Deals & pipeline

Veel overgangen gebeuren vanzelf op de sleutelmomenten: een offerte versturen zet de deal op "Offerte verzonden", de klant die tekent zet hem op "Geboekt", en een betaalde factuur maakt hem "Afgerond". Je kan een status ook altijd handmatig aanpassen. "Verloren" gebruik je wanneer de klant niet met je in zee gaat, "Geannuleerd" wanneer een boeking alsnog wordt afgelast.

Op het bord staat elke actieve status als kolom ("Nieuw" tot "Afgerond") en versleep je een deal naar een andere kolom om de status te wijzigen. Helemaal rechts staat de kolom "Andere" met het aantal geannuleerde en verloren deals. In de tabel kies je met het kolom-icoon zelf welke kolommen je ziet. In beide weergaves filter je bovenaan op status met de pillen, en achter "Filters" staan Type, Doorverwijzer, Merk, Artiest, Locatie, Fee status, Datum event en Status gewijzigd, met Accountmanager erbij als je beheerder bent. Per filter mag je meerdere waarden aanvinken, je ziet hoeveel deals elke waarde oplevert, en "Wissen" zet alles weer open.

Van dringend naar rustig: een rij met "Artiest geannuleerd" vraagt een vervanger, want een bevestigde artiest meldde zich af of wees de boeking af. Een rij met "Wacht op antwoord" staat al meer dan drie dagen stil op een bevestiging die maar niet komt, dus daar bel je iemand op. Daaronder staat de rij waar jij aan zet bent, bijvoorbeeld een aanvraag met reacties waaruit je nog moet kiezen, en de rij waar je op de andere partij wacht. Een verloren of geannuleerde deal krijgt nooit een streep. De leadlijst spreekt dezelfde taal. In het zijpaneel draagt elke artiestenrij dezelfde streep, voor die ene artiest.

Je kiest uit vier methodes: "Direct toevoegen" (je weet al wie je wil boeken), "Open bieding" (artiesten bieden zelf mee met hun fee), "Vaste fee aanvraag" (jij stelt een fee voor aan meerdere artiesten en kiest de winnaar) of "Spoedaanvraag" (die verschijnt pas wanneer het event vlakbij is). Bij "Direct toevoegen" zoek je op twee tabbladen: "Mijn netwerk" toont je eigen gekoppelde artiesten, roster en groepen, "Alle artiesten" doorzoekt het hele platform. Elke rij draagt haar beschikbaarheid voor deze datum: "Beschikbaar", "Aangevraagd" (er loopt een vraag, je kan gerust nog een voorstel sturen), "Onder voorbehoud" (iemand anders houdt de datum zacht vast) of "Bezet". Houdt de artiest zijn agenda privé, dan staat er "Privé" en weet je het niet. Met de schakelaar erboven verberg je wie niet vrij is. Vul je een fee in, dan vertrekt meteen een voorstel naar de artiest. Een collectief of agency mag je meermaals op dezelfde deal zetten, telkens met een ander lid, een band of een solo-artiest krijgt één plaats.

Een nieuwe lead of deal start met je eigen act als artiest. Als solo-artiest sta je er zelf op als eigen boeking, een collectief of agency staat er zelf op met het optredend lid nog te kiezen. Noemt een geplakte tekst een lid van je collectief of een artiest van je roster, dan staat die meteen op de rij.

Uren zijn indicatief tot je ze op "Definitief" zet, en een boeking mag op indicatieve uren blijven staan. Zet je "Definitief", dan krijgt de artiest daar een melding van, met zes seconden "Ongedaan maken" voor het geval je ernaast klikte. Het label zegt alleen iets over de klok: de boeking zelf en de geblokkeerde datum blijven even hard.

De reden is verplicht en telt minstens vijf tekens, want de artiest leest ze. Na het annuleren zoek je een vervanger via dezelfde plusknop bij Artiesten. Werk je met een agency en wil je een andere uitvoerder, kies dan "Andere artiest vragen": de agency krijgt de vraag en wijst zelf iemand nieuw toe, terwijl de agency op de deal blijft staan. Een artiest die je gewoon verkeerd toevoegde haal je weg met het prullenbak-icoon, dat trekt een lopend voorstel in zonder annulatiebericht.

Bij de statuswijziging opent het venster "Markeren als Verloren" (of Geannuleerd) waarin je een reden kiest. Je ziet enkel de redenen die bij dat moment horen, want per reden geef je in Instellingen aan of ze bij een verloren deal hoort, bij een geannuleerde deal of bij beide. Markeer je een reden daar als zichtbaar voor de klant, dan kan die ze zelf kiezen bij het afwijzen van een offerte. Gaf je klant zo een reden op, dan staat die al ingevuld wanneer je de deal later als verloren markeert. Starfishr ruimt daarna op: openstaande offertes op de deal worden afgesloten zodat er geen herinneringen meer voor vertrekken, gekoppelde artiesten met een bevestigde boeking krijgen een melding en hun agenda komt weer vrij, en het klantportaal van de deal wordt gearchiveerd. Zet je de status later terug, dan wordt het portaal ook weer geopend.

Verloren en Geannuleerd zijn statussen: de deal blijft in je CRM staan, je geeft er een reden bij en die redenen worden apart bijgehouden in je rapporten, zodat verloren pitches en afgelaste boekingen nooit in dezelfde hoop belanden. Verwijderen is geen status maar opruimen: er wordt geen reden gevraagd en de deal verdwijnt uit je lijsten, samen met haar offertes, dealactiviteiten en concept-facturen. Verstuurde facturen blijven wel gewoon staan, want dat zijn boekhoudkundige documenten. Voor je bevestigt somt het venster op wat er meegaat en wat blijft. Haal je de deal terug uit de Prullenbak, dan komt alles wat mee verhuisde er ook weer bij. In geen van de drie gevallen vertrekt er automatisch een bericht naar de klant.

Ook de rest volgt automatisch: lopende voorstellen worden ingetrokken, doorgestuurde leads en open aanvragen worden geannuleerd met een bericht voor wie erop reageerde, en de boeking blijft bij de artiest zichtbaar als geannuleerd in plaats van gewoon te verdwijnen. Boekte je een band, dan krijgt iedereen op de bezetting het bericht, niet enkel de bandbeheerder. Boekte je via een agency, dan loopt het bericht via die agency. Was de deal al verloren of geannuleerd en verwijder je ze later, dan krijgt niemand een tweede melding.

De mogelijke chips: "€ Te factureren" (het event is voorbij maar er is nog geen factuur), "€ Concept" (er staat een conceptfactuur die nog geboekt moet worden), "€ Te versturen" (er staat een geboekte factuur klaar), "€ Verstuurd" (factuur bij de klant), "€ Bezorgd" (groen, de Peppol-factuur is bevestigd aangekomen), "€ Peppol mislukt" (rood, de e-factuur raakte niet ter plaatse, actie nodig), "€ Vervallen" (rood, de vervaldatum is voorbij), "€ Deels betaald" en "€ Betaald" (groen). De chip volgt altijd de belangrijkste toestand: betaald of vervallen gaat voor op de bezorgstatus. "€ Te factureren" verschijnt enkel op een geboekte deal met een afgesproken bedrag, dus een deal zonder offerte of met een offerte van €0 krijgt niets. Was er niets te factureren, zet de deal dan op "Afgerond" en de chip verdwijnt.

Je kiest zelf na hoeveel dagen (standaard 2). Er wordt gerekend vanaf de laatste meeting op de deal die doorging. Zonder zo'n meeting telt de dag waarop de deal werd aangemaakt, een no-show telt niet mee. Staat er nog een meeting gepland, dan wacht de rij tot na die meeting. Een klik op de rij opent de deal, het kruisje verbergt ze. Zodra de deal een offerte heeft of niet meer open is (geboekt, afgerond, verloren of geannuleerd), verdwijnt de rij vanzelf. Er gaat geen mail uit en de instelling staat standaard uit.

Klant, locatie en de offertes gaan mee. De offertes krijgen een nieuw nummer en staan klaar als concept, met de inhoud van de originele. Artiesten en facturen gaan niet mee, want die horen bij dat ene event. Stond er een doorverwijzer op de originele deal, dan verhuist die ook niet, dus zet je die opnieuw wanneer ze nodig is. De oorspronkelijke deal blijft onaangeroerd, met haar eigen offertelinks naar de klant.

Handig wanneer je een koppel of een groep aanspreekt: zet er "Sarah en Tom" en elke volgende mail op deze deal opent daarmee, ook de offerteherinnering en de bedankmail. Wijzig je de naam in een verzendvenster, dan wordt die daar mee bewaard voor de volgende keer. Op het klantenkaartje van de deal verschijnt de regel "Aanhef" enkel wanneer die naam afwijkt van de naam erboven. Dit gaat alleen over de aanspreking. Wie als geadresseerde op het document staat, bepaal je met het gekoppelde contact en bedrijf.

De kaart Notities heeft twee tabs, Notities en Bijlagen, en een plusknop om meteen te schrijven. Kwam de deal uit een aanvraag, dan staat het oorspronkelijke bericht van de klant bovenaan, met afzender en datum, zodat je het voor een telefoon nog eens kan lezen. Daaronder staan je eigen notities, nieuwste eerst, elk met wie ze schreef en wanneer. Klik er een aan om ze te lezen, aan te passen of te verwijderen, en markeer ze geel als je ze wil terugvinden in een lange lijst. In Activiteiten plan en registreer je het echte werk via de plusknop, gegroepeerd in Registreren, Communiceren en Plannen. Geschiedenis vult zichzelf: statuswijzigingen, verstuurde documenten en andere gebeurtenissen verschijnen er automatisch, met filters om snel iets terug te vinden. Onderaan zie je wanneer de deal aangemaakt en laatst gewijzigd is.

Elke bijlage toont wie ze opgeladen heeft en wanneer. Je bekijkt ze meteen in Starfishr, downloadt ze, hernoemt ze of verwijdert ze. Een stipje op de tab verklapt dat er iets in zit, zonder dat je hoeft te klikken. Bijlagen zijn intern: je klant ziet ze niet. Wat de klant wel moet krijgen, stuur je mee als bijlage bij een mail of deel je via het klantportaal.

Wie bij een deal kan, hangt af van de rol die je een teamlid gaf in Instellingen. Een beheerder ziet elke deal van je organisatie. Een gebruiker ziet de deals waar hij accountmanager van is, plus de deals waar nog geen accountmanager op staat. Alles wat onder een deal hangt volgt diezelfde regel: offertes, facturen, afspraken, activiteiten, bijlagen en notities. Kan iemand de deal niet openen, dan ziet hij ook de notities niet, en omgekeerd. Het klantportaal toont enkel wat je er zelf voor deelt, dus je notities blijven binnen je team.

Dit werkt ook vanuit een contact, bedrijf of lead. Onder de voorgestelde mails staat de rest van je inbox, nieuwste eerst, met een datum-bewust zoekveld. Een al gekoppelde mail is gemarkeerd. Je kan ook omgekeerd werken: open een inkomende mail in de sectie Inbox en koppel van daaruit. Starfishr zoekt dan automatisch matchende deals, contacten en bedrijven op basis van de e-mailadressen.

De primaire knop verandert mee met de status. Op een offerte lees je eerst "Versturen", daarna "Aanvaard", en op een aanvaarde offerte "Vervangen". Ernaast staat "Bewerken" en een "…"-menu met de zeldzame, destructieve of herhaal-acties, zoals "Verwijderen", "Herinnering" en "Opnieuw versturen". Op een deal is "Bewerken" de primaire knop, staat "Verwijderen" links apart, en vind je in het "…"-menu "Dupliceren" en "Markeer als verloren". In de body van een deal, contact of bedrijf staat de composer, gegroepeerd in Registreren (notitie, telefoongesprek, e-mail koppelen), Communiceren (e-mail versturen, WhatsApp) en Plannen (meeting, videocall waarbij de klant zelf een moment kiest, taak). Zoek je een actie? Kijk eerst in de voettekst of in het "…"-menu.

Bij Deals in het partnerpaneel staat één lijst met alle deals die de partner aanbracht, de nieuwste eerst. Per deal zie je de status van de deal zelf, zoals in je lijst met deals, en de commissie. Bij een afgeronde deal staat ernaast waar de commissie staat. "Te factureren" is commissie die je de partner nog verschuldigd bent. "Afgehandeld" is commissie die betaald of op een andere manier geregeld is. Een verloren of geannuleerde deal levert geen commissie op. Boven de lijst staan de bedragen van "Te factureren", "Verwacht" (de commissie op geboekte deals) en "Afgehandeld", over alle jaren. Daaronder kies je volgend jaar, dit jaar of "Eerder" voor alle jaren daarvoor, standaard dit jaar. Met de filters daaronder toon je alleen de deals met "Te factureren" of "Afgehandeld". In beide rijen kan je meerdere filters tegelijk aanzetten. Staat er in een rij niets aan, dan toont die rij alles. De commissie volgt het bedrag van de deal: verandert de offerte, dan verandert de commissie mee.

In het overzicht van de partner zie je drie bedragen. "Te factureren" is wat nog openstaat. "Verdiend" is de commissie op alle afgeronde deals, afgehandeld of niet. "Uitbetaald" is de som van de betalingen die je registreerde. Zo vergelijk je zelf wat verdiend en wat betaald is.

Betaal je een partner op een andere manier, met een vast lidgeld of via hun eigen facturatie, zet dan "Commissie per deal" uit bij de commissie-instellingen van die partner. Hun deals tellen dan mee in het aantal deals en de omzet, zonder commissie: de lijst toont hun deals met de status, zonder bedrag of woord voor de commissie. Zet je het weer aan, dan komt de commissie terug.

Werd een commissie op een andere manier geregeld, bijvoorbeeld met een korting op de offerte van de partner, klik dan "Afhandelen" op die deal. Die knop staat alleen bij deals met "Te factureren". Voor meerdere deals tegelijk klik je het selectie-icoon rechts boven de lijst, vink je de deals aan en klik je "Afhandelen" onderaan. Je kan er een korte notitie bij zetten, zoals "korting op de offerte". Die notitie ziet je partner naast het woord. Afhandelen kan alleen op verdiende commissie, dus op een afgeronde deal. De commissie van een geboekte deal handel je af zodra de deal afgerond is. Een afgehandelde deal blijft in de lijst staan, met "Afgehandeld" naast zijn status. Klik "Heropenen" op zo'n deal om de afhandeling te verwijderen: de commissie staat dan weer op wat de status van de deal zegt. Verwijder je een betaling, dan staan de deals die ze afhandelde weer op "Te factureren". Elke afhandeling staat in de geschiedenis van de deal. Deals van voor de startdatum van de commissie gelden als afgehandeld.

Een afgehandelde deal draagt het label "Afgehandeld", met je notitie erbij als je er een schreef, en telt niet meer mee in "Factureerbaar" of "Bevestigd". In het overzicht van zijn commissies kan je partner op "Afgehandeld" filteren. Deals van voor de startdatum van de commissie ziet hij niet, tenzij er nog commissie op openstaat. Staat "Commissie per deal" uit voor die partner, dan ziet hij zijn deals zonder enige commissie.