Artiesten & beschikbaarheid

Artiesten koppelen, voorstellen en beschikbaarheid checken.

Wat is het verschil tussen een connectie en een vertegenwoordiging?

Een connectie is een lichte, wederzijdse band: jullie vinden elkaar in de kiezers en kunnen leads doorsturen. Vertegenwoordiging gaat verder en is enkel voor agencies: de artiest staat dan op je roster en jullie werken structureel samen.

Je connecties vind je in de sectie Artiesten op de tab Connecties, en je legt er een nieuwe via de knop "Connectie". Een vertegenwoordiging start pas wanneer de artiest jouw uitnodiging "Vertegenwoordigen" aanvaardt. Vanaf dan kan je de artiest op je rosterlijsten zetten, verkoopprijzen en een interne notitie bijhouden, en afspraken maken over fee-modus of exclusiviteit. Beëindigen kan altijd via "Vertegenwoordiging beëindigen". Een collectief werkt met leden en connecties, nooit met vertegenwoordiging.

Hoe nodig ik een artiest uit die nog niet op Starfishr staat?

Zoek de artiest op naam of e-mailadres via de knop "Connectie". Geen resultaat? Dan nodig je de artiest meteen uit per e-mail, met een persoonlijke boodschap. Na registratie zijn jullie automatisch verbonden.

Onder de zoekresultaten staat "Niet gevonden? Nodig uit voor Starfishr". Je vult naam en e-mailadres in, eventueel met type en een persoonlijk bericht, en de uitnodiging vertrekt automatisch. Blijkt het e-mailadres al bij een bestaand Starfishr-profiel te horen, dan krijgt die artiest gewoon een melding om de samenwerking te bevestigen. Agencies kunnen daarnaast een lokale artiest aanmaken voor het eigen roster en die later alsnog uitnodigen voor het platform.

Hoe stuur ik een fee-voorstel naar een artiest en hoe onderhandelen we?

Vul een fee in bij de artiest op de deal en klik "Voorstel sturen". De artiest aanvaardt, weigert of doet een tegenvoorstel, en jij volgt alles op dezelfde rij op via het statuslabel.

De statussen: Voorgesteld (jouw voorstel ligt bij de artiest), Tegenvoorstel (de artiest stelt een ander bedrag voor), Akkoord, Afgewezen en Ingetrokken. Een tegenvoorstel aanvaard je met "Aanvaarden", of je stuurt zelf een nieuw bedrag met "Nieuw voorstel". De volledige onderhandelingsgeschiedenis blijft zichtbaar. Verwijder je een artiest van de deal, dan wordt een lopend voorstel automatisch ingetrokken. Een lokaal toegevoegde artiest zonder Starfishr-profiel heeft geen voorstelknop, daarmee spreek je de fee buiten het platform af.

Hoe zie ik snel wie er vrij is op een datum?

Klik op het zoek-icoon bij Artiesten op de deal. "Check beschikbaarheid" toont al je gekoppelde artiesten met een kleurlabel: wie is vrij op de eventdatum, wie onderhandelt al ergens en wie is bezet.

De labels: groen "Beschikbaar", amber "Onderhandeling" (er loopt al een voorstel op die datum), rood "Bezet" en grijs "Privé" (de artiest deelt zijn beschikbaarheid niet, vraag het even na). Je filtert op type of zoekt op naam, en agencies kunnen per rosterlijst kijken. Klik op een artiest om die meteen aan de deal toe te voegen.

Wat toont de tab Beschikbaarheid?

Op de tab Beschikbaarheid zie je de agenda's van al je gekoppelde artiesten samen op één maandkalender, elk in een eigen kleur. Zo plan je zonder artiest per artiest te moeten klikken.

Je vinkt per artiest aan wie je wil zien, en agencies filteren extra per rosterlijst. Voor je eigen boekingen zie je alle details en spring je met "Ga naar deal" meteen naar de deal. Boekingen die een andere organisatie maakte tonen enkel "Bezet", de details daarvan blijven bij die organisatie. Deelt een artiest zijn beschikbaarheid niet met jouw organisatie, dan staat er "niet gedeeld" bij en zie je alleen je eigen boekingen voor die artiest.

Wanneer staat een collectief als beschikbaar of als bezet?

Een collectief is beschikbaar zolang minstens één lid vrij is op die datum. Pas wanneer álle leden bezet zijn, staat het collectief als bezet (rood), want dan kan niemand spelen.

Om te bepalen of een lid beschikbaar is, kijkt Starfishr naar de volledige agenda van dat lid, niet enkel naar boekingen via dit collectief: boekingen onder de eigen artiestennaam (solo), boekingen via andere groepen, boekingen via het collectief en handmatige blokkades tellen allemaal mee. Hebben de drie leden van een collectief alle drie op dezelfde dag een persoonlijke boeking, dan staat het collectief dus terecht als bezet. Een lopend voorstel waarover nog onderhandeld wordt telt als een zachte waarschuwing (amber) en niet als een harde blokkade. Een collectief zonder leden kan niet geboekt worden: voeg eerst leden toe.

Als ik een deal op geboekt zet, is de artiest dan automatisch bevestigd?

Nee. De boekingsstatus volgt de klant: tekent die de offerte, dan gaat de deal naar geboekt, los van wat de artiest doet. De artiest heeft een eigen bevestigingsstap en blokkeert de deal nooit.

Je stuurt de artiest een aanvraag of lead en die aanvaardt zelf. Een deal op geboekt zetten aanvaardt het voorstel van de artiest dus niet. Een deal kan daarom terecht geboekt staan terwijl een artiest nog niet bevestigd heeft. Wil je zekerheid dat de artiest komt, dan moet die het voorstel aanvaarden. Aanvaardt de artiest niet, dan kan je die van de deal verwijderen en een andere zoeken, de deal blijft ondertussen gewoon geboekt.

Ik heb de deal geboekt maar de artiest kreeg geen melding, hoe komt dat?

Bijna altijd betekent dit dat de artiest het voorstel nog niet aanvaard heeft. Starfishr stuurt een artiest pas boekingsmeldingen nadat die aanvaard heeft.

Niet-aanvaarden kan betekenen dat de artiest de lead nog niet ziet zitten. Tot de artiest aanvaardt staat de boeking bij hem op Leads (niet op Boekingen), met de prijs en een Bevestigen-knop. De eerste uitnodiging om te reageren komt wel aan, maar de verdere updatestroom niet, en de boeking staat nog niet als bevestigd in zijn Boekingen. Zodra de artiest bevestigt, verhuist de boeking naar zijn Boekingen, synchroniseert ze naar zijn gekoppelde agenda en komen de updates wel door. Reageert de artiest niet, dan verwijder je hem en zoek je een vervanger, de deal blijft ondertussen geboekt. Voor een lid van je eigen collectief geldt net hetzelfde: het lid krijgt een Bevestiging-melding met de prijs en moet bevestigen voor de boeking in zijn Boekingen belandt.

Wat ziet de artiest van mijn deal?

De artiest ziet wat die nodig heeft om te beslissen: de datum, het tijdstip, de voorgestelde fee en jouw briefing. Je offertes, facturen en wat je aan de klant vraagt, ziet de artiest nooit.

Jouw organisatie staat als afzender op de aanvraag, zodat de artiest weet met wie hij onderhandelt. Boek je via een agency, dan ziet de artiest de agency als boekingspartij, nooit de hele keten erachter. En op het vlak van beschikbaarheid geldt hetzelfde principe omgekeerd: andere organisaties zien voor jouw boekingen enkel "Bezet", nooit de titel of je klant. Wat je in de dealtitel en de briefing zet, reist wel mee naar de artiest, hou die dus klantvriendelijk.