Offertes

Offertes maken, versturen en opvolgen.

Hoe maak ik een offerte?

Open de deal en klik op de plusknop bij de sectie Offertes. Je vult de artikellijnen aan, controleert de bedragen en de BTW, en verstuurt.

Stappen: 1. Open een deal en klik "Nieuwe offerte" (de plusknop bij de Offertes-sectie). 2. Voeg artikelen toe uit je Artikelen-database of typ vrije lijnen. De slimme BTW-regels worden automatisch toegepast. 3. Pas prijzen en aantallen aan waar nodig. 4. Bekijk de PDF-preview. 5. Verstuur de offerte naar de klant.

Een nieuwe offerte is meteen voorgevuld met een introtekst en je standaard artikellijnen (zie het blok hieronder), zodat je zelden bij een leeg scherm start.

Waarom bevat mijn nieuwe offerte al een introtekst en artikellijnen?

Een nieuwe offerte is bij het aanmaken al voorgevuld: de introtekst in de taal van de klant en je standaard artikellijnen met actuele prijzen en BTW. Je hoeft niet bij nul te beginnen.

De introtekst komt van je standaard "Offerte introductie" template, in de taal van de klant, met de variabelen al ingevuld. Is er geen standaard gemarkeerd, dan wordt het eerste actieve intro-template gebruikt. De artikellijnen komen van het "Offerte inhoud" template dat je als Standaard gemarkeerd hebt in Instellingen, Templates, Inhoud. Die lijnen krijgen de actuele artikelprijzen en BTW. Zonder standaard inhoud-template start de offerte gewoon zonder lijnen. Dit gebeurt alleen bij een verse offerte: een vervangende offerte (revisie) neemt de tekst en lijnen van haar voorganger over en wordt nooit opnieuw voorgevuld. Je kan alles nog aanpassen of wissen voor je verstuurt.

Hoe tekent mijn klant de offerte online?

Je klant opent de offerte-link en tekent gewoon op computer, tablet of telefoon. Een handtekening tekenen is optioneel: naam invullen en akkoord aanvinken volstaat.

Bij het versturen krijgt de klant een persoonlijke offerte-link (die link zit ook in het klantportaal). Op die pagina ziet de klant het evenement, de details, de totalen en de geldigheidsdatum. Onderaan kiest de klant "Offerte goedkeuren" of "Offerte afwijzen". Bij goedkeuren vult de klant zijn naam in, tekent eventueel met muis of vinger, en vinkt "Gelezen en goedgekeurd" aan. Digitale handtekeningen zijn wettelijk erkend in België en de EU. Bij ondertekening worden naam, tijdstip en IP-adres vastgelegd. Daarna kan de klant een PDF-kopie van de getekende offerte downloaden.

Wat gebeurt er als ik een offerte aanvaard?

Zodra een offerte aanvaard wordt, gaat de deal automatisch naar "geboekt" en wordt de geboekte artiest verwittigd met een "Boeking bevestigd"-melding. De artiest weet meteen dat de boeking rond is.

Een offerte kan op twee manieren aanvaard worden: de klant tekent online via de offerte-link of het klantportaal, of je markeert ze zelf Aanvaard in het offerte-detailpaneel (handig als een klant gewoon per mail bevestigt). In beide gevallen, en of je nu aanvaardt vanuit de deal of vanuit de Offertes-pagina, gaat de deal naar "geboekt". Tegelijk krijg jij een "Deal gewonnen"-melding. Daarna is de logische volgorde: factuur boeken, versturen, en als betaald markeren zet de deal op afgerond.

Hoe stuur ik een herinnering voor een verzonden offerte?

Open de offerte en kies "Herinnering" in het "…"-menu. De mail is al voorgevuld vanuit je template en je kan alles nog aanpassen voor je verstuurt.

De actie staat op een offerte met status Verzonden, in het "…"-menu van het detailpaneel. Onderwerp en tekst komen uit je "Offerte herinnering" template en zijn bewerkbaar. De mail wordt gelogd in Verzonden en het offertepaneel toont hoeveel herinneringen er verstuurd zijn en wanneer de laatste uitging. Dit is de handmatige tegenhanger van de automatische offerteherinneringen (die zijn opt-in via Instellingen) en werkt hetzelfde als de handmatige factuurherinnering.

Hoe lang blijft mijn offerte geldig en wat gebeurt er daarna?

Elke offerte heeft een "Geldig tot"-datum. Loopt die af zonder dat de klant tekent, dan gaat de offerte automatisch naar de status "Verlopen".

De geldigheidsduur bepaal je in het offerteformulier (in dagen), en Starfishr toont de resulterende "Geldig tot"-datum. Die datum wordt afgetopt op de evenementdatum, zodat een offerte nooit langer geldig is dan tot het feest zelf. Het verlopen gebeurt automatisch en stuurt geen mail naar de klant. Het is omkeerbaar: een verlopen offerte kan je nog heropenen of vervangen door een nieuwe.

Hoe geef ik korting of toon ik een commissie op een offerte?

Een totaalkorting geef je als percentage of als vast bedrag, met de kleine toggle naast het kortingveld. Het label "Korting" is zelf een knop die je naar "Commissie" kan wisselen.

De berekening blijft identiek, enkel het woord verandert (handig wanneer de korting eigenlijk een partnercommissie is). Het gekozen woord verschijnt op het scherm, de PDF, de online offerte en de factuur. Kies percentage voor een relatieve korting, of vast bedrag voor een exact bedrag in euro.

In welke taal wordt mijn offerte opgesteld?

De offerte volgt de voorkeurstaal van je klant. Die stel je in op de contactpersoon of het bedrijf, en ze bepaalt welk intro-template en welke teksten gebruikt worden.

Het veld Voorkeurstaal vind je op het contact- en bedrijfsformulier. Op basis daarvan kiest Starfishr het juiste intro-template en resolvet de teksten in die taal bij het aanmaken van de offerte. Zet je de voorkeurstaal goed voor je de offerte maakt, dan is de introtekst meteen in de juiste taal ingevuld.

Hoe maak ik een aangepaste (vervangende) offerte?

Wil je een verzonden offerte herzien, dan maak je een vervangende offerte. De oude blijft zichtbaar met een discrete pill "Vervangen door {nummer}", zodat je in één oogopslag ziet welke versie bindend is.

Een vervangende offerte neemt de tekst en artikellijnen van haar voorganger over (ze wordt niet opnieuw voorgevuld), zodat je alleen aanpast wat moet veranderen. De nieuwe, actieve offerte draagt in haar paneel een subtiele terugverwijzing "Vervangt {nummer}". Er zijn geen opvallende banners: alleen de rustige pills tonen de keten. Zolang de vervanger niet getekend is, blijft de oorspronkelijke offerte de bindende versie.