Templates & huisstijl

Je documenten en huisstijl instellen.

Hoe upload ik mijn eigen documenttemplate?

Ga naar Instellingen, Templates, sectie Documenten en sleep je .docx-bestand in het uploadvak. Je geeft het een naam, kiest het type (Offerte, Factuur of Creditnota) en Starfishr controleert het meteen.

Alleen .docx-bestanden worden aanvaard, zo ontwerp je je template gewoon in Word. In je template gebruik je variabelen in de vorm $VARIABELE$, plaats je een dummy-logo en gebruik je je merkkleur: bij het genereren vult Starfishr automatisch de gegevens, het logo en de kleur van het gekozen merk in. Wil je een template aanpassen, dan vervang je het bestand via "Template bewerken" en "Vervangen". Na elke upload volgt automatisch de validatie (zie de vraag hieronder).

Waarom keurt de validatie mijn template af?

Na elke upload controleert Starfishr je template: staan de wettelijk verplichte gegevens erin en zijn de nodige variabelen aanwezig? Rode fouten moet je oplossen, waarschuwingen zijn aanbevelingen.

Een veelvoorkomende fout: het documentwoord ontbreekt. Op een factuur moet zichtbaar "Factuur" staan (of "Facture" / "Invoice" voor een anderstalig template), op een offerte "Offerte" ("Devis" / "Quote") en op een creditnota "Creditnota" ("Note de crédit" / "Credit note"). Voor facturen en creditnota's zijn daarnaast variabelen zoals $INVOICENR$, $COMPANYNAME$, $CLIENTNAME$ en $TOTALFORMATTED$ verplicht, dat zijn wettelijke factuurgegevens. Het validatierapport toont per regel "✓ Aanwezig" of wat er ontbreekt, gegroepeerd per categorie (Wettelijk verplicht, Betalingsgegevens, Identificatie, Inhoud, Aanbevolen).

Waar vind ik de lijst met template-variabelen?

Klik op de knop "Variabelen" bij de documenttemplates in Instellingen, Templates. Je krijgt de volledige lijst per groep, en met één klik kopieer je een variabele om ze in je template te plakken.

Variabelen hebben de vorm $VARIABELE$ en worden bij het genereren automatisch vervangen: klantgegevens ($CLIENTNAME$), eventgegevens ($EVENTDATE$, $LOCATIONNAME$), bedragen ($TOTALFORMATTED$), documentnummers ($QUOTENUMBER$, $INVOICENR$) en meer, tot en met de link naar het klantportaal ($KLANTPORTAAL_LINK$). In de teksteditor van e-mail- en introtemplates staat dezelfde hulp onder "Beschikbare variabelen": klik een variabele aan en ze wordt op de plek van je cursor ingevoegd.

Hoe beheer ik e-mailtemplates in meerdere talen?

Elk e-mailtemplate bestaat per taal: Nederlands, Frans en Engels. In de editor wissel je met de taalpillen, en een ontbrekende taal laat je met één klik door AI vertalen. Bij het versturen kiest Starfishr de taal van de klant.

De voorkeurstaal stel je in op het contact of het bedrijf, en die bepaalt welk template gebruikt wordt. De taalversies van eenzelfde template horen bij elkaar als één talenset: pas je de Nederlandse versie aan, dan werk je met "Werk andere talen bij" de vertalingen in één beweging mee bij. Een AI-vertaling kan je altijd nog nalezen en bijschaven voor je ze bewaart.

Hoe markeer ik een template als standaard?

Open het template in Instellingen, Templates en zet de Standaard-schakelaar aan in het bewerkformulier. Op de templatekaart verschijnt dan een paarse "Standaard" pill, dezelfde markering in alle templatesecties.

Het oude ster-icoon bestaat niet meer. Per type is er maximaal één standaard: markeer je een ander template als standaard, dan vervalt de markering op het vorige vanzelf. Bij e-mail-, WhatsApp- en introtemplates geldt dat per type en taal, bij "Offerte inhoud" per type. Het standaardtemplate wordt automatisch voorgesteld in de verzendschermen en vult nieuwe offertes voor.

Kan ik met meerdere merken werken op mijn documenten?

Ja. Naast je hoofdentiteit maak je merken aan met een eigen logo, kleur en voettekst. Offertes en facturen dragen dan de uitstraling van dat merk, terwijl BTW, adres en nummering gedeeld blijven.

Merken beheer je in Instellingen, Bedrijfsgegevens, sectie "Merken". Elk merk heeft een eigen naam, logo, merkkleur en eventueel eigen contactgegevens, en je duidt één merk aan als standaard voor nieuwe offertes, facturen en e-mails. Per offerte kies je het merk in het veld "Merk" (dat veld verschijnt zodra je meer dan één merk hebt). Je documenttemplate blijft gedeeld: het logo en de kleur van het gekozen merk worden er bij het genereren automatisch in gezet.

Wat zijn de starter-templates en hoe gebruik ik ze?

Starfishr heeft ingebouwde starter-templates voor offerte, factuur en creditnota, in drie talen. Activeer ze met één klik vanuit het verzendscherm, of download ze als basis voor je eigen ontwerp.

Heb je nog geen documenttemplate, dan toont het verzendscherm de melding "Nog geen documenttemplate" met de knop "Gebruik dit template": één klik en het starter-template staat als jouw eigen template klaar, zodat je meteen kan versturen. Wil je liever een eigen ontwerp, download dan een starter in Instellingen, Templates, sectie "Starter Templates" (per taal), pas het aan in Word en upload het. Bestaande templates worden nooit overschreven.