Elke aanvraag begint als lead. Je ziet hier hoe aanvragen binnenkomen via je website, hoe je een e-mail plakt of doorstuurt om er een lead van te maken, en hoe Starfishr de klantgegevens uit de tekst haalt. Daarna zet je een lead om naar een deal of wijs je hem af.
Zet je Starfishr-contactformulier op je website en elke aanvraag verschijnt meteen als lead in je CRM. Jij krijgt een melding, de klant een automatische bevestigingsmail.
De lead krijgt automatisch een duidelijke titel, en waar mogelijk worden ook het type event en de locatie uit de aanvraag herkend. In je CRM zie je de melding "Nieuwe aanvraag via website" en staat de lead klaar met de herkomst "Website".
Ja. Via Instellingen → Leads → Contactformulier bepaal je zelf welke vragen je stelt. Je zet standaardvelden aan of uit, herformuleert ze en voegt tot twintig eigen vragen toe: open tekst, een getal, een datum of een dropdown.
Klik op "Vraag toevoegen" en kies het type: één regel tekst, een tekstvak voor meerdere regels, een getal, een datum, een dropdown, radio buttons of checkboxes. Bij een dropdown en radio buttons geef je zelf de opties op. Checkboxes met opties laten de bezoeker meerdere antwoorden selecteren. Zonder opties is het één checkbox die de bezoeker aan of uit zet. Versleep de velden om de volgorde te veranderen. Naam en e-mailadres staan altijd aan.
Boven de vragen stel je de titel en de inleiding van je formulier in. Onderaan klap je "Voorbeeld" open om te zien wat de bezoeker te zien krijgt. De antwoorden van de bezoeker vind je terug op de lead zelf en in de tab Contactformulier.
Bij Instellingen → Leads → Contactformulier staat onderaan "Link naar je formulier". Klik daaronder "Op je website plaatsen" en je krijgt de embedcode die je in een pagina van je website plakt, of doorstuurt naar wie je website beheert.
Het formulier past zijn hoogte automatisch aan de pagina aan. Geen website, of zet je liever geen code op je site? Deel dan gewoon de link. Beide versies zijn hetzelfde formulier: elke aanvraag komt als lead in je CRM terecht, waar je ze ook invult.
Onder Weergave stem je het uiterlijk af op je site:
Onder "Link naar je privacybeleid" vul je het adres in waar het vinkje onderaan het formulier naar verwijst. Laat je dat leeg, dan verwijst het naar het privacybeleid van Starfishr. Met de schakelaar rechts van de titel zet je het hele formulier aan of uit.
Onder Leads → Contactformulier staat elke inzending chronologisch, met de letterlijke antwoorden van de bezoeker en de huidige status van wat ermee gebeurde.
Elke rij toont de datum, de naam en waar de aanvraag nu staat: nog een lead, al omgezet naar een deal, in de prullenbak of verwijderd. Klik een rij open om alle antwoorden te lezen. De inzending zelf blijft altijd bewaard, ook als je de lead later verwijdert. In het zijpaneel van de lead staan deze antwoorden onder "Antwoorden".
Ja. Klik op "Plak een aanvraag" op de Leads-pagina, plak de tekst (bijvoorbeeld een boekingsmail) en klik "Analyseer". Starfishr leest de klantgegevens, datum, locatie en het type event uit de tekst en zet een lead voor je klaar.
Plak je een e-mail, kopieer dan ook de regel met het adres van de afzender mee. Die staat vaak boven de mailtekst en levert meteen het juiste e-mailadres op de lead. Na de analyse zie je alle herkende velden (naam, e-mail, telefoon, eventdatum, type, locatie, aantal gasten) en kan je alles nog aanpassen voor je bevestigt met "Lead aanmaken". In je CRM staat er geen maandlimiet op deze analyses. Er geldt wel een uurgrens van twintig analyses voor je hele organisatie.
Je hebt een persoonlijk Starfishr-inboxadres. Stuur een klantmail door naar dat adres en hij verschijnt in de sectie Inbox van je CRM, klaar om te koppelen aan een deal of om er een lead van te maken.
In je CRM heeft dat adres de vorm naam.organisatie@inbox.starfishr.com. Het exacte adres vind je via het avatar-menu rechtsboven → Account → Mailbox. Stuur mails door vanaf je eigen gekende e-mailadres, mails van andere afzenders worden geweigerd om misbruik te voorkomen. Wat geweigerd werd, vind je terug onder Inbox → Geweigerd. Starfishr herkent automatisch de oorspronkelijke afzender uit de doorgestuurde mail, zodat de klant (en niet jijzelf) als afzender geregistreerd staat.
Je Starfishr-inbox aanvaardt enkel mails van afzenders die op je lijst staan. Komt er een mail van een ander adres, dan wordt hij geweigerd. Onder Inbox → Geweigerd zie je welke mails dat waren.
Elke rij toont wie de mail stuurde, het onderwerp, de reden en op welk adres de mail binnenkwam. Wil je die afzender voortaan wel binnenlaten, klik dan "Afzender toestaan" op die rij. Dat werkt voor je eigen mailbox: kwam de mail binnen op het adres van een collega, dan kan alleen die persoon de afzender toestaan. Een geweigerde mail zelf wordt niet bewaard, enkel het spoor ervan, dus openen kan je hem niet meer. Toestaan helpt voor de volgende mail van die afzender. Je volledige lijst van toegestane afzenders beheer je via het avatar-menu rechtsboven → Account → Mailbox.
Open de e-mail in de sectie Inbox en klik "Lead aanmaken". Starfishr vult het leadformulier voor je in met de klantgegevens, datum en locatie uit de mail. Jij controleert, past aan waar nodig en bevestigt.
De locatie wordt waar mogelijk herkend en voorgesteld, en je kan meteen ook de herkomst juist zetten (kanaal, doorverwezen door). De e-mail wordt automatisch aan de nieuwe lead gekoppeld, zodat je de originele aanvraag altijd terugvindt. Kan Starfishr geen klantgegevens uit de mail halen, dan vul je de velden gewoon handmatig aan. Hoort de mail bij iets wat al bestaat, gebruik dan "Koppelen" om ze aan een deal, contact of bedrijf te hangen.
In de sectie Inbox staat naast Inbox ook de tab Verzonden. Daar staat elke mail die vanuit je CRM vertrok, met achteraan of hij aankwam bij de klant.
Je zoekt op ontvanger of onderwerp en filtert op soort: offerte, factuur, herinnering, lead, videocall, portaaluitnodiging en zo verder. De leverstatus achter een mail is "Verzonden" (onderweg), "Afgeleverd" (aangekomen), "Gebounced" of "Mislukt" (niet aangekomen) of "Spam gemeld". Staat er Gebounced of Mislukt, controleer dan het e-mailadres van de klant en verstuur opnieuw. Klik een mail open om te lezen wat er precies verstuurd is.
Boven de lijst staan statuspillen met een teller, een zoekveld op naam, e-mail en locatie, en een filterknop voor bron en accountmanager. Daarnaast kies je zelf welke kolommen de lijst toont.
De pillen zijn Nieuw, Gecontacteerd, Verloren en Afgewezen, plus Omgezet zodra je omgezette leads hebt. Je kan er meerdere tegelijk aanzetten, en het getal ernaast telt binnen je andere filters mee. Dat geldt ook voor de filter Bron (website, email, artiestenportaal, partner, handmatig, boekingsaanvraag, evenement). De filter Accountmanager verschijnt enkel voor beheerders.
Met het schuifjes-icoon naast de filters kies je je kolommen en hun volgorde. Die keuze blijft bewaard voor de volgende keer. Blijft de lijst leeg, dan staat er onder de melding "Wis filters", en daarnaast een knopje per actieve filter zodat je er ook maar één kan loslaten.
Standaard de naam van de klant. Moet de aanhef anders zijn, bijvoorbeeld "Fries en Razieh" bij een koppel, dan vul je dat in bij Lead bewerken onder "Naam in email".
Het veld staat vlak onder de naam van de klant. Laat je het leeg, dan blijft de naam van de klant de aanhef. Vul je iets in, dan opent elke mail die je vanuit deze lead verstuurt met die aanhef. Op de lead zie je "Aanhef: ..." onder de naam staan, maar alleen wanneer die afwijkt van de naam erboven.
Zet je de lead om naar een deal, dan gaat de aanhef mee. Ook je offerte-introteksten en de mails bij je offertes en facturen gebruiken hem dan.
Open de lead en klik "Omzetten". Je bevestigt het contact, koppelt eventueel een bedrijf en de locatie, en de lead wordt een deal in je pijplijn. Artiesten wijs je daarna toe op de deal zelf.
Starfishr zoekt automatisch een bestaand contact op basis van het e-mailadres van de klant (herkenbaar aan het label "Gevonden"). Is er nog geen contact, dan maak je er met één klik een aan vanuit de gegevens van de lead. De locatie gaat mee naar de deal, ook als het een voorstel van Starfishr was (je krijgt dan de vraag om die te controleren). De lead zelf blijft bewaard met de vermelding "Omgezet naar deal" en een link naar de deal.
Kies "Afwijzen" in het menu van de lead. Je verstuurt een vriendelijke afwijzingsmail naar de klant en de lead krijgt de status "Afgewezen". Een reden invullen is optioneel maar handig voor je rapporten.
De mail wordt voorgevuld vanuit je "Lead afwijzing" template en je kan alles aanpassen voor je verstuurt. De knop heet "Versturen & afwijzen": pas nadat de mail vertrokken is, krijgt de lead de status "Afgewezen". Heeft de lead geen e-mailadres, dan opent het scherm nog altijd en kan je de tekst kopiëren, bijvoorbeeld voor WhatsApp. Je ziet enkel de redenen die bij een afwijzing horen, want per reden geef je in Instellingen aan of ze bij een afgewezen lead hoort, bij een verloren lead of bij beide. De reden en eventuele notities worden bij de lead bewaard, en in de geschiedenis zie je "Afgewezen via email" terug.