Klantportaal

De secties verschijnen wanneer ze relevant worden: Offertes zodra er een offerte is, Facturen zodra er een factuur is, Reviews pas na het evenement. Wat voorbij is verdwijnt ook weer: na de dag zelf vallen Overzicht, Mijn gegevens en Videocall weg en komt er een bedanking in de plaats. Bij elke sectie staat of ze privé is ("Alleen voor jou") of gedeeld met het team ("Gedeeld met je team"). Wat de klant invult bij "Mijn gegevens" (adres, facturatiegegevens, BTW-nummer) komt automatisch in jouw CRM terecht, zo hoef je er niet meer achteraan te mailen. De klant kan het evenement ook een eigen naam geven, die alleen in het portaal zichtbaar is.

De mail is Starfishr-gebrand, benoemt het evenement in de onderwerpregel en wordt gelogd in Verzonden als "Portaaluitnodiging". Na versturen zie je "Uitnodiging verstuurd op {datum}" met een leverstatus (Afgeleverd / Verzonden / Gebounced / Spam gemeld) en de knop wordt "Opnieuw versturen". Kwam de mail niet aan? Corrigeer het e-mailadres van de klant en verstuur opnieuw. Heeft de deal geen klant-e-mailadres, dan is de knop uitgeschakeld. Voeg dan eerst een contactpersoon of bedrijf toe. Bovenaan de tab staan twee icoontjes om het portaal zelf te openen of de link te kopiëren, en een status die zegt of de klant al ingelogd heeft (Wachten op login of Actief). De klant kan het portaal ook bereiken via de link in je offerte of factuur ($KLANTPORTAAL_LINK$) of via een zelf-aangevraagde login-link.

De loginmail is Starfishr-gebrand en benoemt het evenement, zodat de klant meteen weet waarover het gaat. Is de link verlopen of al gebruikt, dan vraagt de klant er gewoon een nieuwe aan op dezelfde pagina. Naast de uitnodigingsmail kan de klant het portaal ook bereiken via de portaallink in je offerte- of factuurmail.

In de Team-sectie klapt de klant een kaart open en schrijft daar wat die partij moet weten voor de dag, met bijlagen en voor een DJ ook playlistlinks. Jij ziet op de deal enkel de briefing die de klant voor jouw eigen act schreef, nooit de privé-briefings voor andere leveranciers. Zo durft de klant vrijuit schrijven en blijft de informatie bij wie ze hoort.

Elke offerte of factuur verschijnt als een lijn met een label (Getekend, Voorstel of Gefactureerd), en de klant voegt er eigen kosten aan toe die buiten Starfishr omgaan. De klant kan lijnen een eigen naam en omschrijving geven, zonder dat jij of andere leveranciers daar iets van zien. Bovenaan staat het budget met "Resterend" of "Over budget", zodat de klant grip houdt op het totaalplaatje.

In de kaart Klant verschijnt na het evenement de tab Klantreview, met de knop "Vraag review": de klant krijgt dan een mail met de vraag om een review achter te laten, en je ziet of die mail afgeleverd werd. Die tab staat er pas zodra het evenement voorbij is of er al een review binnen is. Wil je dat dit vanzelf gebeurt, dan zet je in Instellingen → Reviews de "Feedback-herinnering na het evenement" aan (die staat standaard uit). De herinnering vertrekt één keer per evenement, en niet wanneer de klant al een review gaf.

De klant deelt daarvoor een persoonlijke link per leverancier. Die leverancier ziet het overzicht van de dag, de dagplanning, het team met contactgegevens en de eigen briefing. Offertes, facturen en het kostenoverzicht van de klant ziet een leverancier nooit. De klant kan één partij (bijvoorbeeld een weddingplanner) co-host maken, die mag dan de dagplanning mee beheren.

Op de tab Klantportaal staat dan van wie het evenement is en op welke datum. In je eigen weergave zie je het overzicht van de dag, de dagplanning, het team en de briefing die de klant voor jou schreef. De offertes en facturen van de andere leveranciers en het kostenoverzicht van de klant blijven buiten beeld.