Team & instellingen

Je team en de instellingen die voor iedereen gelden. Je nodigt teamleden uit, kiest hun rol en verfijnt de rechten per sectie. Verder stel je in welke meldingen je krijgt, welke automatische mails en opvolging aan mogen, wanneer je facturen vervallen, hoe je e-mails vanaf je eigen domein verstuurt en hoe je je gegevens downloadt.

Hoe nodig ik een teamlid uit en welke rollen bestaan er?

Ga naar Instellingen → Gebruikers en nodig een teamlid uit met naam en e-mailadres. Je kiest een rol: Administrator (volledige toegang) of Gebruiker (beperkte toegang, aanpasbaar per sectie).

De uitnodiging vertrekt per e-mail met een activatielink die 7 dagen geldig is. Het teamlid klikt, vult de eigen naam in en het account staat klaar. Heeft het uitgenodigde adres al een Starfishr-account, dan volstaat één klik op "Accepteren", zonder iets opnieuw in te vullen. Die persoon moet dan wel ingelogd zijn met datzelfde adres, anders vraagt het scherm eerst om in te loggen of om van account te wisselen.

In de lijst zie je per persoon of die "Actief" is dan wel nog met een openstaande "Uitnodiging" staat. Van daaruit verstuur je een uitnodiging opnieuw of annuleer je ze, en pas je een actieve gebruiker aan of verwijder je hem. Jezelf verwijderen kan niet, en de laatste administrator evenmin.

Hoe werken de rechten per sectie?

Voor een Gebruiker stel je per sectie in wat mag: Bekijken, Bewerken en Verwijderen. Een Administrator heeft altijd overal toegang.

De matrix "Rechten per sectie" staat in het uitnodigings- en bewerkscherm van de gebruiker. De rijen volgen je menu: Dashboard, Inbox, Leads, Deals, Activiteiten, Relaties (personen en bedrijven apart), Offertes, Facturen, Netwerk, Partners, Rapporten en Instellingen.

De rolkeuze zet een logische standaard klaar (een Gebruiker kan bijvoorbeeld standaard facturen bekijken maar niet bewerken, en heeft geen toegang tot Instellingen) en daarna verfijn je per vinkje. "Bewerken" dekt zowel aanmaken als aanpassen. Bekijken is altijd de basis: zet je dat uit, dan verdwijnt die sectie uit het menu van die gebruiker. De rechten gelden echt, ook een slimme omweg langs de app levert dan "Je hebt geen rechten voor deze actie" op. De Prullenbak blijft voor iedereen staan, want die toont enkel wat die persoon zelf al mocht zien.

Hoe kies ik welke meldingen ik krijg?

In Instellingen → Notificaties kies je per gebeurtenis of je een melding in de app wil, een e-mail, of allebei. Elke gebruiker stelt dit voor zichzelf in en wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

De meldingen zijn gegroepeerd per thema: Leads & Inbox, Deals, Offertes, Facturen, Meetings, Artiestenportaal, Partner Portal en Systeem. Meldingen in de app verschijnen achter de bel rechtsboven, waar je ze per stuk als gelezen markeert of verwijdert, of in één keer opruimt. E-mails gaan altijd naar je eigen adres.

Meldingen over een deal (gewonnen, offerte getekend, factuur betaald) komen bij beheerders en bij de accountmanager van die deal terecht, zo krijgt niet het hele team elke ping. Een paar systeemmeldingen staan voor beheerders altijd aan, die herken je aan "Altijd aan".

Hoe zet ik automatische herinneringen en opvolging aan?

Alles wat automatisch naar je klant vertrekt staat standaard uit. Je zet het per soort bewust aan met een hoofdschakelaar: betalingsherinneringen bij Instellingen → Facturatie, offerte-opvolging bij Instellingen → Offertes en deal-opvolging bij Instellingen → Deals.

Bij elke schakelaar bepaal je het ritme: na hoeveel dagen de eerste mail vertrekt, hoeveel dagen er tussen de volgende zitten, hoeveel het er maximaal worden en of je zelf een kopie in CC krijgt. Bij deal-opvolging stel je dat per status apart in (nieuw, gecontacteerd, meeting, offerte verzonden), en bij offertes volgt er ook een laatste herinnering wanneer de vervaldatum dichtbij komt.

Elke dag wordt nagekeken welke facturen, offertes en deals aan de beurt zijn. De teksten komen uit je templates ("Factuur herinnering", "Offerte herinnering"). Voor een individuele klant kan je herinneringen altijd uitschakelen op de klantfiche.

Kan Starfishr leads en deals zelf op verloren zetten?

Ja, maar alleen als je het aanzet. In Instellingen → Leads en Instellingen → Deals staat telkens een schakelaar die leads of deals op "verloren" zet wanneer hun status te lang niet veranderde. Beide staan standaard uit.

Onder de schakelaar zet je per status hoeveel weken er mogen passeren: voor leads Nieuw en Gecontacteerd, voor deals ook Meeting en Offerte verzonden. Elke status heeft zijn eigen schakelaar, dus je kan er ook maar één aanzetten. De reden komt op "Geen reactie" te staan. Een lead zonder eventdatum blijft altijd staan.

Er vertrekt hierbij geen mail naar je klant. Vind je een lead of deal onterecht gesloten, dan zet je de status gewoon weer terug.

Waar stel ik de standaard betalingstermijn in?

Bij Instellingen → Facturatie kies je 7, 14 of 30 dagen. De vervaldatum van een nieuwe factuur is dan de factuurdatum plus dat aantal dagen.

Heeft één klant een andere afspraak, dan vul je de betalingstermijn in op de fiche van dat contact of bedrijf. Die krijgt voorrang op de standaard. De vervaldatum bepaalt ook wanneer een factuur als vervallen op je dashboard komt en wanneer een eventuele betalingsherinnering vertrekt.

Hoe download ik mijn eigen gegevens?

Bij Instellingen → Data → Exporteren download je je deals, contacten, bedrijven, offertes en facturen als CSV of Excel. Je gegevens zijn van jou, je hoeft niets aan te vragen.

Naast je offertes en facturen kan je ook de losse offerteregels en factuurregels downloaden: één rij per lijn, met het nummer, de datum en de status van het document waar ze bij hoort. Handig om zelf te rekenen of om aan je boekhouder te bezorgen. Exporteren kan enkel een Administrator.

Hoe verstuur ik e-mails vanaf mijn eigen domein?

Verifieer je domein in Instellingen → Bedrijfsgegevens → "Email domein". Daarna vertrekken je mails vanaf je eigen e-mailadres in plaats van "via Starfishr".

Klik "Domein instellen" en je krijgt een tabel met DNS-records die je (of je webbouwer) toevoegt bij je domeinprovider. Met "Controleer DNS records" checkt Starfishr of alles goed staat, en bij groen licht verschijnt de pill "Geverifieerd". Werk je met meerdere merken, dan heeft elk merk zijn eigen domein en doe je dit per merk.

Zonder geverifieerd domein worden je mails gewoon verstuurd als "{jouw naam} via Starfishr", met je eigen adres als antwoordadres. Alles blijft dus werken, het eigen domein maakt het alleen professioneler.