Artiesten & beschikbaarheid

Artiesten vinden, boeken en opvolgen. Je leert het verschil tussen een connectie en een vertegenwoordiging, hoe je een artiest uitnodigt en een fee-voorstel onderhandelt, en hoe je in één oogopslag ziet wie vrij is op een datum. Ook wat de artiest wel en niet van je deal ziet, staat erbij.

Wat is het verschil tussen een connectie en een vertegenwoordiging?

Een connectie is een lichte, wederzijdse band: jullie vinden elkaar terug in de zoekresultaten en kunnen leads doorsturen. Vertegenwoordiging gaat verder en is enkel voor agencies: de artiest staat dan op je roster en jullie werken structureel samen.

Je connecties vind je in de sectie Netwerk op de tab Connecties, en je legt er een nieuwe via de knop "Connectie". Een vertegenwoordiging start je op de tab Roster met "+ Artiest" en gaat in als de artiest ze aanvaardt. Tot dan staat die als "In afwachting" in je roster, en kan je de uitnodiging daar ook intrekken. Een artiest met wie je al verbonden bent, ook na een vroegere vertegenwoordiging, nodig je op dezelfde manier uit: wijst die af of trek je de uitnodiging in, dan blijven jullie verbonden. Vanaf de aanvaarding kan je de artiest op je rosterlijsten zetten, verkoopprijzen en een interne notitie bijhouden, en afspraken maken over fee-modus of exclusiviteit. Beëindigen kan een beheerder altijd via "Vertegenwoordiging beëindigen". Een connectie beëindig je met "Connectie verwijderen", ook als beheerder. Een collectief werkt met leden en connecties, nooit met vertegenwoordiging.

Hoe nodig ik een artiest uit die nog niet op Starfishr staat?

Zoek de artiest op naam of e-mailadres via de knop "Connectie". Geen resultaat? Dan nodig je de artiest meteen uit per e-mail, met een persoonlijke boodschap. Na registratie zijn jullie automatisch verbonden.

Onder de zoekresultaten staat "Uitnodigen". Je vult naam en e-mailadres in, eventueel met type en een persoonlijk bericht, en de uitnodiging vertrekt automatisch. Blijkt het e-mailadres al bij een bestaand Starfishr-profiel te horen, dan krijgt die artiest gewoon een melding om de samenwerking te bevestigen. Agencies kunnen daarnaast een lokale artiest aanmaken voor het eigen roster en die later alsnog uitnodigen voor het platform.

Wat staat er op de tab Roster?

De tab Roster is voor agencies en toont elke artiest die je vertegenwoordigt als één rij. De kolom Lijsten zegt op welke rosterlijsten hij staat. Zoals op elke lijst kies je zelf de kolommen, en je filtert op lijst ("Geen lijst" toont wie op geen enkele staat) en op relatie. Met "+ Artiest" nodig je iemand uit.

"Lijsten" bovenaan opent je rosterlijsten. Met "+ Lijst" maak je een nieuwe, en een lijst openen geeft naam, omschrijving, zichtbaarheid en leden. Publiek betekent dat de leden op je publieke agencypagina verschijnen, Privé dat de lijst alleen in je CRM bestaat. "Lijsten" op een rij zet die ene artiest op of van je lijsten. Een artiest krijgt daar geen melding van: een lijst is je eigen indeling.

Een uitnodiging die nog openstaat, draagt een teal streep links. Een amber streep betekent dat een exclusieve artiest een andere boekingsmodus voorstelt en op je antwoord wacht. Wacht er een exclusiviteitsaanvraag op je, dan staat daarboven een amberkleurige balk die je openklikt om ze te beantwoorden. Op de tab zelf verschijnt dan ook een cijfer.

Hoe stuur ik een fee-voorstel naar een artiest en hoe onderhandelen we?

Vul een fee in bij de artiest op de deal en klik "Voorstel sturen". De artiest aanvaardt, wijst af of doet een tegenvoorstel, en jij volgt alles op dezelfde rij op via het statuslabel.

De statussen: Voorgesteld (jouw voorstel ligt bij de artiest), Tegenvoorstel (de artiest stelt een ander bedrag voor), Akkoord, Afgewezen en Ingetrokken. Een tegenvoorstel aanvaard je met "Aanvaarden", of je stuurt zelf een nieuw bedrag met "Nieuw voorstel". De volledige onderhandelingsgeschiedenis blijft zichtbaar. Verwijder je een artiest van de deal, dan wordt een lopend voorstel automatisch ingetrokken. Een lokaal toegevoegde artiest zonder Starfishr-profiel heeft geen voorstelknop, daarmee spreek je de fee buiten het platform af.

Een voorstel vertrekt met een fee en met uren. Ken je de uren nog niet precies, dan volstaat een schatting: de artiest leest ze als indicatief, met een ~ voor de uren (~20:00), tot jij ze op "Definitief" zet.

Wie staat er als artiest op een nieuwe lead of deal?

Een nieuwe lead of deal krijgt vanzelf de artiestenrij van je eigen organisatie. Werk je solo, dan ben jij dat. Bij een band is het de band. Bij een agency staat de agency er en kies je de artiest uit je roster zelf. Bij een collectief staat het collectief er, met jou als optredend lid wanneer je er zelf lid van bent.

Speel je meestal niet zelf, zet het optredend lid dan op "Nog niet gekozen". Starfishr onthoudt die keuze op dit toestel: je volgende leads en deals openen met het lid open. Kies je jezelf opnieuw, dan sta je er de volgende keer weer.

Kies je jezelf, dan is dat meteen bevestigd, zonder voorstel. Een collega krijgt enkel bericht als je het voorstel verstuurt. Tot dan zet je het optredend lid op de lead of deal terug op "Nog niet gekozen".

Het optredend lid kies je in het venster "Kies een lid", dat bij elk lid toont of hij vrij is op de datum van het event.

Hoe zie ik snel wie er vrij is op een datum?

Klik op de plusknop bij Artiesten op de deal en kies "Direct toevoegen". Elke naam draagt meteen een kleurlabel voor de datum van dit event, en met de knop "Beschikbaar" verberg je wie bezet is.

De labels lopen van vrij naar vast: groen "Beschikbaar", amber "Aangevraagd" (er ligt een aanvraag, niets is vastgelegd), oranje "Onder voorbehoud" (aanvaard, maar nog niet bevestigd), rood "Bezet" en grijs "Privé" (de artiest deelt zijn beschikbaarheid niet met jouw organisatie). Een voorstel sturen kan bij "Privé" altijd: het komt aan en de artiest beslist. Een boeking die je organisatie zelf met die artiest maakte, telt wel: dan zie je het label van die boeking. Bovenaan wissel je tussen "Mijn netwerk" (je connecties, je roster en je groepen) en "Alle artiesten" (het hele platform), en met de pillen filter je op type. Staat er "Exclusief via {agency}" bij een naam, dan loopt de boeking via die agency. Wil je van een datum vertrekken in plaats van van een deal, gebruik dan de tab Beschikbaarheid.

Hoe beheer ik de leden van mijn band of collectief?

Is je organisatie gekoppeld aan een band of collectief, dan staat de tab Leden in de sectie Netwerk. Daar zie je per lid de rol, het instrument, het lidtype en of de uitnodiging al aanvaard is.

Met "+ Lid" zoek je iemand op Starfishr en voeg je die toe. Staat de persoon er nog niet op, dan kies je onderaan "Uitnodigen per e-mail" en nodig je in één keer meerdere mensen uit, elk met een eigen instrument en lidtype. Bij een band zet je in de kolom Lidtype elk lid op Vast of Optioneel: vaste leden staan standaard aangevinkt wanneer de bezetting van een gig gekozen wordt, optionele niet. Het instrument dat je hier kiest hoort bij het lidmaatschap en verandert nooit het profiel van die artiest zelf. Die krijgt daar één keer de vraag over en beslist zelf. In de kolom Status zie je of iemand nog Uitgenodigd is of al Actief.

Wat toont de tab Beschikbaarheid?

Op de tab Beschikbaarheid zie je de agenda's van al je gekoppelde artiesten samen op één maandkalender. Elke artiest heeft een eigen kleur, die als balk links op elk item staat. Die kleur kies je zelf in de lijst boven de kalender, en ze geldt enkel voor jouw organisatie. Zo plan je zonder artiest per artiest te moeten klikken.

Je klikt per artiest op de naam om te kiezen wie je wil zien, en agencies filteren extra per rosterlijst. Bij meer dan tien artiesten staat die lijst achter de knop Artiesten, met een zoekveld. Op elk item staat de titel van de boeking. Hoe vast iets ligt, lees je aan de vorm van het item: gevuld is bezet, met enkel een rand is onder voorbehoud, met een stippellijn is aangevraagd. Naast de lijst met artiesten benoemt een sleutel die drie vormen, en klik je een item open, dan staat het woord erbij. Ook zelf geblokkeerde dagen staan op het bord, en een afspraak uit een gekoppelde externe agenda blokkeert de hele dag. Voor je eigen boekingen zie je alle details en open je met "Openen" meteen de deal of de lead. Een boeking die een andere organisatie maakte toont enkel de naam van de artiest, de details daarvan blijven bij die organisatie. Ook een item zonder eigen titel toont de naam van de artiest, en de kleur toont welke artiest het is. Deelt een artiest zijn beschikbaarheid niet met jouw organisatie, dan staat er "niet gedeeld" bij en zie je alleen je eigen boekingen voor die artiest. Dat geldt ook voor een lid van je eigen collectief of band: elke artiest kiest zelf wie ziet of hij vrij is. Op een telefoon wordt de maand een reeks stippen in dezelfde drie vormen, en tik je een dag open om te zien wat er staat.

Wanneer staat een collectief als beschikbaar of als bezet?

Een collectief is beschikbaar zolang minstens één lid vrij is op die datum. Pas wanneer álle leden bezet zijn, staat het collectief als bezet (rood), want dan kan niemand spelen.

Om te bepalen of een lid beschikbaar is, kijkt Starfishr naar de volledige agenda van dat lid, niet enkel naar boekingen via dit collectief: boekingen onder de eigen artiestennaam (solo), boekingen via andere groepen, boekingen via het collectief en dagen die het lid zelf blokkeerde tellen allemaal mee. Hebben de drie leden van een collectief alle drie op dezelfde dag een persoonlijke boeking, dan staat het collectief dus terecht als bezet. Een lid dat zijn beschikbaarheid niet met je deelt, telt niet als bezet en niet als vrij. Een boeking die je organisatie zelf voor hem maakte, telt wel mee. Hangt het antwoord van zo'n lid af, dan staat het collectief als "Privé" en kan je een voorstel sturen. Een aanvraag waarover nog onderhandeld wordt blokkeert niets: je kan gerust een voorstel sturen. Een datum die al onder voorbehoud staat houdt de artiest wel tegen om elders te aanvaarden. Een collectief zonder leden telt als beschikbaar: er is nog niemand om bezet te zijn. Een lid uitnodigen dat nog niet aanvaard heeft, verandert daar niets aan.

Als ik een deal op geboekt zet, is de artiest dan automatisch bevestigd?

Nee. De boekingsstatus volgt de klant: tekent die de offerte, dan gaat de deal naar geboekt, los van wat de artiest doet. De artiest heeft een eigen bevestigingsstap en blokkeert de deal nooit.

Je stuurt de artiest een aanvraag of lead en die aanvaardt zelf. Een deal op geboekt zetten aanvaardt het voorstel van de artiest dus niet. Een deal kan daarom terecht geboekt staan terwijl een artiest nog niet bevestigd heeft. Wil je zekerheid dat de artiest komt, dan moet die het voorstel aanvaarden. Aanvaardt de artiest niet, dan kan je die van de deal verwijderen en een andere zoeken, de deal blijft ondertussen gewoon geboekt.

Ik heb de deal geboekt maar de artiest kreeg geen melding, hoe komt dat?

Bijna altijd betekent dit dat de artiest het voorstel nog niet aanvaard heeft. Starfishr stuurt een artiest enkel boekingsmeldingen nadat die aanvaard heeft.

Niet-aanvaarden kan betekenen dat de artiest de lead nog niet ziet zitten. Tot de artiest aanvaardt staat de boeking bij hem op Aanvragen (niet op Boekingen), met de prijs en een Bevestigen-knop. De eerste uitnodiging om te reageren komt wel aan, maar de verdere updatestroom niet, en de boeking staat nog niet als bevestigd in zijn Boekingen. Zodra de artiest bevestigt, verhuist de boeking naar zijn Boekingen, synchroniseert ze naar zijn gekoppelde agenda en komen de updates wel door. Reageert de artiest niet, dan verwijder je hem en zoek je een vervanger. Voor een lid van je eigen collectief geldt net hetzelfde: het lid krijgt een Bevestiging-melding met de prijs en moet bevestigen voor de boeking in zijn Boekingen belandt.

Wat ziet de artiest van mijn deal?

De artiest ziet wat die nodig heeft om te beslissen: de datum, het tijdstip, de voorgestelde fee en jouw briefing. Je offertes, facturen en wat je aan de klant vraagt, ziet de artiest nooit.

Jouw organisatie staat als afzender op de aanvraag, zodat de artiest weet met wie hij onderhandelt. Aanvaardt een artiest terwijl de deal bij jou nog een lead is, dan staat de datum bij hem onder voorbehoud tot je de deal boekt. Boek je via een agency, dan ziet de artiest de agency als boekingspartij, nooit de hele keten erachter. En op het vlak van beschikbaarheid geldt hetzelfde principe omgekeerd: andere organisaties zien voor jouw boekingen enkel "Bezet", nooit de titel of je klant. Wat je in de dealtitel en de briefing zet, reist wel mee naar de artiest, hou die dus klantvriendelijk.

Wat vertelt het rapport Artiesten mij?

In Rapporten staat de sectie Artiesten met je marge per artiest: hoeveel boekingen, hoeveel omzet, hoeveel je aan de artiest betaalde en wat er overblijft.

Omzet is het subtotaal van de bindende offerte bij de deal (excl. BTW, na korting), kosten zijn de fees die je bij de artiesten invulde, en marge is het verschil. Klik een rij open om de onderliggende deals te zien, en klik een deal aan om er meteen naartoe te springen. Staat er een rij "Onbekend" of een rij op nul, dan is dat geen fout in het rapport maar een deal zonder artiest of zonder ingevulde fee: open ze en vul aan. Het rapport rekent met de eventdatum van geboekte en afgeronde deals.