Facturen & betaling

Factureren, boeken en betalingen opvolgen.

Hoe maak ik een factuur?

Een factuur maak je op de deal, meestal nadat de klant de offerte getekend heeft. Klik op de plusknop bij de sectie Facturen.

Je kan een factuur op twee manieren aanmaken:

Handmatig: open de deal en klik "Nieuwe factuur" bij de Facturen-sectie. De artikellijnen sluiten aan bij de getekende offerte.
Automatisch: voor voorbije geboekte deals maakt Starfishr dagelijks concept-facturen aan. Dit staat standaard aan en is per organisatie uit te schakelen in de instellingen.

Een concept-factuur heeft nog geen factuurnummer en kan je nog vrij aanpassen. Ze wordt in de Facturen-lijst met een accent getoond zodat je ziet dat ze nog niet definitief is.

Wat betekent een factuur "boeken"?

Boeken maakt je concept-factuur definitief: op dat moment krijgt ze haar opeenvolgend factuurnummer en de gestructureerde mededeling (OGM). Vanaf dan liggen de fiscale gegevens vast.

De regel in het kort: Boeken bevriest de fiscale feiten (het nummer en de OGM), Versturen bevriest het document (de exacte PDF die naar de klant gaat). Zolang een factuur nog niet verstuurd is, blijft een beschrijvende titel meelopen met de deal, dus als je de deal hernoemt, past de titel op de nog-niet-verzonden factuur zich aan. Een reeds verstuurde factuur wordt nooit meer aangepast. Dit respecteert de Belgische regel van opeenvolgende, onveranderlijke nummering.

Hoe verstuur ik een factuur (e-mail of Peppol)?

In het verzendscherm kies je de methode: per e-mail met PDF-bijlage, via Peppol (het officiële e-invoicing-netwerk voor B2B), of allebei tegelijk.

Voor een bedrijf controleert Starfishr automatisch of het op het Peppol-netwerk bereikbaar is en stelt dan Peppol voor als de conforme weg. Je kan bij een Peppol-verzending ook een PDF-kopie meesturen per e-mail (dat staat standaard aan en wordt per browser onthouden). Bij het versturen worden de algemene voorwaarden als extra pagina toegevoegd, samen met de EPC QR-code en de gestructureerde mededeling. Een boekhoudkopie naar je vaste boekhoudadres wordt automatisch meegestuurd wanneer je dat ingesteld hebt.

Wat betekent de Peppol-bezorgstatus?

Een Peppol-factuur toont een leverstatus: Verzonden (onderweg), Bezorgd (aangekomen bij de ontvanger) of Mislukt (er is een probleem). Zo weet je of je e-factuur echt aankwam.

De status verschijnt als een pill op de factuur en werkt automatisch bij zodra het netwerk bevestigt. Op de deallijst zie je hetzelfde signaal terug in de financiële chip van de dealrij: € Verstuurd (onderweg of niet-Peppol), groen € Bezorgd (bij de ontvanger aangekomen) of rood € Peppol mislukt (actie nodig, opnieuw versturen). Bij "Mislukt" open je de factuur voor de details en verstuur je opnieuw.

Hoe betaalt mijn klant makkelijk?

Elke factuur bevat een EPC QR-code die je klant met de bank-app scant, plus een gestructureerde mededeling. De betaalgegevens vullen zich vanzelf in.

De QR-code werkt met de Belgische bank-apps (KBC, Belfius, ING, en andere). De gestructureerde mededeling (OGM, in het formaat +++XXX/XXXX/XXXXX+++) is uniek per factuur en zorgt dat binnenkomende betalingen automatisch aan de juiste factuur gekoppeld worden. Zowel de QR-code als de OGM staan op de PDF en op de online factuurpagina.

Hoe markeer ik een factuur als betaald?

Open de factuur en kies "Betaald". Je kan meteen een bedankmail naar de klant sturen: die staat standaard aan en is nog aanpasbaar voor je verstuurt.

In het venster staat de schakelaar "Stuur bedankmail naar klant" (standaard aan) met een voorgevulde tekst uit je bedanktemplate, die je nog kan bewerken. Wil je geen mail, dan zet je de schakelaar uit en heet de knop gewoon "Markeer als Betaald" in plaats van "Markeer Betaald & Verstuur". Zodra de factuur betaald is, komt de deal op afgerond te staan.

Krijgt een betaalde factuur een "betaald"-stempel?

Ja. Zodra een factuur betaald is, krijgt de gedownloade PDF een zachtgroene "BETAALD"-stempel diagonaal over elke pagina. Handig als je klant een kopie van een afgehandelde factuur ontvangt.

De stempel verschijnt automatisch op elke betaalde factuur, zowel op de kopie die de klant kan downloaden als op de PDF die jij vanuit de CRM ophaalt. Een creditnota of een nog-onbetaalde factuur krijgt nooit een stempel. Het is puur een geruststellend visueel merkteken, de inhoud van de factuur blijft onveranderd.

Hoe stuur ik een betalingsherinnering?

Op een verzonden factuur vind je de actie "Herinnering". De mail is voorgevuld vanuit je herinneringstemplate en je past ze aan voor je verstuurt.

Elke verstuurde herinnering wordt gelogd in de Geschiedenis van de factuur, met datum en of ze handmatig of automatisch verstuurd is. Naast de handmatige knop is er een automatische variant: die staat standaard uit en zet je per organisatie aan via Instellingen, Facturen (met het aantal dagen na de vervaldatum en het interval). Automatische herinneringen mailen alleen klanten van organisaties die deze optie bewust ingeschakeld hebben.

Hoe maak ik een creditnota?

Voor een correctie op een verzonden factuur maak je een creditnota. Open de factuur, klik "Creditnota", vul de (wettelijk verplichte) reden in en kies de artikelen.

Je kan een volledige creditnota maken (alle artikelen) of een gedeeltelijke (selecteer de artikelen die je crediteert). De creditnota krijgt een eigen opeenvolgend nummer, verwijst naar de originele factuur, en kan nadien niet meer gewijzigd worden. De originele factuur wordt automatisch als "gecrediteerd" gemarkeerd. Dit is de juiste weg voor een correctie: eerdere facturen zelf verwijderen mag niet omdat de Belgische wet opeenvolgende nummering vereist.

Kan ik een voorschot factureren?

Ja. Bij het aanmaken kies je het type Voorschot: een aanbetaling als percentage van het totaal of als vast bedrag. De eindfactuur volgt later voor het restbedrag.

De types zijn Voorschot (aanbetaling), Eindfactuur (restbedrag na een voorschot) en Volledig (de hele factuur zonder voorschot). Heeft een deal al een voorschotfactuur, dan bied je nadien alleen nog een eindfactuur of een extra voorschot aan. De BTW wordt correct verdeeld over de voorschot- en eindfactuur.