Offertes

Stappen: 1. Open een deal en klik op de plusknop bij de Offertes-sectie. 2. Voeg artikelen toe uit je Artikelen-database of typ vrije lijnen. De slimme BTW-regels worden automatisch toegepast. 3. Pas prijzen en aantallen aan waar nodig. Per lijn kan je een korting zetten, en met "Sectie invoegen" tussen twee lijnen breek je een lange lijst op met een tussentitel. 4. Klik "Versturen". In dat venster download je de PDF om ze na te kijken, kies je het e-mailtemplate en pas je de begeleidende tekst aan. 5. Verstuur naar de klant.

Een nieuwe offerte is meteen voorgevuld met een introtekst en je standaard artikellijnen (zie het blok hieronder), zodat je zelden bij een leeg scherm start.

De introtekst komt van je standaard "Offerte introductie" template, in de taal van de klant, met de variabelen al ingevuld. Is er geen standaard gemarkeerd, dan wordt het eerste actieve intro-template gebruikt. De artikellijnen komen van het "Offerte inhoud" template dat je als Standaard gemarkeerd hebt in Instellingen → Templates → Inhoud. Die lijnen krijgen de actuele artikelprijzen en BTW. Zonder standaard inhoud-template start de offerte gewoon zonder lijnen. Noemde je in je lead-mail al een prijs, dan neemt de offerte die over in plaats van de standaardprijs: bovenaan staat de balk "Gecommuniceerde prijzen" met wat je de klant beloofde, en het prijsveld van zo'n lijn staat op een zachte amberkleur tot je zelf een ander bedrag typt. Dit gebeurt alleen bij een verse offerte: een vervangende offerte (revisie) neemt de tekst en lijnen van haar voorganger over en wordt nooit opnieuw voorgevuld. Je kan alles nog aanpassen of wissen voor je verstuurt.

Bij het versturen krijgt de klant een persoonlijke offerte-link (die link zit ook in het klantportaal). Op die pagina ziet de klant het evenement, de details, de totalen en de geldigheidsdatum. Onderaan blijft een balk meelopen met "Offerte goedkeuren" en "Offerte afwijzen", ook op een lang document. Bij goedkeuren vult de klant zijn naam in, tekent eventueel met muis of vinger, mag hij een opmerking achterlaten, en klikt hij "Bevestigen". Digitale handtekeningen zijn wettelijk erkend in België en de EU. Bij ondertekening worden naam, tijdstip en IP-adres vastgelegd. Daarna kan de klant een PDF-kopie van de getekende offerte downloaden.

Het venster is al ingevuld met de juiste ontvanger, een onderwerp dat naar deze offerte verwijst, en de vraag van je klant eronder geciteerd, zodat je alleen nog je antwoord hoeft te typen. De mail wordt gelogd in Verzonden, net als elke andere mail vanuit Starfishr, en je ziet er de afleverstatus van. "Beantwoorden" verschijnt enkel wanneer er een e-mailadres bekend is om naar te antwoorden. Wijst je klant de offerte af, dan lees je zijn reden op dezelfde plaats, in het blok Afwijzing.

Een offerte kan op twee manieren aanvaard worden: de klant tekent online via de offerte-link of het klantportaal, of je markeert ze zelf Aanvaard in het offerte-detailpaneel, bijvoorbeeld wanneer een klant per mail bevestigt. In beide gevallen, en of je nu aanvaardt vanuit de deal of vanuit de Offertes-pagina, gaat de deal naar "geboekt". Tegelijk krijg jij een "Deal gewonnen"-melding. Daarna is de logische volgorde: factuur boeken, versturen, en als betaald markeren zet de deal op afgerond.

De actie staat op een offerte met status "Verzonden", in het "…"-menu van het detailpaneel. Onderwerp en tekst komen uit je "Offerte herinnering" template en zijn bewerkbaar. De mail wordt gelogd in Verzonden en het offertepaneel toont hoeveel herinneringen er verstuurd zijn en wanneer de laatste uitging. Dit is de handmatige tegenhanger van de automatische offerteherinneringen (die zijn opt-in via Instellingen) en werkt hetzelfde als de handmatige factuurherinnering.

De geldigheidsduur bepaal je in het offerteformulier (in dagen), en Starfishr toont de resulterende "Geldig tot"-datum. Die datum wordt afgetopt op de evenementdatum, zodat een offerte nooit langer geldig is dan tot het feest zelf. Het verlopen gebeurt automatisch en stuurt geen mail naar de klant. Het is omkeerbaar: een verlopen offerte kan je nog heropenen of vervangen door een nieuwe.

De berekening blijft identiek, enkel het woord verandert (handig wanneer de korting eigenlijk een partnercommissie is). Het gekozen woord verschijnt op het scherm, de PDF, de online offerte en de factuur. Kies percentage voor een relatieve korting, of vast bedrag voor een exact bedrag in euro. Wil je maar één lijn goedkoper maken, gebruik dan het kortingveld op die lijn zelf, dat ook percentage of vast bedrag aanvaardt. De totalen tonen daaronder altijd het nettobedrag na korting.

Het veld Voorkeurstaal vind je op het contact- en bedrijfsformulier. Op basis daarvan kiest Starfishr het juiste intro-template en resolvet de teksten in die taal bij het aanmaken van de offerte. Zet je de voorkeurstaal goed voor je de offerte maakt, dan is de introtekst meteen in de juiste taal ingevuld. Ontbreekt er een vertaling, bijvoorbeeld van je algemene voorwaarden, dan waarschuwt het verzendvenster je welk onderdeel in een andere taal zal staan.

Op een aanvaarde offerte heet de knop onderaan "Vervangen". Een vervangende offerte neemt de tekst en artikellijnen van haar voorganger over (ze wordt niet opnieuw voorgevuld), zodat je alleen aanpast wat moet veranderen. De nieuwe, actieve offerte draagt in haar paneel een subtiele terugverwijzing "Vervangt {nummer}". Er zijn geen opvallende banners: alleen de rustige pills tonen de keten. Zolang de vervanger niet getekend is, blijft de oorspronkelijke offerte de bindende versie.

Elke artikellijn telt mee volgens zijn soort. Artistieke lijnen (zoals een DJ set) tellen aan de artistieke kant, uitrustingslijnen (zoals licht en geluid) aan de uitrustingskant. Is het artistieke deel minstens even groot, dan staat de hele bundel op 6%. Weegt de uitrusting strikt meer, dan gaat de hele bundel naar 21%. Lijnen met een vast tarief (0, 6, 12 of 21%) doen niet mee aan die afweging en houden gewoon hun tarief. Vervoer telt nooit mee in de afweging en neemt het winnende tarief over. Dit werkt op offertes en facturen op dezelfde manier. Staan er toch verschillende percentages op één document, dan vraagt Starfishr bij het opslaan of je het zo bedoelt. Twijfel je over een specifiek geval, leg het dan voor aan je boekhouder.

Artistiek betekent dat de lijn meetelt aan de artistieke kant en het artistieke tarief krijgt, bijvoorbeeld een gastmuzikant. Uitrusting betekent dat de lijn meetelt aan de uitrustingskant en de uitkomst volgt, bijvoorbeeld een extra lichtset. Volgt de bundel betekent dat de lijn niet meeweegt maar het winnende tarief overneemt, bijvoorbeeld vervoer of parkeerkosten. De keuze maak je in het BTW-kolommetje van de lijn, waar de drie woorden boven de vaste percentages staan. Een nieuw getypte lijn begint op een vast tarief van 21%: meetellen in de afweging is altijd jouw eigen keuze, en een vast percentage kiezen is de weg terug. Een lijn die uit een artikel komt, houdt het soort van dat artikel en staat hier vast. Hetzelfde geldt in het artikelbeheer, waar een bewaard artikel elk van deze soorten kan dragen. Twijfel je wat fiscaal juist is voor jouw situatie, vraag het dan aan je boekhouder.