Aanvragen & boekingen

Alles rond je aanvragen en optredens. Je leert waar de grens ligt tussen Aanvragen en Boekingen, wat anderen daarvan te zien krijgen, hoe je op een aanvraag reageert en een tegenvoorstel doet. Daarnaast noteer je zelf een aanvraag, voeg je boekingen toe of maak je er een uit een doorgestuurde e-mail, stuur je een aanvraag door en vraag je een review na een gig.

Wat staat er op Aanvragen en wat op Boekingen?

Je eigen beslissing is de grens. Alles waar je nog geen ja op zei staat op Aanvragen: voorstellen van organisaties, doorgestuurde leads, uitnodigingen en aanvragen via je contactformulier of je Starfishr Inbox. Boekingen houdt wat je aangenomen hebt.

Je vindt beide in de zijbalk, Aanvragen boven Boekingen. Een voorstel schuift naar Boekingen zodra jij het aanvaardt, ook al moet de organisator zijn event nog rondmaken. Een aanvraag uit je formulier of je inbox schuift mee op het moment dat je ze bevestigt of in optie zet. Boekingen die je zelf toevoegt of importeert staan er meteen op. Afgeronde en afgewezen aanvragen blijven terugvindbaar op Aanvragen, zodat je altijd kan nakijken wat er met een aanvraag gebeurd is.

Wat zien anderen van mijn aanvragen en boekingen?

Een aanvraag waar je nog niets mee deed blokkeert je agenda niet. Een voorstel dat je nog niet beantwoordde toont als Aangevraagd, wat je aanvaardde als In optie, en zodra de organisator zijn event rondmaakt als Bezet.

Er zijn vier woorden, van los naar vast:

Vrij: er staat niets in de weg. Aanvragen via je contactformulier en mails uit je Starfishr Inbox vallen hieronder, ook als er al een datum bij staat.
Aangevraagd: er loopt een aanvraag op die datum en er is niets vastgelegd. Dat is enkel informatie en houdt niets tegen, ook geen tweede aanvraag voor dezelfde dag. Een aanvraag die je zelf noteerde met een echte datum toont ook zo.
In optie: je aanvaardde, maar de organisator moet zijn event nog rondmaken. Je kan die dag nog aanvragen krijgen, maar er kan geen tweede aanvraag voor die dag aanvaard worden.
Bezet: de dag ligt vast.

Wie deze woorden te zien krijgt, hangt af van je zichtbaarheidsniveau (zie het hoofdstuk over je agenda). Op Privé ziet niemand ze. De titel van een boeking blijft altijd verborgen voor iedereen behalve jou en de organisatie die de boeking maakte.

Wat doe ik met een aanvraag uit mijn formulier of mijn inbox?

Ze komt bij je andere aanvragen te staan en blokkeert je agenda niet. Jij kiest wat ermee gebeurt: bevestigen, in optie zetten, doorsturen of verwijderen. Pas wanneer je bevestigt of in optie zet, telt de datum mee voor je beschikbaarheid.

Klik de rij open en je krijgt hetzelfde zijpaneel als bij een boeking, met de gegevens die de klant invulde. Met "Bewerken" vul je aan of verbeter je wat er staat. "Bevestigen" maakt er een boeking van waarvan de datum bezet is. "In optie zetten" maakt er een boeking van waarvan de datum aanvraagbaar blijft. In het menu rechtsonder vind je "Doorsturen" en "Verwijderen". Zolang je niets doet, ziet niemand iets van de aanvraag en blijft de dag vrij.

Wat doe ik met een aanvraag zonder datum?

Die staat er met "Datum onbekend". Bevestigen en in optie zetten kan pas wanneer er een datum in staat, dus open de aanvraag, klik op "Bewerken" en vul de datum in zodra je ze weet.

Boven de knoppen staat waarom ze uit staan. Doorsturen kan ook niet zonder datum, want je connecties kunnen dan niet nakijken of ze vrij zijn. Zo'n aanvraag blokkeert niets, telt niet mee voor je beschikbaarheid en is voor niemand anders zichtbaar. Komt er niets van, dan verwijder je ze.

Wat is een voorstel van een organisatie?

Wil een agency of organisatie je boeken, dan stuurt ze een voorstel met datum, fee en briefing. Je krijgt een melding en ziet het op je Aanvragen-pagina, waar je kan aanvaarden, een tegenvoorstel doen of afwijzen.

Zolang er nog onderhandeld wordt, blokkeert een voorstel je agenda niet: je kan gerust andere boekingen aannemen of op meerdere voorstellen tegelijk verder praten. Aanvaard je, dan verhuist het voorstel naar je Boekingen en staat de datum in optie tot de organisator zijn event rondmaakt.

Wat betekent het label Lead op een aanvraag?

Dat de organisator het event zelf nog niet binnen heeft. Je beslist dus over een gig die nog kan wegvallen.

Het label staat in het zijpaneel naast de status, met de zin "De aanvraag zit bij de organisator nog in de leadfase." Aanvaard je, dan staat de datum in optie tot de organisator zijn event rondmaakt. Wie de eindklant is, zie je niet. Haalt de organisator het event binnen, dan verdwijnt het label.

Hoe reageer ik op een boekingsaanvraag?

Open in de zijbalk Aanvragen, blijf op de tab Ontvangen en klik de aanvraag aan. In het zijpaneel zie je de datum, de fee en de briefing en reageer je met "Aanvaarden", "Afwijzen" of "Reageer op aanvraag".

Met "Reageer op aanvraag" open je het gesprek waarin je een tegenvoorstel doet of een vraag stelt. Deed je al een tegenvoorstel, dan heet die knop "Open onderhandeling". Aanvaard je meteen, dan leg je de fee vast en verhuist de aanvraag naar je Boekingen, waar ze in optie staat tot de organisator zijn event rondmaakt. Wil je enkel de aanvragen zien die op jou wachten, klik dan op de statuspil "Actie vereist".

Hoe doe ik een tegenvoorstel of stuur ik een bericht?

In het onderhandelingsvenster tik je een ander bedrag in en stuur je dat als tegenvoorstel, of je stuurt gewoon een bericht met een vraag. De volledige geschiedenis van het gesprek blijft altijd zichtbaar.

Je opent dit venster met "Reageer op aanvraag" of "Open onderhandeling" op de aanvraag. Je praat er met de partij die je boekte (de organisatie of de agency). Zolang jullie het niet eens zijn, kan je blijven bijsturen. Ben je akkoord, dan aanvaard je vanuit hetzelfde venster.

Wat gebeurt er met mijn andere aanvragen als ik aanvaard?

Lopen er nog andere aanvragen op datzelfde moment, dan krijg je ze eerst te zien voor je aanvaardt. Je mag ze gerust laten staan: ze worden pas automatisch afgewezen op het moment dat de boeking bevestigd raakt.

Per aanvraag staat er wie ze stuurde, het tijdsvenster en het huidige voorstel. Wil je er meteen een sluiten, klik dan op "Wijs meteen af" bij die rij. Laat je ze staan, dan blijven ze lopen en kan je er gewoon verder over praten. Je akkoord wordt definitief zodra de boeking bevestigd is, tot dan kan je het nog intrekken.

Wanneer krijg ik als artiest meldingen over een boeking?

Je krijgt altijd de eerste uitnodiging wanneer een organisator je voor een lead voorstelt, zodat je kan beslissen. De verdere boekingsupdates (bevestigd, tijdstip of locatie gewijzigd, uren definitief) krijg je pas zodra je het voorstel aanvaard hebt.

Na aanvaarden verschijnt de boeking ook in je Boekingen en in je gekoppelde agenda. Of een boeking uiteindelijk doorgaat, hangt af van de klant, maar jij beslist of je speelt door te aanvaarden of te weigeren.

Wat betekent indicatief of definitief bij de uren?

De organisator kan bij de uren zetten hoe vast ze zijn. Staat er "indicatief", dan zijn het richturen en komen de echte nog. Staat er "definitief", dan zijn dat de uren van de dag zelf.

Je ziet het woord achter de uren op de boeking. Staat er niets, dan zei de organisator er niets over. Maakt hij indicatieve uren later definitief, dan krijg je daar een melding van. De datum zelf is in beide gevallen even hard, alleen de klok is nog voorlopig.

Ik ben via een agency geboekt, wie is mijn boekingspartij?

Word je via een agency of collectief geboekt, dan is die agency jouw boekingspartij. De aanvraag komt bij jou binnen als "van {agency}", en je onderhandelt en communiceert met de agency, niet met de oorspronkelijke organisator.

De naam van de oorspronkelijke organisator zie je niet in je aanvraag. Wil de agency je toch context geven over het event, dan doet ze dat via de titel of de briefing van de boeking, die de agency zelf beheert.

Mijn collectief nam een boeking aan, wat moet ik nog doen?

Koos de beheerder jou voor die gig, dan staat er op je Aanvragen-pagina een rij die op jou wacht. Open ze en klik op "Bevestigen" of op "Niet beschikbaar".

Het paneel toont de datum, de uren en de fee die je groep afsprak, met de zin "Wacht op je bevestiging." Over die fee onderhandel je niet, dat deed de beheerder al. Wil je eerst iets vragen, gebruik dan de knop met de naam van je groep om een bericht te sturen. Zolang je niet bevestigt, staat de gig op je Aanvragen en niet op je Boekingen, en blijft de datum in optie.

Wie van de band speelt er mee op een gig?

Aanvaardt je band een boeking, dan kiest de beheerder de bezetting: wie er die dag effectief speelt. Enkel de gekozen leden krijgen de boeking in hun agenda en een melding. Wie niet gekozen is, blijft die dag gewoon vrij.

Op de boeking staat het blok "Bezetting" met iedereen die meespeelt. Een lid dat zich afmeldde blijft er doorstreept staan met "heeft zich afgemeld", zodat de beheerder ziet wie er wegviel. Koos de beheerder nog geen bezetting, dan ligt ze nog niet vast: zolang telt de hele vaste bezetting mee voor de beschikbaarheid van de band en staat de boeking enkel in de agenda van de beheerder. De fee is er één voor de hele band als act, er wordt niets per lid verdeeld.

Ik kan niet spelen op een gig van mijn band, wat doe ik?

Open de boeking en klik onderaan op "Afmelden". Je gaat van de bezetting af, de boeking zelf loopt gewoon door en de beheerders van je band krijgen meteen een melding. Een reden meegeven mag, maar hoeft niet.

De gig verdwijnt uit je Boekingen en uit je gekoppelde agenda, en die datum staat weer vrij voor jou. De rest van de bezetting houdt de boeking gewoon. Alleen de beheerder kan de hele boeking afzeggen, dat is de knop "Boeking cancellen" en die zie je als lid niet. Je naam blijft doorstreept op de bezetting staan, zo weet je beheerder dat er iemand bij moet.

Hoe beheer ik de bezetting als bandbeheerder?

Bij het aanvaarden van een aanvraag kies je meteen wie speelt. Later pas je de bezetting aan met "Aanpassen" op de boeking. Vaste leden die vrij zijn staan standaard aangevinkt, optionele leden vink je zelf aan.

In het venster "Kies de bezetting" staat elk lid met zijn beschikbaarheid op die datum (Vrij, Aangevraagd, In optie of Bezet), de vrije leden bovenaan. Een vast lid weglaten mag, maar gebeurt nooit ongemerkt: die rij kleurt amber met het label "ontbreekt". Iedereen die je aanvinkt krijgt de boeking en een melding, wie je er later afhaalt krijgt er ook één. Kwam er een boeking binnen zonder dat er ooit een bezetting gekozen werd, dan krijg je daarvoor een melding en staat "Bezetting instellen" klaar op de boeking. Gaat de hele gig niet door, dan krijgt iedereen op de bezetting daar bericht van.

Hoe voeg ik zelf een boeking toe?

Op je Boekingen-pagina klik je op "+ Boeking" en vul je titel, datum, uren, locatie en fee in. Starfishr laat je meteen weten als je die dag al iets hebt staan, en of het qua tijd overlapt.

De datum staat al op vandaag, dus zet ze om naar de juiste dag. De uren geef je als starttijd plus duur, de eindtijd rekent Starfishr erbij (loopt ze over middernacht, dan staat er "volgende dag"). Onder Status kies je hoe zeker de boeking is: Bevestigd of In optie. Hoor je bij een band of collectief, dan kies je bovenaan bij "Boeking voor" of het om jezelf of om de groep gaat. Een boeking die je zelf toevoegt verschijnt in je gekoppelde agenda, net als elke andere boeking.

Hoe krijg ik een lijst optredens in één keer binnen?

Op je Boekingen-pagina staan rechtsboven, naast "+ Boeking", twee kleine knoppen: de pijl omhoog importeert een bestand met optredens, de pijl omlaag exporteert al je boekingen als csv.

Gebruik de import voor een oud overzicht dat je in één keer wil overzetten. De export geeft je je eigen boekingen mee in een bestand dat je in eender welk rekenblad opent. Beide knoppen tonen hun naam wanneer je de muis erop houdt.

Wat betekent In optie of Bevestigd op mijn eigen boeking?

Bij een boeking die je zelf toevoegt of uit een aanvraag maakt, kies je zelf hoe zeker ze is. Bevestigd maakt de datum bezet. In optie houdt de datum aanvraagbaar, maar er kan geen tweede boeking voor die dag aanvaard worden.

Je vindt de keuze in het venster "Nieuwe boeking" onder Status, met Bevestigd als standaard, en bij een aanvraag als de twee knoppen "Bevestigen" en "In optie zetten". Je kan altijd wisselen: open de boeking en kies in het menu rechtsonder "In optie zetten" of "Bevestigen". Bij een boeking die via een organisatie loopt kies je dit niet zelf. Daar volgt de status de organisator, In optie zolang die zijn event nog moet rondmaken en daarna Bezet.

Hoe noteer ik een aanvraag die telefonisch of via WhatsApp binnenkwam?

Klik op je Aanvragen-pagina op "+ Aanvraag" en noteer wat je weet: een titel, de klant en een datum als die al vastligt. De aanvraag komt bij je andere aanvragen te staan en groeit later uit tot een boeking.

Het venster is hetzelfde als bij "Nieuwe boeking". De datum mag leeg blijven, want een eerste gesprek gaat vaak nog over een periode in plaats van over een dag, en je kiest nog geen status: dat doe je pas wanneer je de aanvraag aanneemt. Staat er wel al een datum in, dan zien bookers die dag als Aangevraagd, wat niets tegenhoudt. Wordt de aanvraag concreet, dan bevestig je ze of zet je ze in optie, precies zoals een aanvraag uit je formulier. Komt er niets van, dan verwijder je ze.

Hoe maak ik een boeking uit een e-mail?

Stuur een klant-mail door naar je persoonlijke Starfishr-inbox en Starfishr maakt er automatisch een aanvraag van, met datum, locatie en klant al ingevuld.

Je inbox-adres vind je in je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel") → sectie "Starfishr Inbox". De aanvraag verschijnt op je Aanvragen-pagina en blokkeert je agenda niet. Kijk ze na en klik op "Bevestigen" of "In optie zetten" om er een boeking van te maken. Stuur enkel door vanaf je eigen login-email (of een adres dat je als afzender hebt ingesteld), anders herkent Starfishr de mail niet. Op de gratis tier heb je een maandlimiet voor deze analyses, je profiel toont hoeveel je er nog over hebt.

Mijn e-mail kwam niet aan in mijn Starfishr-inbox

Kwam een doorgestuurde mail niet aan als aanvraag, check dan vanaf welk adres je verstuurde. Starfishr verwerkt enkel mails die van je eigen login-email komen (of van een adres dat je als afzender hebt ingesteld).

Je inbox-adres heeft de vorm <jouw-slug>@inbox.starfishr.com en staat in je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel") → sectie "Starfishr Inbox". Controleer dat het adres dat je gebruikte exact overeenkomt met je slug. Daarna leest Starfishr de mail uit en maakt er een aanvraag van, die op je Aanvragen-pagina verschijnt.

Hoe krijg ik een eigen contactformulier?

Elke artiest krijgt gratis een eigen contactformulier. Zet het aan bij "Formulier" in de zijbalk, deel de link of zet het op je eigen site, en elke inzending verschijnt op je Aanvragen-pagina.

Je vindt dezelfde sectie ook terug in je instellingen, onder "Contactformulier". De klant vult naam, datum, locatie en een bericht in, en jij bevestigt, zet in optie, bewerkt of verwijdert de aanvraag zoals je dat met een aanvraag uit je inbox doet. Je kiest zelf welke vragen je stelt: zet standaardvelden aan of uit en voeg eigen vragen toe, met onderaan een voorbeeld van wat de bezoeker ziet. Wil je het formulier op je eigen website, kopieer dan de code op diezelfde pagina en plak ze in een pagina van je site, of bezorg ze aan je websitebeheerder. Aanvragen via je formulier tellen niet mee voor je maandelijkse analyselimiet.

Waar vind ik de inzendingen van mijn contactformulier terug?

Op je Aanvragen-pagina staat de tab "Contactformulier". Daar staat elke inzending chronologisch, met de letterlijke antwoorden van de bezoeker en de status van de aanvraag die eruit ontstond.

Klik een rij open om alle antwoorden te lezen, ook op je eigen vragen. De inzending blijft altijd bewaard, ook als je de aanvraag later verwijdert. Zo kan je altijd terugvinden wat een klant precies invulde, hoe je je boekingenlijst ook opruimt.

Hoe stuur ik een aanvraag door naar een collega?

Open de aanvraag of de boeking, kies "Doorsturen", vink één of meer ontvangers aan en verstuur.

In het venster staan je ontvangers in drie groepen: "Mijn lijsten", "Mijn groepen" en "Individuele connecties", met een zoekveld zodra je er veel hebt. Een persoonlijk bericht meegeven mag. Bij een boeking staat "Doorsturen" onderaan het paneel, bij een aanvraag uit je formulier of je inbox in het menu rechtsonder. Wie interesse toont, verschijnt bij jou, en jij kiest wie de gig uiteindelijk krijgt. De opvolging van wat je doorstuurde volg je op je Aanvragen-pagina → tab Verstuurd.

Hoe vraag ik een review na een optreden?

Zodra een gig voorbij is, open je de boeking op je Boekingen-pagina en kies je in het menu rechtsonder "Vraag een review". De klant krijgt een mail waarmee die je in één klik kan beoordelen.

De keuze verschijnt pas na de datum van het optreden, en enkel wanneer er een e-mailadres van de klant bekend is. Speelde je als lid van een band of collectief, dan gaat de review naar die groep en zie je de keuze niet op je eigen boeking. Wil je dat de klant je beoordeling ook op Google zet, plak dan je Google-reviewlink in Instellingen (zie het profielhoofdstuk over reviews).

Ik ben als leverancier toegevoegd aan een klantportaal, wat zie ik van de anderen?

Als leverancier in een klantportaal zie je het event (datum, locatie, de dagplanning), het "Team van de dag" en je eigen briefing. Je ziet nooit de offertes, facturen of privé-briefings van andere leveranciers.

De contactgegevens van de andere teamleden worden wel gedeeld, zodat jullie de dag op elkaar kunnen afstemmen. Wil je je eigen e-mail of telefoon voor de andere leveranciers verbergen, zet dan "Verberg mijn contactgegevens voor de andere leveranciers" aan op jouw rij in het portaal. De klant en de organisator die het event beheren, zien je gegevens altijd. De facturatiegegevens van de klant (adres, btw) zie je nooit.