Boekingen & voorstellen

Aanvragen ontvangen, onderhandelen en bevestigen.

Wat is het verschil tussen Leads en Boekingen?

Op Leads staat alles wat nog je actie vraagt: nieuwe aanvragen, voorstellen en doorgestuurde leads waarover nog onderhandeld wordt. Onder Boekingen staan je bevestigde optredens.

Je vindt beide in de zijbalk links. Een voorstel schuift van Leads naar Boekingen zodra jij het aanvaard hebt én de klant de offerte getekend heeft. Afgeronde of afgewezen aanvragen blijven terugvindbaar op Leads onder de juiste filter, zodat je altijd kan nakijken wat er met een aanvraag gebeurd is.

Wat zijn voorstellen / opportunities?

Wil een agency of organisatie je boeken, dan stuurt ze een voorstel met datum, fee en briefing. Je krijgt een melding en ziet het op je Leads-pagina, waar je kan aanvaarden, een tegenvoorstel doen of afwijzen.

Een voorstel wordt pas een definitieve boeking wanneer beide partijen akkoord zijn én de klant getekend heeft. Zolang er nog onderhandeld wordt, blokkeert een voorstel je agenda niet: je kan gerust andere boekingen aannemen of op meerdere voorstellen tegelijk verder praten.

Hoe reageer ik op een boekingsaanvraag?

Open Leads in de zijbalk, tab Ontvangen, en klik de aanvraag aan. In het zijpaneel zie je de datum, de fee en de briefing en reageer je met Aanvaarden, Afwijzen of Reageer op aanvraag.

Met "Reageer op aanvraag" open je het gesprek waarin je een tegenvoorstel doet of een vraag stelt. Aanvaard je meteen, dan bevestig je de fee, maar de boeking wordt pas definitief nadat de klant de offerte tekent. Wil je enkel de aanvragen zien die op jou wachten, zet dan de filter op "Actie vereist".

Hoe doe ik een tegenvoorstel of stuur ik een bericht?

In het onderhandelingsvenster tik je een ander bedrag in en stuur je dat als tegenvoorstel, of je stuurt gewoon een bericht met een vraag. De volledige geschiedenis van het gesprek blijft altijd zichtbaar.

Je opent dit venster via "Reageer op aanvraag" op de aanvraag. Je praat er met de partij die je boekte (de organisatie of de agency). Zolang jullie het niet eens zijn, kan je blijven bijsturen. Ben je akkoord, dan aanvaard je vanuit hetzelfde venster.

Wanneer krijg ik als artiest meldingen over een boeking?

Je krijgt altijd de eerste uitnodiging wanneer een organisator je voor een lead voorstelt, zodat je kan beslissen. De verdere boekingsupdates (bevestigd, tijdstip of locatie gewijzigd) krijg je pas zodra je het voorstel aanvaard hebt.

Zolang je niet aanvaard hebt, blijf je vrij van boekingsupdates over een aanvraag die je nog niet hebt aangenomen. Na aanvaarden verschijnt de boeking ook in je Boekingen en in je gekoppelde agenda. Of een boeking uiteindelijk doorgaat, hangt af van de klant, maar jij beslist of je speelt door te aanvaarden of te weigeren.

Mag ik tijdens onderhandelingen andere boekingen aannemen?

Ja. Een voorstel sturen of ontvangen blokkeert je agenda niet. Je kan vrij andere boekingen aannemen of op meerdere voorstellen tegelijk onderhandelen.

Pas zodra er een definitieve boeking is (de klant tekent en jij aanvaardt), is je agenda voor die datum geblokkeerd. Tot dan houd je alle opties open, zonder verborgen verplichtingen tijdens een gesprek.

Ik ben via een agency geboekt, wie is mijn boekingspartij?

Word je via een agency of collectief geboekt, dan is die agency jouw boekingspartij. De aanvraag komt bij jou binnen als "van {agency}", en je onderhandelt en communiceert met de agency, niet met de oorspronkelijke organisator.

De naam van de oorspronkelijke organisator zie je niet in je aanvraag. Wil de agency je toch context geven over het event, dan doet ze dat via de titel of de briefing van de boeking, die de agency zelf beheert.

Hoe voeg ik zelf een boeking toe?

Op je Boekingen-pagina klik je op "Nieuwe boeking" en vul je datum, tijd, locatie en fee in. Starfishr laat je meteen weten als je die dag al iets hebt staan.

Een handmatige boeking blokkeert je beschikbaarheid en verschijnt in je gekoppelde agenda, net als elke andere boeking. Heb je een hele lijst optredens (bijvoorbeeld uit een oud overzicht), gebruik dan "Importeren" om ze in één keer toe te voegen via een bestand.

Hoe maak ik een boeking uit een e-mail?

Stuur een klant-mail door naar je persoonlijke Starfishr-inbox en Starfishr maakt er automatisch een concept-boeking van, met datum, locatie en klant al ingevuld.

Je inbox-adres vind je in je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel"), sectie "Starfishr Inbox". De concept-boeking verschijnt op je Boekingen-pagina met een concept-label. Kijk ze na en klik op "Bevestigen" om ze definitief te maken. Stuur enkel door vanaf je eigen login-email (of een adres dat je als afzender hebt ingesteld), anders herkent Starfishr de mail niet. Op de gratis tier heb je een maandlimiet voor deze analyses, je profiel toont hoeveel je er nog over hebt.

Mijn e-mail kwam niet aan in mijn Starfishr-inbox

Kwam een doorgestuurde mail niet aan als concept-boeking, check dan vanaf welk adres je verstuurde. Starfishr verwerkt enkel mails die van je eigen login-email komen (of van een adres dat je als afzender hebt ingesteld).

Je inbox-adres heeft de vorm <jouw-slug>@inbox.starfishr.com en staat in je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel"), sectie "Starfishr Inbox". Controleer dat het adres dat je gebruikte exact overeenkomt met je slug. Daarna analyseert Starfishr de mail en maakt er een concept-boeking van, die op je Boekingen-pagina verschijnt.

Hoe stuur ik een lead door naar een collega?

Open de boeking op je Boekingen-pagina en klik onderaan op "Doorsturen". Kies één of meer ontvangers (connecties, groepen of lijsten) en verstuur.

Wie interesse toont, verschijnt bij jou, en jij kiest wie de lead uiteindelijk krijgt. Het doorsturen werkt voor je eigen boekingen, ook voor concept-boekingen die uit je inbox komen. De opvolging van een doorgestuurde lead volg je op je Leads-pagina, tab Verzonden.

Hoe vraag ik een review na een optreden?

Na een gig open je de boeking op je Boekingen-pagina en klik je op "Vraag een review". De klant krijgt een mail waarmee die je in één klik kan beoordelen.

Speelde je als lid van een band of collectief, dan gaat de review naar die groep en zie je de knop niet op je eigen boeking. Wil je dat de klant je beoordeling ook op Google zet, plak dan je Google-reviewlink in Instellingen (zie het profielhoofdstuk over reviews).

Ik ben als leverancier toegevoegd aan een klantportaal, wat zie ik van de anderen?

Als leverancier in een klantportaal zie je het event (datum, locatie, de dagplanning), het "Team van de dag" en je eigen briefing. Je ziet nooit de offertes, facturen of privé-briefings van andere leveranciers.

De contactgegevens van de andere teamleden worden wel gedeeld, zodat jullie de dag op elkaar kunnen afstemmen. Wil je je eigen e-mail of telefoon voor de andere leveranciers verbergen, zet dan "Verberg mijn contactgegevens voor de andere leveranciers" aan op jouw rij in het portaal. De klant en de organisator die het event beheren, zien je gegevens altijd. De facturatiegegevens van de klant (adres, btw) zie je nooit.