Facturen & betaling

Je kan een factuur op twee manieren aanmaken:

• Handmatig: open de deal en klik op de plusknop bij de Facturen-sectie. De artikellijnen sluiten aan bij de getekende offerte.
• Automatisch: voor voorbije geboekte deals maakt Starfishr dagelijks concept-facturen aan. Dit staat standaard aan en is per organisatie uit te schakelen in de instellingen.

Een concept-factuur heeft nog geen factuurnummer en kan je nog vrij aanpassen, ook rechtstreeks in het zijpaneel met "Bewerken" bij de artikelen. Ze staat als "Concept" in de Facturen-lijst, en op de dealrij verschijnt de chip "€ Concept" tot ze geboekt is.

Elke stap heeft zijn eigen knop onderaan het zijpaneel: op een concept is dat "Boeken", op een geboekte factuur "Versturen", en op een verzonden factuur "Betaald". De rest van de acties (opnieuw versturen, herinnering, creditnota, verwijderen) staat in het "…"-menu ernaast. Aanpassen kan enkel zolang de factuur concept is. Een geboekte factuur die je toch niet wil versturen, laat je staan of verwijder je als ze de laatste genummerde is. Een verzonden factuur corrigeer je met een creditnota. Zette je een factuur per ongeluk op betaald, dan staat "Markeer als onbetaald" in het "…"-menu.

De regel in het kort: Boeken bevriest de fiscale feiten (het nummer en de OGM), Versturen bevriest het document (de exacte PDF die naar de klant gaat). Zolang een factuur nog niet verstuurd is, blijft een beschrijvende titel meelopen met de deal, dus als je de deal hernoemt, past de titel op de nog-niet-verzonden factuur zich aan. Een reeds verstuurde factuur wordt nooit meer aangepast. Dit respecteert de Belgische regel van opeenvolgende, onveranderlijke nummering.

Je vindt de termijn per klant op het contact- of bedrijfsformulier, handig voor wie standaard 30 dagen krijgt terwijl je huisregel 14 dagen is. Op de factuur zelf staat het aantal dagen bij "Betaaltermijn". Is de vervaldatum voorbij en is er niets betaald, dan verschijnt de factuur als "Vervallen", in de lijst en in de chip op de dealrij. Vanaf dat moment kan je herinneringen sturen.

Voor een bedrijf controleert Starfishr automatisch of het op het Peppol-netwerk bereikbaar is en stelt dan Peppol voor als de conforme weg. Je kan bij een Peppol-verzending ook een PDF-kopie meesturen per e-mail (dat staat standaard aan en wordt per browser onthouden). Bij het versturen worden de algemene voorwaarden als extra pagina toegevoegd, samen met de EPC QR-code en de gestructureerde mededeling. Vulde je in Instellingen een boekhoudadres in, dan krijgt je boekhouder een kopie van elke factuur en creditnota, ook bij een zuivere Peppol-verzending, en nooit twee keer dezelfde.

De status staat op de factuur en werkt automatisch bij zodra het netwerk bevestigt. Op de deallijst zie je hetzelfde signaal terug in de financiële chip van de dealrij: € Verstuurd (onderweg of niet-Peppol), groen € Bezorgd (bij de ontvanger aangekomen) of rood € Peppol mislukt (actie nodig, opnieuw versturen). Bij "Peppol mislukt" open je de factuur voor de details en verstuur je opnieuw.

De QR-code werkt met de Belgische bank-apps (KBC, Belfius, ING, en andere). De gestructureerde mededeling (OGM, in het formaat +++XXX/XXXX/XXXXX+++) is uniek per factuur en zorgt dat binnenkomende betalingen automatisch aan de juiste factuur gekoppeld worden. Zowel de QR-code als de OGM staan op de PDF en op de online factuurpagina.

In het venster vul je de betaaldatum en de betalingsmethode in (overschrijving, cash, domiciliëring, Payconiq, kredietkaart, Bancontact of andere). Daaronder staat de schakelaar "Stuur bedankmail naar klant" (standaard aan) met een voorgevulde tekst uit je bedanktemplate, die je nog kan bewerken. Wil je geen mail, dan zet je de schakelaar uit en heet de knop gewoon "Markeer als betaald" in plaats van "Markeer betaald en verstuur". Zodra alle facturen van de deal betaald zijn, komt de deal op afgerond te staan.

De stempel verschijnt automatisch op elke betaalde factuur, zowel op de kopie die de klant kan downloaden als op de PDF die jij vanuit de CRM ophaalt. Een creditnota of een nog-onbetaalde factuur krijgt nooit een stempel. Het is een visueel merkteken, de inhoud van de factuur blijft onveranderd.

Elke verstuurde herinnering wordt gelogd in de Geschiedenis van de factuur, met datum en of ze handmatig of automatisch verstuurd is. Je mag een ander e-mailadres kiezen of intypen, en dan volgt de aanspreking die nieuwe ontvanger. Staat er op het contact of bedrijf "geen betalingsherinneringen", of bouncede een eerdere mail naar dat adres, dan waarschuwt het venster je: automatische herinneringen worden voor die klant overgeslagen, handmatig versturen kan nog altijd. Naast de handmatige knop is er een automatische variant: die staat standaard uit en zet je per organisatie aan via Instellingen → Facturen, met het aantal dagen na de vervaldatum, het interval en het maximum aantal herinneringen.

Je kan een volledige creditnota maken (alle artikelen) of een gedeeltelijke (zet het vinkje "Volledige creditnota" uit en selecteer de artikelen die je crediteert). De creditnota krijgt een eigen opeenvolgend nummer, verwijst naar de originele factuur, en kan nadien niet meer gewijzigd worden. De originele factuur wordt automatisch als "gecrediteerd" gemarkeerd. Dit is de juiste weg voor een correctie: eerdere facturen zelf verwijderen mag niet omdat de Belgische wet opeenvolgende nummering vereist.

De types zijn Voorschot (aanbetaling), Eindfactuur (restbedrag na een voorschot) en Volledig (de hele factuur zonder voorschot). Heeft een deal al een voorschotfactuur, dan bied je nadien alleen nog een eindfactuur of een extra voorschot aan. De BTW wordt correct verdeeld over de voorschot- en eindfactuur. Zolang een deel betaald is en een deel niet, draagt de dealrij de chip "€ Deels betaald".

Per type (offerte, factuur, creditnota) zie je het volgende nummer in het echte formaat, met de schakelaar "Reset naar 1 per boekjaar". Zet je die aan, dan begint de reeks opnieuw bij 1 voor het nieuwe jaar, wat gebruikelijk is wanneer het jaartal in je nummer zit. Zet je ze uit, dan telt de reeks gewoon door. Je kan het startnummer ook zelf intypen, bijvoorbeeld wanneer je een deel van het jaar buiten Starfishr factureerde. Klik "Bevestigen" en je nummering ligt vast voor dat boekjaar.

Dezelfde lijst bevat ook Deals, Contacten, Bedrijven, Offertes en Offerteregels. De regel-exports dragen per rij het nummer, de datum en de status van het document waar ze bij horen, plus de korting en het BTW-tarief zoals ze op dat moment op het document stonden, dus ze zijn meteen bruikbaar voor je boekhouding of een eigen analyse. Exporteren kan enkel wie beheerder is.