Artiesten & beschikbaarheid

Je connecties vind je in de sectie Netwerk op de tab Connecties, en je legt er een nieuwe via de knop "Connectie". Een vertegenwoordiging start je op de tab Roster met "Artiest vertegenwoordigen" en gaat pas in wanneer de artiest ze aanvaardt. Tot dan staat die als "In afwachting" in je roster, en kan je de uitnodiging daar ook intrekken. Vanaf de aanvaarding kan je de artiest op je rosterlijsten zetten, verkoopprijzen en een interne notitie bijhouden, en afspraken maken over fee-modus of exclusiviteit. Beëindigen kan een beheerder altijd via "Vertegenwoordiging beëindigen". Een connectie beëindig je met "Ontkoppelen", ook als beheerder. Een collectief werkt met leden en connecties, nooit met vertegenwoordiging.

Onder de zoekresultaten staat "Niet gevonden? Nodig uit voor Starfishr". Je vult naam en e-mailadres in, eventueel met type en een persoonlijk bericht, en de uitnodiging vertrekt automatisch. Blijkt het e-mailadres al bij een bestaand Starfishr-profiel te horen, dan krijgt die artiest gewoon een melding om de samenwerking te bevestigen. Agencies kunnen daarnaast een lokale artiest aanmaken voor het eigen roster en die later alsnog uitnodigen voor het platform.

Staan er uitnodigingen open, dan komt "Uitgenodigd" eerst. Daarna volgt "Alle artiesten" met iedereen die je vertegenwoordigt, en daaronder elke lijst apart. Per lijst zie je of ze Publiek staat (de leden verschijnen op je publieke agencypagina) of Privé (alleen zichtbaar in je CRM), en via "Beheren" pas je naam, omschrijving en zichtbaarheid aan. Wacht er een exclusiviteitsaanvraag op je, dan staat daar bovenaan een amberkleurige balk die je openklikt om ze te bekijken en te beantwoorden. Op de tab zelf verschijnt dan ook een cijfer, zodat je het niet mist.

De statussen: Voorgesteld (jouw voorstel ligt bij de artiest), Tegenvoorstel (de artiest stelt een ander bedrag voor), Akkoord, Afgewezen en Ingetrokken. Een tegenvoorstel aanvaard je met "Aanvaarden", of je stuurt zelf een nieuw bedrag met "Nieuw voorstel". De volledige onderhandelingsgeschiedenis blijft zichtbaar. Verwijder je een artiest van de deal, dan wordt een lopend voorstel automatisch ingetrokken. Een lokaal toegevoegde artiest zonder Starfishr-profiel heeft geen voorstelknop, daarmee spreek je de fee buiten het platform af.

De labels lopen van vrij naar vast: groen "Beschikbaar", amber "Aangevraagd" (er ligt een aanvraag, niets is vastgelegd), oranje "In optie" (aanvaard, maar nog niet bevestigd), rood "Bezet" en grijs "Privé" (de artiest deelt zijn beschikbaarheid niet, vraag het even na). Bovenaan wissel je tussen "Mijn netwerk" (je connecties, je roster en je groepen) en "Alle artiesten" (het hele platform), en met de pillen filter je op type. Staat er "Exclusief via {agency}" bij een naam, dan loopt de boeking via die agency. Wil je van een datum vertrekken in plaats van van een deal, gebruik dan de tab Beschikbaarheid.

Met "Lid toevoegen" voeg je er één toe, met "Nodig leden uit" verstuur je in één keer meerdere uitnodigingen, elk met een eigen instrument en lidtype. Bij een band zet je in de kolom Lidtype elk lid op Vast of Optioneel: vaste leden staan standaard aangevinkt wanneer de bezetting van een gig gekozen wordt, optionele niet. Het instrument dat je hier kiest hoort bij het lidmaatschap en verandert nooit het profiel van die artiest zelf. Die krijgt daar één keer de vraag over en beslist zelf. In de kolom Status zie je of iemand nog Uitgenodigd is of al Actief.

Je vinkt per artiest aan wie je wil zien, en agencies filteren extra per rosterlijst. Naast bevestigde boekingen staan ook lopende aanvragen en zelf geblokkeerde dagen op het bord, lichter getekend dan wat vastligt. Een afspraak uit een gekoppelde externe agenda blokkeert de hele dag. Voor je eigen boekingen zie je alle details en spring je met "Ga naar deal" meteen naar de deal. Boekingen die een andere organisatie maakte tonen enkel "Bezet", de details daarvan blijven bij die organisatie. Deelt een artiest zijn beschikbaarheid niet met jouw organisatie, dan staat er "niet gedeeld" bij en zie je alleen je eigen boekingen voor die artiest. Op een telefoon wordt de maand een reeks stippen, en tik je een dag open om te zien wat er staat.

Om te bepalen of een lid beschikbaar is, kijkt Starfishr naar de volledige agenda van dat lid, niet enkel naar boekingen via dit collectief: boekingen onder de eigen artiestennaam (solo), boekingen via andere groepen, boekingen via het collectief en dagen die het lid zelf blokkeerde tellen allemaal mee. Hebben de drie leden van een collectief alle drie op dezelfde dag een persoonlijke boeking, dan staat het collectief dus terecht als bezet. Een aanvraag waarover nog onderhandeld wordt blokkeert niets: je kan gerust een voorstel sturen. Een datum die al in optie staat houdt de artiest wel tegen om elders te aanvaarden. Een collectief zonder leden kan niet geboekt worden: voeg eerst leden toe.

Je stuurt de artiest een aanvraag of lead en die aanvaardt zelf. Een deal op geboekt zetten aanvaardt het voorstel van de artiest dus niet. Een deal kan daarom terecht geboekt staan terwijl een artiest nog niet bevestigd heeft. Wil je zekerheid dat de artiest komt, dan moet die het voorstel aanvaarden. Aanvaardt de artiest niet, dan kan je die van de deal verwijderen en een andere zoeken, de deal blijft ondertussen gewoon geboekt.

Niet-aanvaarden kan betekenen dat de artiest de lead nog niet ziet zitten. Tot de artiest aanvaardt staat de boeking bij hem op Aanvragen (niet op Boekingen), met de prijs en een Bevestigen-knop. De eerste uitnodiging om te reageren komt wel aan, maar de verdere updatestroom niet, en de boeking staat nog niet als bevestigd in zijn Boekingen. Zodra de artiest bevestigt, verhuist de boeking naar zijn Boekingen, synchroniseert ze naar zijn gekoppelde agenda en komen de updates wel door. Reageert de artiest niet, dan verwijder je hem en zoek je een vervanger. Voor een lid van je eigen collectief geldt net hetzelfde: het lid krijgt een Bevestiging-melding met de prijs en moet bevestigen voor de boeking in zijn Boekingen belandt.

Jouw organisatie staat als afzender op de aanvraag, zodat de artiest weet met wie hij onderhandelt. Vraag je een artiest terwijl de deal bij jou nog een lead is, dan staat er een label "Lead" bij, zodat de artiest weet dat er nog niets vastligt. Boek je via een agency, dan ziet de artiest de agency als boekingspartij, nooit de hele keten erachter. En op het vlak van beschikbaarheid geldt hetzelfde principe omgekeerd: andere organisaties zien voor jouw boekingen enkel "Bezet", nooit de titel of je klant. Wat je in de dealtitel en de briefing zet, reist wel mee naar de artiest, hou die dus klantvriendelijk.

Omzet is het subtotaal van de bindende offerte bij de deal (excl. BTW, na korting), kosten zijn de fees die je bij de artiesten invulde, en marge is het verschil. Klik een rij open om de onderliggende deals te zien, en klik een deal aan om er meteen naartoe te springen. Staat er een rij "Onbekend" of een rij op nul, dan is dat geen fout in het rapport maar een deal zonder artiest of zonder ingevulde fee: open ze en vul aan. Het rapport rekent met de eventdatum van geboekte en afgeronde deals.