Klantportaal

Je klant een eigen overzicht van het event geven.

Wat ziet mijn klant in het klantportaal?

Eén pagina met alles voor het evenement: het overzicht, de eigen gegevens, offertes en facturen, het team van de dag, de dagplanning en een kostenoverzicht. Het portaal groeit mee met de fase van de deal.

De secties verschijnen wanneer ze relevant worden: Offertes zodra er een offerte is, Facturen zodra er een factuur is, Reviews pas na het evenement. Bij elke sectie staat of ze privé is ("Alleen voor jou") of gedeeld met het team ("Gedeeld met je team"). Wat de klant invult bij "Mijn gegevens" (adres, facturatiegegevens, BTW-nummer) komt automatisch in jouw CRM terecht, zo hoef je er niet meer achteraan te mailen. De klant kan het evenement ook een eigen naam geven, die alleen in het portaal zichtbaar is.

Hoe nodig ik mijn klant uit voor het klantportaal?

Open de deal, sectie Klantportaal, en klik "Stuur uitnodiging naar klant". De klant krijgt een uitnodigingsmail met een persoonlijke link naar het portaal. De uitnodiging gaat nooit automatisch uit. Jij beslist wanneer.

De mail is Starfishr-gebrand, benoemt het evenement in de onderwerpregel en wordt gelogd in Verzonden als "Portaaluitnodiging". Na versturen zie je "Uitnodiging verstuurd op {datum}" met een leverstatus (Afgeleverd / Verzonden / Gebounced / Spam gemeld) en de knop wordt "Opnieuw versturen". Kwam de mail niet aan? Corrigeer het e-mailadres van de klant en verstuur opnieuw. Heeft de deal geen klant-e-mailadres, dan is de knop uitgeschakeld. Voeg dan eerst een contactpersoon of bedrijf toe. De klant kan het portaal ook bereiken via de link in je offerte/factuur ( $KLANTPORTAAL_LINK$ ) of via een zelf-aangevraagde login-link.

Hoe logt mijn klant in op het portaal?

Zonder wachtwoord. De klant vult het eigen e-mailadres in en krijgt een loginlink per mail. Die link is 15 minuten geldig en werkt maar één keer, daarna is de klant gewoon ingelogd.

De loginmail is Starfishr-gebrand en benoemt het evenement, zodat de klant meteen weet waarover het gaat. Is de link verlopen of al gebruikt, dan vraagt de klant er gewoon een nieuwe aan op dezelfde pagina. Naast de uitnodigingsmail kan de klant het portaal ook bereiken via de portaallink in je offerte- of factuurmail.

Hoe werken de briefings per leverancier?

De klant schrijft in het portaal per artiest of leverancier een persoonlijke briefing. Elke partij ziet enkel de eigen briefing, niemand anders. Offertes en facturen blijven altijd privé voor de klant.

In de Team-sectie klapt de klant een kaart open en schrijft daar wat die partij moet weten voor de dag, met bijlagen en voor een DJ ook playlistlinks. Jij ziet op de deal enkel de briefing die de klant voor jouw eigen act schreef, nooit de privé-briefings voor andere leveranciers. Zo durft de klant vrijuit schrijven en blijft de informatie bij wie ze hoort.

Wat is het kostenoverzicht met budget in het portaal?

De klant ziet alle kosten van het evenement op één plek, over alle leveranciers heen, en kan een totaalbudget instellen om te zien wat er nog overblijft. Dit overzicht is volledig privé voor de klant.

Elke offerte of factuur verschijnt als een lijn met een label (Getekend, Voorstel of Gefactureerd), en de klant voegt er eigen kosten aan toe die buiten Starfishr omgaan. De klant kan lijnen een eigen naam en omschrijving geven, zonder dat jij of andere leveranciers daar iets van zien. Bovenaan staat het budget met "Resterend" of "Over budget", zodat de klant grip houdt op het totaalplaatje.

Kan de klant na het evenement een review geven via het portaal?

Ja. Na het evenement verschijnt de Reviews-sectie in het portaal, waar de klant elke leverancier een beoordeling kan geven. Op de deal zie je de ontvangen reviews terug en kan je zelf een review vragen.

Op het dealpaneel staat de sectie "Klantenreview" met de knop "Vraag review": de klant krijgt dan een mail met de vraag om een review achter te laten, en je ziet of die mail afgeleverd werd. Wil je dat dit vanzelf gebeurt, dan zet je in Instellingen, Reviews de "Feedback-herinnering na het evenement" aan (die staat standaard uit). De herinnering vertrekt één keer per evenement, en niet wanneer de klant al een review gaf.

Kan mijn klant zelf andere leveranciers toevoegen aan het evenement?

Ja. In de Team-sectie voegt de klant zelf de fotograaf, cateraar of andere leveranciers toe. Elke leverancier krijgt een eigen beperkte weergave met de planning en de eigen briefing, zonder account.

De klant deelt daarvoor een persoonlijke link per leverancier. Die leverancier ziet het overzicht van de dag, de dagplanning, het team met contactgegevens en de eigen briefing. Offertes, facturen en het kostenoverzicht van de klant ziet een leverancier nooit. De klant kan één partij (bijvoorbeeld een weddingplanner) co-host maken, die mag dan de dagplanning mee beheren.