Aanvragen & boekingen

Alles rond je aanvragen en optredens. Je leert waar de grens ligt tussen Aanvragen en Boekingen, wat anderen daarvan te zien krijgen, hoe je op een aanvraag reageert en een tegenvoorstel doet. Daarnaast noteer je zelf een aanvraag, voeg je boekingen toe of maak je er een uit een doorgestuurde e-mail, stuur je een aanvraag door en vraag je een review na een gig.

Wat staat er op Aanvragen en wat op Boekingen?

Je eigen beslissing is de grens. Alles waar je nog geen ja op zei staat op Aanvragen: voorstellen van organisaties, doorgestuurde leads, uitnodigingen en aanvragen via je contactformulier of je Starfishr Inbox. Boekingen houdt wat je aangenomen hebt.

Je vindt beide in de zijbalk, Aanvragen boven Boekingen. Een voorstel schuift naar Boekingen zodra jij het aanvaardt, ook al moet de organisator zijn event nog rondmaken. Een aanvraag uit je formulier, je inbox of die je zelf noteerde, zet je om tot een boeking: de boeking komt op Boekingen, de aanvraag blijft op Aanvragen staan als Omgezet. Boekingen die je zelf toevoegt of importeert staan er meteen op. Afgeronde en afgewezen aanvragen blijven terugvindbaar op Aanvragen, zodat je altijd kan nakijken wat er met een aanvraag gebeurd is.

Wat zien anderen van mijn aanvragen en boekingen?

Een aanvraag waar je nog niets mee deed blokkeert je agenda niet. Een voorstel dat je nog niet beantwoordde toont als Aangevraagd, wat je aanvaardde als Onder voorbehoud, en zodra de organisator zijn event rondmaakt als Bezet.

Er zijn vier woorden, van los naar vast:

Vrij: er staat niets in de weg. Een aanvraag uit je formulier, je inbox of die je zelf noteerde valt hieronder, ook als er al een datum bij staat.
Aangevraagd: er loopt een aanvraag op die datum en er is niets vastgelegd. Dat is enkel informatie en houdt niets tegen, ook geen tweede aanvraag voor dezelfde dag.
Onder voorbehoud: je aanvaardde, maar de organisator moet zijn event nog rondmaken. Je kan die dag nog aanvragen krijgen, maar er kan geen tweede aanvraag voor die dag aanvaard worden.
Bezet: de dag ligt vast.

Wie deze woorden te zien krijgt, hangt af van je zichtbaarheidsniveau (zie het hoofdstuk over je agenda). Op "Niemand" ziet niemand ze. De titel van een boeking blijft altijd verborgen voor iedereen behalve jou en de organisatie die de boeking maakte.

Wat doe ik met een aanvraag uit mijn formulier of mijn inbox?

Ze komt bij je andere aanvragen te staan en blokkeert je agenda niet. Jij kiest wat ermee gebeurt: omzetten tot een boeking, doorsturen of verwijderen. Enkel als je ze omzet, telt de datum mee voor je beschikbaarheid.

Klik de rij open en je ziet de gegevens die de klant invulde. Met "Bewerken" vul je aan of verbeter je wat er staat. "Omzetten" maakt er een boeking van met alles wat in de aanvraag stond, Onder voorbehoud. De aanvraag blijft op Aanvragen staan als Omgezet, met een link naar de boeking. Onderaan vind je ook "Doorsturen" en "Verwijderen". Zolang je niets doet, ziet niemand iets van de aanvraag en blijft de dag vrij.

Gaat de datum voorbij zonder dat je de aanvraag omzette, dan staat ze er als Verlopen.

Wat doe ik met een aanvraag zonder datum?

Die staat er met "Datum onbekend". Omzetten kan enkel wanneer er een datum in staat, dus open de aanvraag, klik op "Bewerken" en vul de datum in als je ze weet.

Zo'n aanvraag blokkeert niets, telt niet mee voor je beschikbaarheid en is voor niemand anders zichtbaar. Komt er niets van, dan verwijder je ze.

Wat is een voorstel van een organisatie?

Wil een agency of organisatie je boeken, dan stuurt ze een voorstel met datum, fee en briefing. Je krijgt een melding en ziet het op je Aanvragen-pagina, waar je kan aanvaarden, een tegenvoorstel doen of afwijzen.

Zolang er nog onderhandeld wordt, blokkeert een voorstel je agenda niet: je kan gerust andere boekingen aannemen of op meerdere voorstellen tegelijk verder praten. Aanvaard je, dan verhuist het voorstel naar je Boekingen en staat de datum onder voorbehoud tot de organisator zijn event rondmaakt.

Hoe reageer ik op een boekingsaanvraag?

Open in de zijbalk Aanvragen, blijf op de tab Ontvangen en klik de aanvraag aan. In het zijpaneel zie je de datum, de fee en de briefing en reageer je met "Aanvaarden", "Afwijzen" of "Reageren".

Met "Reageren" open je het gesprek waarin je een tegenvoorstel doet of een vraag stelt. Deed je al een tegenvoorstel, dan heet die knop "Open onderhandeling". Aanvaard je meteen, dan leg je de fee vast en verhuist de aanvraag naar je Boekingen, waar ze onder voorbehoud staat tot de organisator zijn event rondmaakt. Wil je enkel de aanvragen zien die op jou wachten, klik dan op de statuspil "Actie vereist". De kolom Status geeft per aanvraag hetzelfde woord als de statuspillen, behalve dat een aanvraag die op jou wacht er "Te beantwoorden" heet.

Hoe doe ik een tegenvoorstel of stuur ik een bericht?

In het onderhandelingsvenster tik je een ander bedrag in en stuur je dat als tegenvoorstel, of je stuurt gewoon een bericht met een vraag. De volledige geschiedenis van het gesprek blijft altijd zichtbaar.

Je opent dit venster met "Reageren" of "Open onderhandeling" op de aanvraag. Je praat er met de partij die je boekte (de organisatie of de agency). Zolang jullie het niet eens zijn, kan je blijven bijsturen. Ben je akkoord, dan aanvaard je vanuit hetzelfde venster.

Wat gebeurt er met mijn andere aanvragen als ik aanvaard?

Lopen er nog andere aanvragen op datzelfde moment, dan krijg je ze eerst te zien voor je aanvaardt. Je mag ze gerust laten staan: ze worden pas automatisch afgewezen op het moment dat de boeking bevestigd raakt.

Per aanvraag staat er wie ze stuurde, het tijdsvenster en het huidige voorstel. Wil je er meteen een sluiten, klik dan op "Wijs meteen af" bij die rij. Laat je ze staan, dan blijven ze lopen en kan je er gewoon verder over praten. Je akkoord wordt definitief zodra de boeking bevestigd is, tot dan kan je het nog intrekken.

Wanneer krijg ik als artiest meldingen over een boeking?

Je krijgt altijd de eerste uitnodiging wanneer een organisator je voor een lead voorstelt, zodat je kan beslissen. De verdere boekingsupdates (bevestigd, tijdstip of locatie gewijzigd, uren definitief) krijg je pas zodra je het voorstel aanvaard hebt.

Na aanvaarden verschijnt de boeking ook in je Boekingen en in je gekoppelde agenda. Of een boeking uiteindelijk doorgaat, hangt af van de klant, maar jij beslist of je speelt door te aanvaarden of af te wijzen.

Wat betekent indicatief of definitief bij de uren?

Staat er een ~ voor de uren (~20:00), dan zijn ze indicatief en kunnen ze nog verschuiven. Zonder ~ zijn het de uren van de dag zelf.

Uren zijn indicatief tot de organisator ze definitief maakt, en daar krijg je een melding van. De datum is in beide gevallen even hard, het teken gaat alleen over de klok.

Ik ben via een agency geboekt, wie is mijn boekingspartij?

Word je via een agency of collectief geboekt, dan is die agency jouw boekingspartij. De aanvraag komt bij jou binnen als "van {agency}", en je onderhandelt en communiceert met de agency, niet met de oorspronkelijke organisator.

De naam van de oorspronkelijke organisator zie je niet in je aanvraag. Wil de agency je toch context geven over het event, dan doet ze dat via de titel of de briefing van de boeking, die de agency zelf beheert.

Mijn collectief nam een boeking aan, wat moet ik nog doen?

Koos de beheerder jou voor die gig, dan staat er op je Aanvragen-pagina een rij die op jou wacht. Open ze en klik op "Bevestigen" of op "Afwijzen".

Het paneel toont de datum, de uren, de locatie en de fee die je groep afsprak, met de status "Wacht op je bevestiging". Over die fee onderhandel je niet, dat deed de beheerder al. Wil je eerst iets vragen, schrijf je groep dan in het gesprek in het paneel zelf. Zolang je niet bevestigt, staat de gig op je Aanvragen en niet op je Boekingen, en blijft de datum onder voorbehoud.

Kan je na je bevestiging toch niet, open de boeking dan in je Boekingen en klik op "Afzeggen". Je geeft een reden op, de beheerders van je collectief en de organisatie krijgen een melding, en de boeking van je collectief blijft staan tot er een ander lid op staat. Na de datum van het event kan dat niet meer.

Wie van de band speelt er mee op een gig?

Aanvaardt je band een boeking, dan kiest de beheerder de bezetting: wie er die dag effectief speelt. Enkel de gekozen leden krijgen de boeking in hun agenda en een melding. Wie niet gekozen is, blijft die dag gewoon vrij.

Op de boeking staat het blok "Bezetting" met iedereen die meespeelt. Een lid dat zich afmeldde blijft er doorstreept staan met "heeft zich afgemeld", zodat de beheerder ziet wie er wegviel. Koos de beheerder nog geen bezetting, dan ligt ze nog niet vast: zolang telt de hele vaste bezetting mee voor de beschikbaarheid van de band en staat de boeking enkel in de agenda van de beheerder. De fee is er één voor de hele band als act, er wordt niets per lid verdeeld.

Ik kan niet spelen op een gig van mijn band, wat doe ik?

Open de boeking en klik onderaan op "Afmelden". Je gaat van de bezetting af, de boeking zelf loopt gewoon door en de beheerders van je band krijgen meteen een melding. Een reden meegeven mag, maar hoeft niet.

De gig verdwijnt uit je Boekingen en uit je gekoppelde agenda, en die datum staat weer vrij voor jou. De rest van de bezetting houdt de boeking gewoon. Alleen de beheerder kan de hele boeking afzeggen, dat is de knop "Afzeggen" en die zie je als lid van een band niet. Je naam blijft doorstreept op de bezetting staan, zo weet je beheerder dat er iemand bij moet.

Hoe beheer ik de bezetting als bandbeheerder?

Bij het aanvaarden van een aanvraag kies je meteen wie speelt. Later pas je de bezetting aan met "Aanpassen" op de boeking. Vaste leden die vrij zijn staan standaard aangevinkt, optionele leden vink je zelf aan.

In het venster "Kies de bezetting" staat elk lid met zijn beschikbaarheid op die datum (Vrij, Aangevraagd, Onder voorbehoud of Bezet), de vrije leden bovenaan. Een vast lid weglaten mag, maar gebeurt nooit ongemerkt: die rij kleurt amber met het label "ontbreekt". Iedereen die je aanvinkt krijgt de boeking en een melding, wie je er later afhaalt krijgt er ook één. Kwam er een boeking binnen zonder dat er ooit een bezetting gekozen werd, dan krijg je daarvoor een melding en staat "Bezetting instellen" klaar op de boeking. Gaat de hele gig niet door, dan krijgt iedereen op de bezetting daar bericht van.

Hoe voeg ik zelf een boeking toe?

Op je Boekingen-pagina klik je op "+ Boeking" en vul je titel, datum, uren, locatie en fee in. Starfishr laat je meteen weten als je die dag al iets hebt staan, en of het qua tijd overlapt.

De datum staat al op vandaag, dus zet ze om naar de juiste dag. De uren geef je als starttijd plus duur, de eindtijd rekent Starfishr erbij (loopt ze over middernacht, dan staat er "volgende dag"). Onder Status kies je hoe zeker de boeking is: Bevestigd of Onder voorbehoud. Beheer je een band of collectief, dan kies je bovenaan bij "Boeking voor" of het om jezelf of om de groep gaat. Heeft de groep een eigen CRM, dan maak je haar boekingen daar en staat ze niet in die lijst. Een boeking die je zelf toevoegt verschijnt in je gekoppelde agenda, net als elke andere boeking.

Hoe krijg ik een lijst optredens in één keer binnen?

Op je Boekingen-pagina staan rechtsboven, naast "+ Boeking", twee kleine knoppen: de pijl omhoog importeert een bestand met optredens, de pijl omlaag exporteert al je boekingen als csv.

Gebruik de import voor een oud overzicht dat je in één keer wil overzetten. De export geeft je je eigen boekingen mee in een bestand dat je in eender welk rekenblad opent. Beide knoppen tonen hun naam wanneer je de muis erop houdt.

Wat betekent Onder voorbehoud of Bevestigd op mijn eigen boeking?

Bij een boeking die je zelf toevoegt of uit een aanvraag maakt, kies je zelf hoe zeker ze is. Bevestigd maakt de datum bezet. Onder voorbehoud houdt de datum aanvraagbaar, maar er kan geen tweede boeking voor die dag aanvaard worden. Een nieuwe boeking start Onder voorbehoud.

Je vindt de keuze in het venster "Nieuwe boeking" onder Status en in het zijpaneel van de boeking, onder de datum. Een boeking die je uit een aanvraag omzet, start Onder voorbehoud. Je kan altijd wisselen: open de boeking en klik onder de datum op de andere status. Bij een boeking die via een organisatie loopt kies je dit niet zelf. Daar volgt de status de organisator, Onder voorbehoud zolang die zijn event nog moet rondmaken en daarna Bezet.

Hoe noteer ik een aanvraag die telefonisch of via WhatsApp binnenkwam?

Klik op je Aanvragen-pagina op "+ Aanvraag" en noteer wat je weet: een titel, de klant en een datum als die al vastligt. De aanvraag komt bij je andere aanvragen te staan en groeit later uit tot een boeking.

Heb je het bericht als tekst, klik dan op "Plak tekst", plak de mail of het WhatsApp-bericht en klik "Analyseer". Het venster "Nieuwe aanvraag" opent met de klant, de datum, het tijdstip en de locatie al ingevuld, en het bericht zelf bij de notities. Je kijkt alles na en bewaart. Elke tekst die zo uitgelezen wordt kost 1 credit, net als een doorgestuurde mail.

Het venster is hetzelfde als bij "Nieuwe boeking". De datum mag leeg blijven, want een eerste gesprek gaat vaak nog over een periode in plaats van over een dag, en je kiest nog geen status: een aanvraag houdt niets vast. Wordt de aanvraag concreet, dan zet je ze om tot een boeking, precies zoals een aanvraag uit je formulier. Komt er niets van, dan verwijder je ze.

Hoe maak ik een boeking uit een e-mail?

Stuur een klant-mail door naar je persoonlijke Starfishr-inbox en Starfishr maakt er automatisch een aanvraag van, met datum, locatie en klant al ingevuld.

Je inbox-adres vind je in je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel") → sectie "Starfishr Inbox". De aanvraag verschijnt op je Aanvragen-pagina en blokkeert je agenda niet. Kijk ze na en klik op "Omzetten" om er een boeking van te maken. Stuur enkel door vanaf je eigen login-email (of een adres dat je als afzender hebt ingesteld), anders herkent Starfishr de mail niet. Elke mail die Starfishr zo uitleest kost 1 credit. Je saldo staat bij Instellingen → Credits.

Mijn e-mail kwam niet aan in mijn Starfishr-inbox

Kwam een doorgestuurde mail niet aan als aanvraag, check dan vanaf welk adres je verstuurde. Starfishr verwerkt enkel mails die van je eigen login-email komen (of van een adres dat je als afzender hebt ingesteld).

Je inbox-adres heeft de vorm <jouw-slug>@inbox.starfishr.com en staat in je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel") → sectie "Starfishr Inbox". Controleer dat het adres dat je gebruikte exact overeenkomt met je slug. Daarna leest Starfishr de mail uit en maakt er een aanvraag van, die op je Aanvragen-pagina verschijnt.

Hoe krijg ik een eigen contactformulier?

Elke artiest krijgt gratis een eigen contactformulier. Zet het aan bij "Formulier" in de zijbalk, deel de link of zet het op je eigen site, en elke inzending verschijnt op je Aanvragen-pagina.

Je vindt dezelfde sectie ook terug in je instellingen, onder "Contactformulier". De klant vult naam, datum, locatie en een bericht in, en jij zet de aanvraag om tot een boeking, bewerkt of verwijdert ze zoals je dat met een aanvraag uit je inbox doet. Je kiest zelf welke vragen je stelt: zet standaardvelden aan of uit en voeg eigen vragen toe, met onderaan een voorbeeld van wat de bezoeker ziet. Wil je het formulier op je eigen website, kopieer dan de code op diezelfde pagina en plak ze in een pagina van je site, of bezorg ze aan je websitebeheerder. Een aanvraag via je formulier kost geen credits.

Waar vind ik de inzendingen van mijn contactformulier terug?

Op je Aanvragen-pagina staat de tab "Contactformulier". Daar staat elke inzending chronologisch, met de letterlijke antwoorden van de bezoeker en de status van de aanvraag die eruit ontstond.

Klik een rij open om alle antwoorden te lezen, ook op je eigen vragen. De inzending blijft altijd bewaard, ook als je de aanvraag later verwijdert. Zo kan je altijd terugvinden wat een klant precies invulde, hoe je je boekingenlijst ook opruimt.

Hoe stuur ik een aanvraag door naar een collega?

Open de boeking of de aanvraag, kies "Doorsturen", vink één of meer ontvangers aan en verstuur. Een aanvraag uit je formulier, je inbox of die je zelf noteerde stuur je zo door zonder ze eerst om te zetten. Wie ze krijgt, heeft daarna de boeking.

In het venster staan je ontvangers in drie groepen: "Mijn lijsten", "Mijn groepen" en "Individuele connecties", met een zoekveld zodra je er veel hebt. Een persoonlijk bericht meegeven mag. Ontvangers zien enkel de gegevens van het evenement (datum, tijdstip, locatie). De klantgegevens krijgt enkel wie je kiest. "Doorsturen" staat onderaan het paneel van de boeking of de aanvraag. Wie interesse toont, verschijnt bij jou, en jij kiest wie de gig uiteindelijk krijgt. Wat je doorstuurde volg je op de pagina waar het vandaan komt: een aanvraag op Aanvragen → tab Doorgestuurd, een boeking op Boekingen → tab Doorgestuurd. Daar trek je het doorsturen in of voeg je een artiest toe. Tot de overdracht blijft de boeking in je lijst staan, met het label Doorgestuurd.

Hoe vraag ik een review na een optreden?

Zodra een gig voorbij is, open je de boeking op je Boekingen-pagina en kies je in het menu rechtsonder "Vraag een review". De klant krijgt een mail waarmee die je in één klik kan beoordelen.

De keuze verschijnt pas na de datum van het optreden, en enkel wanneer er een e-mailadres van de klant bekend is. Speelde je als lid van een band of collectief, dan gaat de review naar die groep en zie je de keuze niet op je eigen boeking. Wil je dat de klant je beoordeling ook op Google zet, plak dan je Google-reviewlink in Instellingen (zie het profielhoofdstuk over reviews).

Ik ben als leverancier toegevoegd aan een klantportaal, wat zie ik van de anderen?

Als leverancier in een klantportaal zie je het event (datum, locatie, de dagplanning), het "Team van de dag" en je eigen briefing. Je ziet nooit de offertes, facturen of privé-briefings van andere leveranciers.

De contactgegevens van de andere teamleden worden wel gedeeld, zodat jullie de dag op elkaar kunnen afstemmen. Wil je je eigen e-mail of telefoon voor de andere leveranciers verbergen, zet dan "Verberg mijn contactgegevens voor de andere leveranciers" aan op jouw rij in het portaal. De klant en de organisator die het event beheren, zien je gegevens altijd. De facturatiegegevens van de klant (adres, btw) zie je nooit.