Agenda & beschikbaarheid

In het venster "Periode blokkeren" staan de start- en einddatum al ingevuld en voeg je optioneel een reden toe (privé, vakantie, andere boeking). Op een tablet of telefoon tik je eerst de startdatum en dan de einddatum. Geblokkeerde dagen krijgen de kleur uit de legende boven de kalender. Organisaties zien je op zo'n dag als bezet, de reden zien ze niet (tenzij je "Toon titels van je eigen items" aanzet). Een blok verwijderen doe je door op de dag te klikken en in het venster op "Verwijderen" te klikken. Aanpassen kan niet: verwijder het blok en maak een nieuw.

In weekweergave staat er een rij "Toon:" met de zeven dagen. Klik een dag weg om hem te verbergen, of gebruik "Alle" en "Do-Zo" als snelkeuze. Handig als je vooral in het weekend speelt. Onder de knoppenbalk staat de legende: Starfishr-boekingen, manuele boekingen, geblokkeerde dagen, je gekoppelde externe agenda's (per naam) en, als je die aanzette, lopende aanvragen.

Per boeking lees je de titel, het uur, de organisatie, de locatie en de fee. Staat er "indicatief" naast de uren, dan zijn ze nog niet definitief vastgelegd door wie je boekte. Bij een boeking van een organisatie klik je door met "Bekijk boeking". Bij een boeking die je zelf toevoegde staan "Bewerken" en "Verwijderen". Bij een geblokkeerde dag staat "Verwijderen".

Events uit je gekoppelde agenda worden nooit vanzelf een boeking: ze blokkeren enkel je beschikbaarheid. Zo wordt een tandartsafspraak geen optreden. Maak je er wel een boeking van, dan blijft je oorspronkelijke agenda-event van jou: verwijder je de boeking later in Starfishr, dan blijft het event in je eigen agenda staan.

Gebruik een app-specifiek wachtwoord, niet je gewone wachtwoord. Genereer er één op appleid.apple.com. Onder het veld staat een link naar de uitleg van Apple. Klik daarna op "Test verbinding". Lukt de verbinding, dan kies je welke agenda je koppelt, geef je er optioneel een label aan en klik je op "Koppelen". Starfishr synchroniseert beide kanten op: events uit je iCloud blokkeren je beschikbaarheid in Starfishr, en bevestigde Starfishr-boekingen worden naar je iCloud gepusht.

Je wordt doorgestuurd naar de autorisatie-pagina van Google. Daarna kies je een agenda uit je lijst, geef je er optioneel een label aan en klik je op "Koppelen". Werkt verder hetzelfde als iCloud: events blokkeren je beschikbaarheid en boekingen worden teruggepusht naar je Google-agenda.

• Lees beschikbaarheid: events uit die agenda blokkeren je beschikbaarheid in Starfishr.
• Sync boekingen: Starfishr zet je boekingen en geblokkeerde dagen in die agenda. Dat kan maar bij één koppeling tegelijk, dus zet je het hier aan, dan gaat het bij de andere uit.
• Prive agenda: organisaties zien enkel dat een datum bezet is, nooit de details van je events.

Een groen bolletje naast de naam betekent dat de verbinding werkt. Is er iets mis, dan lees je de melding eronder. Met "Bestaande boekingen synchroniseren" duw je je huidige boekingen in één keer naar die agenda. Ontkoppelen doe je met het icoontje rechtsboven de koppeling.

Zo zijn ze beter leesbaar in je gekoppelde Google- of iCloud-agenda. Starfishr houdt je exacte uren intern bij voor je beschikbaarheid, het is dus enkel een weergavekeuze. Je kan op elk moment terugschakelen naar events met start- en einduur.

Je hebt vier formaten: Alleen titel ("Wedding"), [Status] titel ("[Geboekt] Wedding"), Titel [status] ("Wedding [Geboekt]") of Status in beschrijving (de titel blijft ongewijzigd en de status staat in de beschrijving van het event). Wijzig je een instelling, klik dan op "Synchroniseren" onderaan de Agenda-instellingen om je externe agenda bij te werken. Dat past de nieuwe titels toe op je aankomende boekingen (oude of voorbije boekingen blijven ongewijzigd).

Lopende aanvragen (voorstellen waarover nog onderhandeld wordt) verschijnen dan als voorlopige events in je gekoppelde agenda, en met een stippellijn op je Starfishr-agenda. Zet je het weer uit, dan verdwijnen die events. Net als bij het titelformaat pas je dit toe via de knop "Synchroniseren".

Je instellingen (titelformaat, hele-dag events, aanvragen-keuze) worden meteen bewaard, maar het effectief bijwerken van je externe agenda gebeurt bewust via deze knop, zodat snelle opeenvolgende wijzigingen geen overbodige synchronisaties veroorzaken. Tijdens het werken zie je een voortgangsbalk, en achteraf lees je hoeveel events gecontroleerd en aangepast zijn. Stopt de synchronisatie halverwege, dan blijft wat al bijgewerkt is staan en ga je met "Probeer opnieuw" verder waar het stopte.

Stuurt een melding (bel plus e-mail):

• Tijdstip of startuur gewijzigd, "Tijdstip gewijzigd".
• Locatie of venue gewijzigd, "Locatie gewijzigd".
• Boeking verloren of geannuleerd, met verwijdering uit je gekoppelde agenda.
• Zodra een deal op geboekt komt te staan, eenmalig "Boeking bevestigd" (een mijlpaal die één keer vuurt, bij de overgang naar geboekt).

Zonder melding (je portaal en agenda worden wel bijgewerkt):

• Titel gewijzigd.
• Tussenliggende statuswijzigingen (bijvoorbeeld gecontacteerd, meeting, offerte verzonden).

Meldingen vallen onder de categorie "Boekingen & aanvragen" in je notificatie-instellingen, daar kies je zelf of je ze in de app of per e-mail krijgt.

De organisator kan de datum van een boeking niet zomaar wijzigen zolang jij eraan gekoppeld bent. Voor een nieuwe datum word je eerst losgekoppeld en opnieuw geboekt. Zo blijven je beschikbaarheid en je gekoppelde agenda correct.

Kies je niveau op je artiestenprofiel (zijbalk → "Mijn profiel") → sectie "Zichtbaarheid instellingen":

• Privé (standaard): niemand ziet wanneer je geboekt bent. Ook je eigen collectief of agency niet. Alle voorstellen komen gewoon binnen, jij beslist per geval.
• Gekoppelde organisaties: de organisaties waar je aan gekoppeld bent (de agency op wiens roster je staat, of je collectief) zien of je vrij of bezet bent, zodat ze je kunnen inplannen. Niemand anders.
• Organisaties & connecties: je gekoppelde organisaties én je netwerkconnecties zien je vrij of bezet.
• Openbaar: iedereen ziet je vrij of bezet. Let op: op Openbaar worden voorstellen voor een datum waarop je al geboekt bent automatisch geblokkeerd. Bij de andere niveaus kan iemand altijd nog een voorstel sturen, ook als je die dag bezet lijkt.

Handig om te weten: vanuit het standpunt van een organisatie in een CRM zijn "Gekoppelde organisaties" en "Organisaties & connecties" identiek (een organisatie moet sowieso aan je gekoppeld zijn om je te zien). Het verschil telt enkel artiest-tot-artiest: een netwerkconnectie die ook artiest is, ziet je vrij of bezet pas op het niveau "Organisaties & connecties".

Er zijn twee losse assen. Ten eerste, vrij of bezet (of je die dag beschikbaar bent) wordt bepaald door je zichtbaarheidsniveau. Ten tweede, de details van een boeking (de titel, wat het precies is) worden bepaald door wie de boeking gemaakt heeft. Iedereen behalve de makende organisatie ziet enkel "Bezet", op elk niveau, ook op Openbaar. Zo kan een agency op wiens roster je staat dus wel zien dat je op 12 juli bezet bent, maar niet dat het een privéfeest is dat je via een andere organisatie speelt.

Een organisatie kan haar eigen inzage in je vrij of bezet ook doorgeven aan een partner waarmee ze samenwerkt, bijvoorbeeld een zaal of traiteur die aanvragen doorstuurt. Die partner ziet dan precies hetzelfde als de organisatie.

Het principe: de titel of reden van je eigen items (dagen die je zelf blokkeerde, gesynchroniseerde externe agenda-items, en boekingen die je zelf zonder organisatie maakte) is standaard verborgen voor iedereen behalve jou. Zet je de schakelaar aan, dan zien de partijen die al inzage hebben in je beschikbaarheid ook de titel of reden van die eigen items. Twee dingen blijven altijd gelden: de schakelaar verbreedt je publiek nooit (wie volgens je zichtbaarheidsniveau al niets van je ziet, ziet ook met de schakelaar aan niets), en de details van een boeking die een organisatie zelf maakte blijven altijd verborgen voor anderen (alleen jij en de makende organisatie zien die titel). De schakelaar gaat enkel over jouw eigen items. Je vindt hem in de sectie "Zichtbaarheid instellingen" van je artiestenprofiel.

Op de beschikbaarheidsagenda van je organisatie sta je dan als "niet gedeeld", en zij zien enkel de boekingen die ze zélf voor jou maakten (die hebben ze nodig om je niet dubbel te boeken). Wil je dat je collectief of agency je kan inplannen, kies dan "Gekoppelde organisaties". Dan wordt enkel je vrij of bezet gedeeld met de organisaties waar je aan gekoppeld bent, nooit de details van een boeking. Je beschikbaarheid wordt bij een echte overlap sowieso altijd gecontroleerd op het moment van boeken (met een neutrale melding), dus Privé maakt je niet dubbel-boekbaar.