Deals & pipeline

Je pijplijn beheren, van deal tot geboekt.

Welke statussen doorloopt een deal?

Een deal doorloopt de pijplijn van Nieuw naar Gecontacteerd, Meeting gepland, Offerte verzonden, Geboekt en Afgerond. Verloren en Geannuleerd zijn de eindstatussen voor deals die niet doorgaan.

Veel overgangen gebeuren vanzelf op de sleutelmomenten: een offerte versturen zet de deal op Offerte verzonden, de klant die tekent zet hem op Geboekt, en een betaalde factuur maakt hem Afgerond. Je kan een status ook altijd handmatig aanpassen. Verloren gebruik je wanneer de klant niet met je in zee gaat, Geannuleerd wanneer een boeking alsnog wordt afgelast.

Wat is het verschil tussen de Pipeline- en de Lijstweergave?

Met de knoppen Pipeline en Lijst wissel je tussen een bord met kolommen per status en een tabel met sorteerbare kolommen. Je keuze wordt onthouden.

Op het Pipeline-bord staat elke actieve status als kolom (Nieuw tot Afgerond) en versleep je een deal naar een andere kolom om de status te wijzigen. Helemaal rechts staat de kolom "Andere" met het aantal geannuleerde en verloren deals. In de Lijstweergave kies je zelf welke kolommen je ziet via de kolomkiezer, en filter je op status met de pillen bovenaan.

Hoe wijs ik een artiest toe aan een deal?

Klik op de plusknop bij de sectie Artiesten op de deal. Je voegt een artiest direct toe of publiceert een aanvraag waar meerdere artiesten op reageren. Starfishr toont meteen of de artiest beschikbaar is op de eventdatum.

Je kiest uit vier methodes: "Direct toevoegen" (je weet al wie je wil boeken), "Open bieding" (artiesten bieden zelf mee met hun fee), "Vaste fee aanvraag" (jij stelt een fee voor aan meerdere artiesten en kiest de winnaar) of "Spoedaanvraag" (voor een event op korte termijn). Bij het toevoegen zie je de beschikbaarheid in kleur: groen is beschikbaar, amber betekent een lopend voorstel op die datum (je kan wel nog een voorstel sturen), rood is een bevestigde boeking of blokkade, en grijs betekent dat de artiest zijn beschikbaarheid privé houdt. Vul je een fee in, dan vertrekt meteen een voorstel naar de artiest.

Hoe markeer ik een deal als verloren of geannuleerd?

Wijzig de status van de deal naar Verloren of Geannuleerd. Je kan een reden en een notitie meegeven voor je rapporten. Er vertrekt daarbij nooit automatisch een mail naar de klant.

Bij de statuswijziging opent het venster "Markeren als Verloren" (of Geannuleerd) waarin je een reden kiest, de redenen zelf beheer je in Instellingen. Starfishr ruimt daarna netjes op: openstaande offertes op de deal worden afgesloten zodat er geen herinneringen meer voor vertrekken, gekoppelde artiesten met een bevestigde boeking krijgen een melding en hun agenda komt weer vrij, en het klantportaal van de deal wordt gearchiveerd. Zet je de status later terug, dan wordt het portaal ook weer geopend.

Wat betekent de financiële chip op een dealrij?

De chip met het euroteken toont in één oogopslag waar de deal financieel staat, van "€ Te factureren" tot "€ Betaald". Zo zie je zonder de deal te openen of er actie nodig is.

De mogelijke chips: "€ Te factureren" (het event is voorbij maar er is nog geen factuur), "€ Te versturen" (er staat een geboekte factuur klaar), "€ Verstuurd" (factuur bij de klant), "€ Bezorgd" (groen, de Peppol-factuur is bevestigd aangekomen), "€ Peppol mislukt" (rood, de e-factuur raakte niet ter plaatse, actie nodig), "€ Vervallen" (rood, de vervaldatum is voorbij), "€ Deels betaald" en "€ Betaald" (groen). De chip volgt altijd de belangrijkste toestand: betaald of vervallen gaat voor op de bezorgstatus.

Wat is het verschil tussen Notities, Activiteiten en Geschiedenis op een deal?

Notities zijn de vaste notitievelden van de deal. Activiteiten is je werklijst met meetings, taken, gesprekken en losse notities. Geschiedenis is het automatische logboek van alles wat er met de deal gebeurde.

In Notities staat de algemene notitie van de deal, plus een gele "Interne notitie" die enkel voor je team is. In Activiteiten plan en registreer je het echte werk via de plusknop, gegroepeerd in Registreren, Communiceren en Plannen. Geschiedenis vult zichzelf: statuswijzigingen, verstuurde documenten en andere gebeurtenissen verschijnen er automatisch, met filters om snel iets terug te vinden. Onderaan zie je wanneer de deal aangemaakt en laatst gewijzigd is.

Hoe koppel ik een e-mail aan een deal?

Open de deal en klik "E-mail koppelen". De e-mailkiezer opent met bovenaan de sectie "Voorgesteld · van deze klant", zodat je de juiste mail meteen ziet. Eén klik en de mail staat op de deal.

Dit werkt ook vanuit een contact, bedrijf of lead. Onder de voorgestelde mails staat de rest van je inbox, nieuwste eerst, met een datum-bewust zoekveld. Een al gekoppelde mail is gemarkeerd. Je kan ook omgekeerd werken: open een inkomende mail in de E-mail-sectie en koppel van daaruit. Starfishr zoekt dan automatisch matchende deals, contacten en bedrijven op basis van de e-mailadressen.

Waar vind ik de acties in een detail-zijpaneel?

Elk zijpaneel volgt dezelfde logica. De voettekst handelt op het record zelf, met als primaire knop de volgende stap in de levenscyclus. De body handelt rond het record, met de activiteiten-composer.

De primaire knop verandert mee met de status (bij een offerte: Versturen, daarna Aanvaard, daarna Maak vervangende offerte). Ernaast staat "Bewerken" en een "…"-menu met de zeldzame, destructieve of herhaal-acties (Verwijderen, Herinnering, Verstuur opnieuw). In de body van een deal, contact of bedrijf staat de composer, gegroepeerd in Registreren (notitie), Communiceren (e-mail, WhatsApp) en Plannen (meeting, videocall, taak). Zoek je een actie? Kijk eerst in de voettekst of in het "…"-menu.