Team & instellingen

Je team en de instellingen die voor iedereen gelden. Je nodigt teamleden uit, kiest hun rol en verfijnt de rechten per sectie. Verder stel je in welke meldingen je krijgt, welke automatische mails en opvolging aan mogen, wanneer je facturen vervallen, hoe je e-mails vanaf je eigen domein verstuurt, hoe je je gegevens downloadt en hoe credits werken.

Hoe nodig ik een teamlid uit en welke rollen bestaan er?

Ga naar Instellingen → Gebruikers en nodig een teamlid uit met naam en e-mailadres. Je kiest een rol: Administrator (volledige toegang) of Gebruiker (beperkte toegang, aanpasbaar per sectie).

De uitnodiging vertrekt per e-mail met een activatielink die 7 dagen geldig is. Het teamlid klikt, vult de eigen naam in en het account staat klaar. Heeft het uitgenodigde adres al een Starfishr-account, dan volstaat één klik op "Aanvaarden", zonder iets opnieuw in te vullen. Die persoon moet dan wel ingelogd zijn met datzelfde adres, anders vraagt het scherm eerst om in te loggen of om van account te wisselen.

In de lijst zie je per persoon of die "Actief" is dan wel nog met een openstaande "Uitnodiging" staat. Van daaruit verstuur je een uitnodiging opnieuw of annuleer je ze, en pas je een actieve gebruiker aan of verwijder je hem. Jezelf verwijderen kan niet, en de laatste administrator evenmin.

Hoe werken de rechten per sectie?

Voor een Gebruiker stel je per sectie in wat mag: Bekijken, Bewerken en Verwijderen. Een Administrator heeft altijd overal toegang.

De matrix "Rechten per sectie" staat in het uitnodigings- en bewerkscherm van de gebruiker. De rijen volgen je menu: Dashboard, Inbox, Leads, Deals, Agenda, Relaties (personen en bedrijven apart), Offertes, Facturen, Netwerk, Partners, Rapporten en Instellingen.

De rolkeuze zet een logische standaard klaar (een Gebruiker kan bijvoorbeeld standaard facturen bekijken maar niet bewerken, en heeft geen toegang tot Instellingen) en daarna verfijn je per vinkje. "Bewerken" dekt zowel aanmaken als aanpassen. Bekijken is altijd de basis: zet je dat uit, dan verdwijnt die sectie uit het menu van die gebruiker. De rechten gelden echt, ook een slimme omweg langs de app levert dan "Je hebt geen rechten voor deze actie" op. De Prullenbak blijft voor iedereen staan, want die toont enkel wat die persoon zelf al mocht zien.

Hoe kies ik welke meldingen ik krijg?

In Instellingen → Notificaties kies je per gebeurtenis of je een melding in de app wil, een e-mail, of allebei. Elke gebruiker stelt dit voor zichzelf in en wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

De meldingen zijn gegroepeerd per thema: Leads & Inbox, Deals, Offertes, Facturen, Meetings, Artiestenportaal, Partner Portal en Systeem. Meldingen in de app verschijnen achter de bel rechtsboven, waar je ze per stuk als gelezen markeert of verwijdert, of in één keer opruimt. E-mails gaan altijd naar je eigen adres.

Meldingen over een deal (gewonnen, offerte getekend, factuur betaald) komen bij beheerders en bij de accountmanager van die deal terecht, zo krijgt niet het hele team elke ping. Een paar systeemmeldingen staan voor beheerders altijd aan, die herken je aan "Altijd aan".

Hoe zet ik automatische herinneringen en opvolging aan?

Alles wat automatisch naar je klant vertrekt staat standaard uit. Je zet het per soort bewust aan met een hoofdschakelaar: betalingsherinneringen bij Instellingen → Facturatie, offerte-opvolging bij Instellingen → Offertes en deal-opvolging bij Instellingen → Deals.

Bij offertes kies je welke herinneringen er vertrekken: een eerste herinnering een aantal dagen na verzending, een laatste herinnering een aantal dagen voor de vervaldatum, en als je dat wil tussentijdse herinneringen, elke zoveel dagen, hoogstens zoveel keer of tot de laatste herinnering. De laatste herinnering krijgt enkel een offerte met een vervaldatum, komt nooit vlak na een andere en gebruikt de template "Offerte laatste herinnering": een kopie van je gewone herinnering met "Laatste herinnering" in het onderwerp, die je in Templates aanpast. Bij facturen is er een eerste herinnering een aantal dagen na de vervaldag, met tussentijdse herinneringen als optie, hoogstens zoveel keer of tot de factuur betaald is. Een tijdlijn onder de instellingen toont op welke dag elke herinnering vertrekt, en die past zich aan terwijl je de getallen wijzigt. Bij deal-opvolging stel je het ritme per status apart in (nieuw, gecontacteerd, meeting, offerte verzonden). Overal kies je of je zelf een kopie in CC krijgt.

Elke ochtend wordt nagekeken welke facturen, offertes en deals aan de beurt zijn. Per offerte of factuur vertrekt er hoogstens één automatische herinnering per dag, en een herinnering die je zelf verstuurt verandert niets aan dat schema. Zet je herinneringen aan, dan vertrekt er geen enkele herinnering die vóór die dag al aan de beurt was, behalve de laatste herinnering van een offerte die nog niet vervallen is: die vertrekt dan één keer. De teksten komen uit je templates ("Factuur herinnering", "Offerte herinnering"). Voor een individuele klant kan je herinneringen altijd uitschakelen op de klantfiche.

Kan Starfishr leads en deals zelf op verloren zetten?

Ja, maar alleen als je het aanzet. In Instellingen → Leads en Instellingen → Deals staat telkens een schakelaar die leads of deals op "verloren" zet wanneer hun status te lang niet veranderde. Beide staan standaard uit.

Onder de schakelaar zet je per status hoeveel weken er mogen passeren: voor leads Nieuw en Gecontacteerd, voor deals ook Meeting en Offerte verzonden. Elke status heeft zijn eigen schakelaar, dus je kan er ook maar één aanzetten. De reden komt op "Geen reactie" te staan. Een lead zonder eventdatum blijft altijd staan.

Er vertrekt hierbij geen mail naar je klant. Vind je een lead of deal onterecht gesloten, dan zet je de status gewoon weer terug.

Waar stel ik de standaard betalingstermijn in?

Bij Instellingen → Facturatie kies je 7, 14 of 30 dagen. De vervaldatum van een nieuwe factuur is dan de factuurdatum plus dat aantal dagen.

Heeft één klant een andere afspraak, dan kies je de betalingstermijn bij Instellingen wanneer je dat contact of bedrijf bewerkt. Die krijgt voorrang op de standaard. De vervaldatum bepaalt ook wanneer een factuur als vervallen op je dashboard komt en wanneer een eventuele betalingsherinnering vertrekt.

Hoe download ik mijn eigen gegevens?

Bij Instellingen → Data → Exporteren download je je deals, contacten, bedrijven, offertes en facturen als CSV of Excel. Je gegevens zijn van jou, je hoeft niets aan te vragen.

Naast je offertes en facturen kan je ook de losse offerteregels en factuurregels downloaden: één rij per lijn, met het nummer, de datum en de status van het document waar ze bij hoort. Handig om zelf te rekenen of om aan je boekhouder te bezorgen. Exporteren kan enkel een Administrator.

Hoe verstuur ik e-mails vanaf mijn eigen domein?

Verifieer je domein in Instellingen → Bedrijfsgegevens → "Email domein". Daarna vertrekken je mails vanaf je eigen e-mailadres in plaats van "via Starfishr".

Klik "Domein instellen" en je krijgt een tabel met DNS-records die je (of je webbouwer) toevoegt bij je domeinprovider. Met "Controleer DNS records" checkt Starfishr of alles goed staat, en bij groen licht verschijnt de pill "Geverifieerd". Werk je met meerdere merken, dan heeft elk merk zijn eigen domein en doe je dit per merk.

Zonder geverifieerd domein worden je mails gewoon verstuurd als "{jouw naam} via Starfishr", met je eigen adres als antwoordadres. Alles blijft dus werken, het eigen domein maakt het alleen professioneler.

Hoe wijzig ik mijn abonnement of mijn betaalkaart?

Bij Instellingen → Abonnement staat je plan, met een knop die het beveiligde betaalportaal opent. Daar wijzig je je betaalkaart, bekijk je de facturen van Starfishr en zeg je op. Een opzegging loopt tot het einde van de betaalde periode: tot dan werkt alles zoals voordien, en je gegevens blijven bewaard.

Wat zijn credits en waarvoor gebruik ik ze?

Credits gebruik je voor bepaalde diensten in Starfishr. Elk plan bevat er elke maand een vast aantal, en je saldo staat bij Instellingen → Abonnement, rechts naast je plan.

Vier dingen kosten credits. Een mail die uitgelezen wordt tot een lead: 1 credit. Een nieuw bedrijf invullen vanaf zijn website: 1 credit (opzoeken via het BTW-nummer blijft gratis). Een template of je algemene voorwaarden vertalen: 2 credits. Een videocall: 1 credit per begonnen tien minuten, hoeveel mensen er ook meedoen. Al de rest van je CRM is gratis: offertes en facturen maken, boeken en versturen, Peppol, je mails, je documenten en alles wat je zelf invult of aanpast.

Hoeveel credits je plan per maand bevat, staat op diezelfde pagina. Ze schuiven niet door naar de volgende maand. Onder je saldo staat "Deze maand" met een lijn per soort, en met "Toon alles" open je de volledige lijst. Een beheerder ziet de credits van de hele organisatie, elke andere gebruiker de zijne.

Wat gebeurt er als mijn credits op zijn?

Dan stopt alleen het automatisch uitlezen. Een lead maak je nog altijd met de hand aan, je offertes en facturen vertrekken zoals altijd, en een videocall die in je agenda staat gaat door.

Zakt je saldo onder een tiende van wat je plan per maand bevat, dan krijg je één melding met hoeveel er nog over is en wanneer de volgende bijkomen. Die melding komt één keer per maand.

Ging een videocall door terwijl je saldo op was, dan staat je saldo daarna even onder nul. De credits van de volgende maand vereffenen dat eerst.