Afspraken & videocalls

Meetings en videocalls plannen met je klant.

Hoe laat ik mijn klant zelf een moment kiezen voor een videocall?

Kies op de deal onder Plannen de optie "Videocall" (klant kiest moment). Starfishr maakt meteen een boekingslink aan die je kan kopiëren of direct doormailen. De klant kiest zelf een moment uit jouw beschikbaarheid.

In het venster "Videocall plannen" kies je wie de host is (een host heeft een gekoppelde agenda nodig) en staat de link klaar onder "Deel deze link", met de vermelding tot wanneer hij geldig is. Je kan optioneel extra deelnemers toevoegen, zij krijgen de videocall-link zodra de klant een moment kiest. Met "Verstuur via email" mail je de link meteen door met een voorgevuld bericht. Eerder aangemaakte actieve links zie je in hetzelfde venster staan en kan je daar ook annuleren.

Hoe stuur ik vanuit een lead een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek?

Verstuur vanuit de lead een e-mail met een template dat de intake-link bevat. De klant plant zelf een videocall op een moment dat past, en de lead wordt bij het boeken automatisch een deal met een geplande meeting.

Open de lead, kies de e-mailactie en selecteer een template met de variabele $INTAKE_LINK$. Onder "Intake gesprek host" kies je wie het gesprek voert, dat bepaalt wiens beschikbaarheid de klant te zien krijgt. Wijzig je de host, dan wordt de link automatisch opnieuw gegenereerd. Zodra de klant boekt, krijgt die een bevestigingsmail met de videocall-link, krijg jij een melding, en staat de meeting als activiteit op de nieuwe deal.

Een klant plant een videocall in, wat ziet die?

De boekingspagina toont bovenaan het evenement (titel groot) met de datum en locatie eronder, zodat de klant meteen ziet over welk event het gaat. Daaronder kiest de klant een dag en tijdslot uit jouw beschikbaarheid.

De klant doorloopt vier stappen: een datum kiezen op de kalender, een tijdslot kiezen, de eigen gegevens invullen (naam, e-mail, telefoon en adres) en bevestigen. Daarna krijgt de klant een bevestigingsmail met de videocall-link en een agenda-uitnodiging. Jij krijgt de melding "Nieuwe videocall geboekt" en het gesprek staat meteen in je agenda en bij de activiteiten van de deal.

Kan de klant een geboekte afspraak zelf verplaatsen of annuleren?

Ja. In de bevestigingsmail staat de link "Afspraak wijzigen of annuleren". Daarmee verplaatst of annuleert de klant zelf, en iedereen krijgt automatisch een bijgewerkte uitnodiging of annulering in de mailbox en agenda.

Via de link ziet de klant de afspraak met de knoppen "Open videocall", "Verplaatsen" en "Afspraak annuleren". Bij het verplaatsen kiest de klant gewoon een nieuwe dag en tijdslot, en verschuift het event ook in jouw agenda mee. Bij een annulering verdwijnt het event uit alle agenda's. Wil de klant daarna toch nog een gesprek, dan maak je vanuit de deal een nieuwe link aan.

Hoe plan ik een telefonische afspraak (met telefoonnummer)?

Maak een meeting aan en kies het type Telefonisch. Er verschijnt een veld voor het telefoonnummer, en dat gaat mee in de uitnodigingsmail en de agenda-uitnodiging, net zoals het adres bij een fysieke afspraak.

Vul in wie welk nummer belt of het inbelnummer. Voeg deelnemers toe zodat ze de uitnodiging krijgen, zonder deelnemers wordt er niets verstuurd. Wijzig je later het tijdstip, dan worden de deelnemers opnieuw verwittigd en verschuiven hun agenda-events mee. Fysieke en telefonische afspraken sturen, net als videocalls, automatisch een uitnodiging met agenda-bestand.

Wat ontvangen de deelnemers in hun mailbox en agenda?

Elke deelnemer krijgt een uitnodigingsmail met een agenda-bestand (.ics). Bij een videocall zit de deelnamelink erin, bij een fysieke afspraak het adres en bij een telefonische afspraak het nummer.

Het agenda-event bevat een herinnering kort voor de afspraak. Verzet je de meeting, dan ontvangt iedereen een bijgewerkte uitnodiging en verschuift het event vanzelf in hun agenda. Annuleer je, dan vertrekt een annulering die het event uit de agenda's haalt. Staat de meeting al in je eigen gekoppelde agenda, dan zegt de mail dat er ook bij, zodat je het bestand niet dubbel toevoegt.

Hoe neem ik zelf deel aan de videocall als host?

Open je hostlink uit de bevestigingsmail of vanuit de activiteit. Je ziet de badge "Je neemt deel als host", vult je naam in en klikt "Deelnemen als host". Gasten wachten in de wachtkamer tot jij er bent.

Voor je deelneemt kan je je camera en microfoon alvast aan- of uitzetten. Tijdens het gesprek kan je als host de transcriptie starten (werkt in Chrome en Edge), die na afloop bij het gesprek wordt opgeslagen. Je hostlink blijft geldig tot de afspraak voorbij is, ook als je hem pas veel later opent.

De boekingslink van mijn klant is verlopen. Wat nu?

Geen dood spoor: op de verlopen pagina staat de knop "Vraag een nieuwe link aan". De klant klikt, krijgt automatisch een verse link toegestuurd en jij ziet een melding dat de klant opnieuw wil plannen.

Kent Starfishr het e-mailadres van de klant, dan vertrekt de nieuwe boekingslink meteen per mail. Zo niet, dan vraagt de melding in je CRM om zelf een nieuwe link te sturen. Je kan sowieso altijd een nieuwe link aanmaken vanuit de deal, in hetzelfde venster als de eerste.