteer een template met de variabele $INTAKE_LINK$. Onder "Intake gesprek host" kies je wie het gesprek voert, dat bepaalt wiens beschikbaarheid de klant te zien krijgt. Wijzig je de host, dan wordt de link automatisch opnieuw gegenereerd. Zodra de klant boekt, krijgt die een bevestigingsmail met de videocall-link, krijg jij een melding, en staat de meeting als activiteit op de nieuwe deal.

Een klant plant een videocall in, wat ziet die?

Bovenaan staat jouw naam en logo, daaronder het evenement met de datum en de locatie, zodat de klant meteen ziet over welk event het gaat. Daarna kiest de klant een dag en tijdslot uit jouw beschikbaarheid.

De klant doorloopt vier stappen: een datum kiezen op de kalender, een tijdslot kiezen, de eigen gegevens invullen (naam, e-mail, telefoon en adres) en bevestigen. Daarna krijgt de klant een bevestigingsmail met de videocall-link en een agenda-uitnodiging. Jij krijgt de melding "Nieuwe videocall geboekt" en het gesprek staat meteen in je agenda en bij de activiteiten van de deal. De pagina zelf draagt de vormgeving van Starfishr met jouw naam bovenaan, want het is de planningspagina die je van ons gebruikt, geen pagina van je eigen website.

Kan de klant een geboekte afspraak zelf verplaatsen of annuleren?

Ja. In de bevestigingsmail staat de link "Afspraak wijzigen of annuleren". Daarmee verplaatst of annuleert de klant zelf, en iedereen krijgt automatisch een bijgewerkte uitnodiging of annulering in de mailbox en agenda.

Via de link ziet de klant de afspraak met de knoppen "Open videocall", "Verplaatsen" en "Afspraak annuleren". Bij het verplaatsen kiest de klant gewoon een nieuwe dag en tijdslot, en verschuift het event ook in jouw agenda mee. De lengte van het gesprek blijft dezelfde, alleen het uur verandert. Bij een annulering verdwijnt het event uit alle agenda's. Wil de klant daarna toch nog een gesprek, dan maak je vanuit de deal een nieuwe link aan.

Hoe plan ik een telefonische afspraak (met telefoonnummer)?

Maak een meeting aan en kies het type "Telefonisch". Er verschijnt een veld voor het telefoonnummer, en dat gaat mee in de uitnodigingsmail en de agenda-uitnodiging, net zoals het adres bij een fysieke afspraak.

Vul in wie welk nummer belt of het inbelnummer. Voeg deelnemers toe zodat ze de uitnodiging krijgen, zonder deelnemers wordt er niets verstuurd. Wijzig je later het tijdstip, dan worden de deelnemers opnieuw verwittigd en verschuiven hun agenda-events mee. Fysieke en telefonische afspraken sturen, net als videocalls, automatisch een uitnodiging met agenda-bestand.

Wat ontvangen de deelnemers in hun mailbox en agenda?

Elke deelnemer krijgt een uitnodigingsmail met een agenda-bestand (.ics). Bij een videocall zit de deelnamelink erin, bij een fysieke afspraak het adres en bij een telefonische afspraak het nummer.

Het agenda-event bevat een herinnering kort voor de afspraak. Verzet je de meeting, dan ontvangt iedereen een bijgewerkte uitnodiging en verschuift het event vanzelf in hun agenda. Annuleer je, dan vertrekt een annulering die het event uit de agenda's haalt. Staat de meeting al in je eigen gekoppelde agenda, dan zegt de mail dat er ook bij, zodat je het bestand niet dubbel toevoegt.

Hoe neem ik zelf deel aan de videocall als host?

Open je hostlink uit de bevestigingsmail of vanuit de activiteit. Je ziet de badge "Je neemt deel als host", je naam staat al ingevuld en je klikt "Deelnemen als host". Gasten wachten in de wachtkamer tot jij er bent.

Voor je deelneemt kan je je camera en microfoon alvast aan- of uitzetten. Tijdens het gesprek kan je als host de transcriptie starten (werkt in Chrome en Edge), die na afloop bij het gesprek wordt opgeslagen. Je hostlink blijft geldig tot de afspraak voorbij is, ook als je hem pas veel later opent.

De boekingslink van mijn klant is verlopen. Wat nu?

Op de verlopen pagina staat de knop "Vraag een nieuwe link aan". De klant klikt, krijgt automatisch een verse link toegestuurd en jij ziet een melding dat de klant opnieuw wil plannen.

Kent Starfishr het e-mailadres van de klant, dan vertrekt de nieuwe boekingslink meteen per mail. Zo niet, dan vraagt de melding in je CRM om zelf een nieuwe link te sturen. Je kan sowieso altijd een nieuwe link aanmaken vanuit de deal, in hetzelfde venster als de eerste.

Wat staat er in de sectie Activiteiten?

Al je meetings, taken en gesprekken op één plek, ook die zonder deal. Je bekijkt ze als Lijst, Maand of Week, en met de knop "+ Activiteit" plan je er een nieuwe.

Met de filters beperk je tot een type (Meetings, Taken, Gesprekken) of een status (Gepland, Achterstallig, Voltooid). Onder "Weergave" zet je "Alleen mijn activiteiten" aan om enkel je eigen werk te zien. Heb je zelf een artiestenprofiel, dan staat daar ook "Mijn eigen optredens (artiestenagenda)": die zet je aan om je eigen boekingen mee op de kalender te zien. Die optredens zijn alleen ter info, ze worden geen CRM-records. Met het kolommenicoon kies je welke kolommen de lijst toont.

Hoe rond ik een telefoongesprek af?

Klik "Voltooien" op het gesprek. Je kiest de uitkomst (Verbonden, Geen antwoord, Voicemail, In gesprek, Verkeerd nummer) en noteert wat er gezegd is.

De uitkomst vul je pas achteraf in, want voor het gesprek weet je ze nog niet. Kreeg je de klant niet te pakken, dan kan je meteen een nieuw gesprek inplannen, met dezelfde gesprekspartner en hetzelfde nummer al ingevuld. Het verslag dat je typt komt bij de activiteit te staan, zodat de volgende die belt weet wat er al besproken werd.