Templates & huisstijl

Je offertes en facturen in je eigen huisstijl. Dit hoofdstuk toont hoe je een .docx-template uploadt, waarom de validatie soms afkeurt, en waar je de lijst met variabelen vindt. Je leest ook hoe je prijzen in je lead-mails actueel houdt, e-mailtemplates in meerdere talen beheert, een template als standaard markeert, en met meerdere merken of de ingebouwde starter-templates werkt.

Hoe upload ik mijn eigen documenttemplate?

Ga naar Instellingen → Templates → Documenten en sleep je .docx-bestand in het uploadvak. Je geeft het een naam en het juiste type (Offerte, Factuur of Creditnota) staat meestal al aangeduid, want Starfishr leest het document zelf.

Alleen .docx-bestanden worden aanvaard, zo ontwerp je je template gewoon in Word. Het voorgestelde type mag je altijd overschrijven, en bij een document waarin het niet duidelijk staat kies je gewoon zelf. In je template gebruik je variabelen in de vorm $VARIABELE$, plaats je een dummy-logo en gebruik je je merkkleur: bij het genereren vult Starfishr automatisch de gegevens, het logo en de kleur van het gekozen merk in. Wil je een template aanpassen, dan vervang je het bestand via "Template bewerken" en "Vervangen". Na elke upload volgt automatisch de validatie (zie de vraag hieronder).

Waarom keurt de validatie mijn template af?

Na elke upload controleert Starfishr je template: staan de wettelijk verplichte gegevens erin en zijn de nodige variabelen aanwezig? Rode fouten moet je oplossen, waarschuwingen zijn aanbevelingen.

Een veelvoorkomende fout: het documentwoord ontbreekt. Op een factuur moet zichtbaar "Factuur" staan (of "Facture" / "Invoice" voor een anderstalig template), op een offerte "Offerte" ("Devis" / "Quote") en op een creditnota "Creditnota" ("Note de crédit" / "Credit note"). Voor facturen en creditnota's zijn daarnaast variabelen zoals $INVOICENR$, $COMPANYNAME$, $CLIENTNAME$ en $TOTALFORMATTED$ verplicht, dat zijn wettelijke factuurgegevens. Het validatierapport toont per regel "Aanwezig" of wat er ontbreekt, gegroepeerd per categorie (Wettelijk verplicht, Betalingsgegevens, Identificatie, Inhoud, Aanbevolen). Paste je een oud template aan dat toen nog rood stond, upload het dan opnieuw: de beoordeling van een template wordt pas herzien wanneer je het bestand vervangt.

Waar vind ik de lijst met template-variabelen?

Klik op de knop "Variabelen", bovenaan Instellingen → Templates en ook bij de documenttemplates. Je krijgt de volledige lijst per groep, en met één klik kopieer je een variabele om ze in je template te plakken.

Variabelen hebben de vorm $VARIABELE$ en worden bij het genereren automatisch vervangen: klantgegevens ($CLIENTNAME$), eventgegevens ($EVENTDATE$, $LOCATIONNAME$), bedragen ($TOTALFORMATTED$), documentnummers ($QUOTENUMBER$, $INVOICENR$) en meer, tot en met de link naar het klantportaal ($KLANTPORTAALLINK$). Wil je de titel van het document zelf op de offerte of factuur, gebruik dan $DOCUMENTTITLE$: die volgt het veld Titel op het document, terwijl $DEAL_TITLE$ de naam van de deal toont. In de teksteditor van e-mail- en introtemplates staat dezelfde hulp onder "Beschikbare variabelen": klik een variabele aan en ze wordt op de plek van je cursor ingevoegd.

Hoe komt mijn eigen contactpersoon op de offerte of factuur?

Wijs een accountmanager toe aan de deal. Die naam verschijnt dan als "t.a.v." in je eigen adresblok, tegenover de "t.a.v." bij de klant. Staat er geen accountmanager op de deal, dan blijft die regel gewoon leeg.

Je hoeft daar niets voor aan te passen in je template, het gebeurt binnen het adresblok dat er al staat. Wil je de naam ergens anders zetten, bijvoorbeeld in een voettekst of onder een handtekening, gebruik dan $COMPANYCONTACTPERSON$: die geeft de naam zonder label.

Hoe houd ik de prijzen in mijn lead-mails actueel?

Prijsvariabelen zijn de prijzen die je in je lead-templates gebruikt, zoals $DJ_PRIJS$. Je beheert ze onderaan Instellingen → Templates, in het blok Prijsvariabelen. Koppel een variabele aan een artikel en elke nieuwe mail neemt automatisch de actuele prijs van dat artikel over.

Elke prijsvariabele heeft een label, een naam in de vorm $VARIABELE$ en een standaardwaarde. Zonder koppeling gebruikt de mail die standaardwaarde, en pas je je tarieven aan, dan moet je ze hier ook aanpassen. Kies je bij "Koppel aan artikel" een artikel uit je artikellijst, dan haalt de variabele haar prijs voortaan bij dat artikel. Werk je de artikelprijs bij, dan volgt de variabele mee zonder dat je hier iets doet. Op het artikel zelf zie je welke prijsvariabelen eraan hangen, zodat je bij een prijswijziging meteen weet wat er mee verandert.

Bij het versturen van een lead-mail zie je de prijs nog altijd in een invulveld staan, met de vermelding welk artikel ze volgt. Je kan ze daar voor die ene mail aanpassen. De prijzen die je effectief verstuurde blijven bewaard bij de lead en gaan mee naar de deal, zodat je bij het opmaken van een offerte ziet wat de klant eerder te horen kreeg. Verdwijnt een gekoppeld artikel, dan valt de variabele terug op haar standaardwaarde en staat er "Koppeling verbroken" bij.

Hoe beheer ik e-mailtemplates in meerdere talen?

Elk e-mailtemplate bestaat per taal: Nederlands, Frans en Engels. In de editor wissel je met de taalpillen, en een ontbrekende taal laat je met één klik vertalen. Bij het versturen kiest Starfishr de taal van de klant.

De voorkeurstaal stel je in op het contact of het bedrijf, en die bepaalt welk template gebruikt wordt. De taalversies van eenzelfde template horen bij elkaar als één talenset: pas je de Nederlandse versie aan, dan werk je met "Werk andere talen bij" de vertalingen in één beweging mee bij. Een automatische vertaling kan je altijd nalezen en bijschaven voor je ze bewaart. Heb je veel templates, dan filter je de lijst met de pillen bovenaan op het moment waar ze bij horen: Lead & deal, Offerte, Factuur of Meeting.

Hoe markeer ik een template als standaard?

Open het template in Instellingen → Templates en zet de Standaard-schakelaar aan in het bewerkformulier. Op de templatekaart verschijnt dan een "Standaard"-label, dezelfde markering in alle templatesecties.

Per type is er maximaal één standaard: markeer je een ander template als standaard, dan vervalt de markering op het vorige vanzelf. Bij e-mail-, WhatsApp- en introtemplates geldt dat per type en taal, bij "Offerte inhoud" per type. Het standaardtemplate wordt automatisch voorgesteld in de verzendschermen en vult nieuwe offertes voor.

Kan ik met meerdere merken werken op mijn documenten?

Ja. Naast je hoofdentiteit maak je merken aan met een eigen logo, kleur en voettekst. Offertes en facturen dragen dan de uitstraling van dat merk, terwijl BTW, adres en nummering gedeeld blijven.

Merken beheer je in Instellingen → Bedrijfsgegevens → "Merken". Elk merk heeft een eigen naam, logo, merkkleur en eventueel eigen contactgegevens, en je duidt één merk aan als standaard voor nieuwe offertes, facturen en e-mails. Per offerte kies je het merk in het veld "Merk" (dat veld verschijnt zodra je meer dan één merk hebt). Je documenttemplate blijft gedeeld: het logo en de kleur van het gekozen merk worden er bij het genereren automatisch in gezet.

Wat zijn de starter-templates en hoe gebruik ik ze?

Starfishr heeft ingebouwde starter-templates voor offerte, factuur en creditnota, in drie talen. Activeer ze met één klik vanuit het verzendscherm, of download ze als basis voor je eigen ontwerp.

Heb je nog geen documenttemplate, dan toont het verzendscherm de melding "Nog geen documenttemplate" met de knop "Gebruik dit template": één klik en het starter-template staat als jouw eigen template klaar, zodat je meteen kan versturen. Wil je liever een eigen ontwerp, download dan een starter onderaan Instellingen → Templates → Documenten, bij "Starter templates" (kies eerst de taal), pas het aan in Word en upload het. Bestaande templates worden nooit overschreven.