Aan de slag

De eerste stappen in Starfishr, van je allereerste login tot je eerste verstuurde offerte. Je vindt je weg in het menu en op je dashboard, brengt je bestaande klanten mee, stelt je organisatie en bedrijfsgegevens in, verstuurt een offerte ook zonder eigen template, en weet meteen waar je terechtkan als je een vraag hebt.

Hoe log ik in bij Starfishr?

Je logt in met Apple, Google of een magische link per e-mail. Je hoeft geen wachtwoord te onthouden.

Op de inlogpagina vul je je e-mailadres in en klik je "Verstuur link". De link komt in je mailbox terecht, is 1 uur geldig en werkt maar één keer. Liever met één klik: onder de scheidingslijn staan "Doorgaan met Apple" en "Doorgaan met Google". Gebruik het e-mailadres dat aan je account gekoppeld is. Heb je nog geen account, dan klik je onderaan op "Account aanmaken".

Wat staat er in het menu links?

Het menu links brengt je naar Dashboard, Inbox, Leads, Deals, Activiteiten, Relaties, Offertes, Facturen, Netwerk, Partners en Rapporten. Onderaan, apart gezet, staan Instellingen en Prullenbak.

Vier items bundelen meerdere lijsten in tabbladen:

Leads: je leads en de tab Contactformulier met alle inzendingen van je websiteformulier.
Activiteiten: meetings, taken en gesprekken in één agenda en lijst.
Relaties: personen en bedrijven.
Netwerk: connecties, beschikbaarheid, je roster of je leden, het profiel van je organisatie en je reviews.

Inbox is je eigen Starfishr-mailbox. Zie je een item niet staan, dan heb je er geen rechten voor. Die stel je per gebruiker in bij Instellingen → Gebruikers. De Prullenbak blijft altijd staan. Op een smal scherm klap je het menu open met de pijl linksboven.

Wat zie ik op mijn dashboard?

Je dashboard opent met acht cijfers over vandaag, daaronder "Actie vereist" met wat je best eerst oppakt, en verder je komende meetings, je komende events en de offertes die op een antwoord wachten.

Elk cijfer is klikbaar en brengt je naar de lijst erachter: nieuwe leads, actieve deals, openstaande offertes, events binnen 30 dagen, meetings binnen 7 dagen, openstaande taken, vervallen facturen en je omzet van deze maand.

Onder "Actie vereist" staan rijen zoals een vervallen taak, een onbetaalde factuur, een offerte die bijna verloopt, een conceptfactuur die nog geboekt moet worden en een voorbij event dat nog een factuur nodig heeft. Die laatste rij zegt ook welke stap open staat: factuur maken, bevestigen of versturen. Klik een rij om er meteen naartoe te gaan, of klik ze weg met het kruisje. Wat je wegklikt, blijft weg op dit toestel.

Onderaan staan "Snelle acties" voor een nieuwe deal, een nieuw contact, een nieuwe meeting of een nieuwe offerte.

Waar stel ik mijn organisatie en bedrijfsgegevens in?

Je organisatie, logo, merk en facturatiegegevens beheer je in Instellingen. Daar leg je alles vast wat op je offertes en facturen verschijnt.

Open Instellingen onderaan het menu links. De belangrijkste plekken om te starten:

Bedrijfsgegevens: naam, adres, BTW-nummer, IBAN en logo. Werk je onder verschillende namen, dan beheer je hier meerdere merken naast elkaar.
Facturatie: standaard betalingstermijn, factuurnummering en Peppol.
Offertes: de instellingen van je offertes en de tab Artikelen met je vaste diensten, prijzen en BTW-regels.
Templates: je e-mailteksten en je document-lay-outs.
Classificatie: je eigen tags, functies, event types en kanalen.

Deze gegevens vullen automatisch je documenten in, dus het loont om ze één keer goed in te stellen. Verder vind je hier Gebruikers, Data, Leads, Deals, Reviews, Notificaties en Abonnement.

Hoe breng ik mijn bestaande contacten en deals mee?

Via Instellingen → Data → "Nieuwe import" zet je je contacten, bedrijven en deals over uit je vorige CRM. Je sleept je Excel- of CSV-bestanden erin en controleert alles voor er iets wordt aangemaakt.

De kolommen van je bestand worden gelezen en je krijgt een toewijzing voorgesteld: welke kolom is de naam, welke de datum, welke het bedrag. Die kijk je na en pas je aan waar nodig. Blijft er iets onduidelijk, dan krijg je daar een paar vragen over. Daarna zie je een voorbeeld met hoeveel bedrijven, contacten, deals, leads en artikels er zullen bijkomen, en pas dan start de import.

Elke import blijft in de lijst "Eerdere imports" staan met een knop "Ongedaan maken". Ging er iets mis, dan draai je de hele batch terug en probeer je opnieuw.

Ik heb nog geen template, hoe verstuur ik toch mijn eerste offerte?

Voor de lay-out hoef je niets voor te bereiden: heb je nog geen documenttemplate, dan biedt het verzendscherm je met één klik het ingebouwde starter-template aan. Je bedrijfsgegevens vul je wel één keer in voor je je eerste offerte aanmaakt.

Open je eerste offerte-verzendscherm. Heb je nog geen documenttemplate (de DOCX-lay-out van de offerte), dan toont het verzendscherm een gele melding "Nog geen documenttemplate" met een knop "Gebruik dit template". Klik die en het ingebouwde starter-template wordt direct als jouw eigen template geactiveerd, zodat je meteen kan versturen. Wil je een eigen ontwerp, dan upload je dat later via Instellingen → Templates. Bestaande templates worden nooit overschreven.

Je bedrijfsgegevens zijn wel een voorwaarde. Zolang die niet ingevuld zijn kan Starfishr geen offertenummer toekennen en kan je de offerte niet aanmaken. Vul ze in via Instellingen → Bedrijfsgegevens. Naam en BTW-nummer volstaan om te starten. Adres, IBAN en BIC mag je voorlopig leeg laten, maar ze verschijnen wel op je document, dus vul je die aan voor je echt naar een klant verstuurt.

Waar komen de e-mailteksten van mijn offertes en facturen vandaan?

De eerste keer dat je een document verstuurt, staan de standaard e-mailteksten (offerte versturen, factuur versturen, ...) er al klaar voor je organisatie. Je hoeft niets vooraf op te stellen.

Bij het openen van je eerste verzendscherm voorziet Starfishr automatisch die standaard e-mailteksten, met een eenmalige melding. Elke tekst is een template dat je nadien kan aanpassen via Instellingen → Templates. Bestaande, zelf-aangepaste teksten worden nooit overschreven. Zo verstuur je meteen professioneel opgemaakte mails en verfijn je de toon later op je gemak.

Waar kan ik terecht met een vraag of probleem?

Bovenaan rechts staat een vraagteken dat dit helpcentrum opent in een nieuw tabblad. Heb je er geen antwoord gevonden, ga dan via het avatar-menu ernaast naar Support en stel je vraag met "Nieuw ticket".

Je ziet er ook de status en het antwoord op eerdere tickets. Stella (de ingebouwde assistent) escaleert daarnaast automatisch naar support wanneer ze een vraag niet zelf kan oplossen.